Por que não as tenho na hora em que preciso? Minha empresa está toda informatizada. Atualizo meus equipamentos e softwares sempre que surgem novidades no mercado e tenho as informações no momento em que as necessito. Enfim: os sistemas atendem as necessidades do meu negócio. Será? É melhor ficar atento, pois é muito comum confundirmos informatização com informação
Normalmente, quando falamos que nossa empresa está informatizada, estamos nos referindo a sistemas corporativos, onde os dados trafegam através de uma rede integrada de computadores por todas as áreas da empresa.
Recebemos nossos pedidos, emitimos as notas fiscais, damos baixa nos estoques, atualizamos o financeiro, o industrial, a contabilidade… e, por osmose, recebemos todo e qualquer tipo de relatório que necessitamos. E tudo isso em tempo real!
Parabéns! Sua empresa está informatizada e possui uma infinidade de relatórios sobre vendas que nos fazem acreditar que são informações. Então vamos trabalhar com esses relatórios e verificar se eles podem ser traduzidos como informações que lhe auxiliem na expansão das vendas de sua empresa.
Vamos simular a seguinte situação para avaliar o nível de informações que os sistemas informatizados de sua empresa propiciam:
Você está ao telefone com o seu representante de Minas Gerais e tem à sua frente um terminal de computador, ou todos os relatórios disponíveis para a área de vendas. Você deverá orientá-lo com objetividade quais as ações a serem tomadas nos próximos dias para que ele possa atingir a meta estabelecida para sua região.
Como você iniciaria a conversação? Perguntando os motivos pelos quais as vendas estão declinando em sua região e aguardando inúmeras justificativas, ou subsidiando para seu representante informações que lhe ajudem a cumprir sua meta?
É evidente que você optará pela segunda alternativa. Então, vamos fazer um teste. Responda às seguintes questões:
? Em quantos municípios de MG sua empresa possui clientes? Em cada um desses municípios, quantos clientes estão ativos, quantos inativos e quais são?
? Para cada um desses municípios quais as linhas de produtos e quais os produtos que mais contribuem no faturamento e quais estão declinando em suas vendas?
? Em cada um desses municípios, qual a participação de cada segmento de mercado e qual a participação dos canais de distribuição utilizados por sua empresa?
Caso você tenha conseguido responder de pronto a essas perguntas, já é um grande passo, mas ainda está longe de poder dizer que possui informações. Veja o porquê:
Se você obtém a curva de vendas cm uma determinada cidade e percebe que houve uma queda nas vendas, vai querer saber dentro dessa cidade o comportamento das vendas por linhas de produtos, por segmentos de mercado, por canais de distribuição, representantes, marcas, produtos e clientes.
Você então identifica que determinada linha de produto declinou suas vendas nessa cidade, e vai querer saber quais os clientes que compraram e quais os que não compraram tais produtos na cidade questionada.
Quando você percebe que determinado cliente teve um acréscimo nas compras dessa linha de produtos, vai questionar qual foi a sua participação nas vendas totais para essa cidade.
É assim que o nosso raciocínio funciona. A cada informação que recebemos, criamos a necessidade de uma nova informação.
Portanto, informação é uma entidade dinâmica que flui espontaneamente em progressão geométrica acompanhando a nossa capacidade de raciocínio, e por essa razão ela não pode se expressar na forma de relatórios ou consultas pré-formatadas.
É exatamente nesse ponto que começamos a perceber a diferença que existe entre informatização e informação, ou seja: a informatização nos dá relatórios e consultas pré-concebidas, enquanto a informação deve fluir espontaneamente em decorrência de infinitas combinações de questionamentos que têm como origem o nosso raciocínio.
O diagrama abaixo nos ajuda a compreender os caminhos que o nosso raciocínio percorre na busca de informações:
1 ESTADOS
2 CIDADES
3 REPRESENTANTES
4 SEGMENTOS
5 CANAIS
6 MARCAS
7 LINHA PRODUTOS
8 PRODUTOS
9 CLIENTES
Os elementos da coluna em azul representam o filtro que iremos utilizar para questionar, e os elementos da coluna em amarelo representam a informação que desejamos obter.
Exemplo 1. No estado de Minas Gerais, cidade de Belo Horizonte, do representante Silvério, qual a posição dos clientes? Esse questionamento pode ser representado da seguinte forma em nosso diagrama:
EVOLUÃO DAS VENDAS
QUEM É QUEM
PARTICIPAÇÃO
INATIVIDADE
Exemplo 2. Para a linha de produtos elétrica, vendidos no estado de Minas Gerais, na cidade Belo Horizonte, pelo canal de distribuição atacado, vendidos pelo representante Silvério, desejo informações sobre os produtos.
EVOLUÃO DAS VENDAS
QUEM É QUEM
PARTICIPAÇÃO
INATIVIDADE
Exemplo 3. No estado de Minas Gerais, trabalhado pelo representante Silvério, desejo informações sobre: cidades, canais de distribuição e clientes.
EVOLUÃO DAS VENDAS
QUEM É QUEM
PARTICIPAÇÃO
INATIVIDADE
É essa flexibilidade de raciocínio que possuímos para questionar o que irá determinar o nível de informações que necessitamos para desenvolver os nossos trabalhos na área comercial.
Vamos então voltar ao telefone com o nosso representante Silvério de Minas Gerais. Tenha em mente que tanto você, quanto o Sr. Silvério, tem a liberdade de compor seus questionamentos na busca de informações utilizando-se do diagrama acima em suas inúmeras combinações.
Compreenda também que as informações deverão fluir com a mesma dinâmica de nossa capacidade de questionar. Será que estamos realmente preparados com informações para orientá-lo e responder aos seus questionamentos?
Faça uma experiência: simule questionamentos reais do seu negócio utilizando-se do diagrama. Você vai se surpreender ao constatar que as informações existem em sua empresa, mas você não consegue obtê-las com a mesma velocidade de seus questionamentos!
Procure no site www.vendamais.com.br mais informações sobre esse tema: PALAVRA-CHAVE – Administração, dados, informação, relatórios
Para saber mais: Administração de Vendas, vários autores – Editora Saraiva.
Yvan Nepomuceno presta assessoria de estruturação de áreas comercias, e é responsável pelo Projeto Radar de Vendas, uma ferramenta de informática que poderá auxiliá-lo no gerenciamento e no planejamento das vendas de seus produtos e serviços. Para conhecê-la, acesse www.radardevendas.com.br ou contate-o pelo telefone (11) 4485-3015.
