Use O Benchmarking E Transforme Sua Equipe De Vendas Em Dantotsu
A palavra japonesa dantotsu significa ser o melhor dos melhores. Essa é a essência do benchmarking, uma técnica muito comentada mas, geralmente, pouco compreendida.
Na verdade, o benchmarking nada mais é do que um processo contínuo de aprendizado, uma maneira positiva e ativa de mudar as operações da empresa de maneira estruturada, buscando por melhores resultados. E quem não está buscando resultados melhores, hoje?
Veja se você não gostaria de ter a resposta para estas perguntas:
– "Como estamos indo?"
– "Estamos tendo os melhores resultados possíveis?"
– "Como podemos nos comparar com outras empresas?"
– "Estamos progredindo de maneira rápida o suficiente?"
– "Estamos usando as melhores práticas?"
O processo de benchmarking pode responder a essas perguntas. Ele pode fornecer dados que dizem o que pode ser alcançado e como. Ou seja, ele mostra as melhores práticas externas, para que você possa utilizar internamente.
A definição de benchmarking mais utilizada é a de Robert Camp, da Xerox, que foi quem popularizou e organizou de maneira científica o processo todo. Diz ele: “Benchmarking é um sistema contínuo de pesquisa, que permite aos executivos realizarem comparações entre processos e práticas de outros departamentos e/ou empresas, para identificar o melhor dos melhores e alcançar um nível de superioridade ou de vantagem competitiva”.
Segundo os especialistas, existem três tipos de benchmarking:
O interno – Esse é feito dentro da própria empresa. No caso de vendas, você poderia tentar descobrir por que um vendedor é superior aos colegas, por que uma região vende mais do que outra, por que um departamento fatura mais, etc.
O competitivo – É quando você faz uma comparação com seus concorrentes diretos. Aqui, você pode juntar informações pela mídia, fazer pesquisas pela internet, contratar funcionários da concorrência, fazer de conta que é um possível cliente, etc.
O funcional – É quando você se compara com setores econômicos distintos. Por exemplo, você pode pegar uma empresa que admira – pelo profissionalismo da sua força de vendas – e visitá-la, para descobrir como chegaram a esse nível de excelência (mesmo que não atuem na sua área).
Ao identificar, entender e comparar as melhores práticas e processos das outras organizações com a sua, uma empresa pode encontrar áreas que precisam ser melhoradas para que seus resultados aumentem.
Lembre-se de que se uma empresa é excelente realizando uma atividade, não significa que ela seja excelente realizando outras. Por isso, o processo de benchmarking é tão importante: para realmente descobrir que empresas são excelentes em determinadas atividades e, após analisá-las, aplicar essas práticas na sua organização.
Benefícios do benchmarking
• Ajuda as empresas a tomarem decisões baseando-se em informações reais do mercado.
• Incentiva a empresa a inovar e aprender constantemente.
• Permite que a empresa veja além das barreiras e dificuldades do mercado.
• Oferece à empresa uma metodologia e um plano para acelerar, implementar e gerenciar a melhoria contínua.
Mas atenção: todos os especialistas concordam que para obter o sucesso desejado com o benchmarking é preciso, antes de mais nada, de alguém responsável pelo projeto dentro da empresa, alguém com autoridade para fazer com que as mudanças sejam implementadas. Senão, o que acontece?
Uma equipe passa dois ou três dias visitando uma empresa excelente, buscando aprender como e por que as coisas são feitas dessa maneira. Quando voltam para o trabalho, supermotivados e cheios de idéias, acabam sendo recepcionados por um chefe frio, apático e reacionário (aquele que não quer que as coisas mudem). Desse jeito, é melhor não fazer nada.
Como fazer benchmarking?
O processo de benchmarking deve seguir alguns passos:
1. Planejamento
Desenvolva uma equipe responsável pelo benchmarking.O tamanho da equipe não importa, mas é necessário que uma ou mais pessoas sejam designadas para coordenar e desenvolver esse projeto.
Defina que atividade(s) você quer melhorar na sua empresa ou no seu departamento.Por exemplo: você quer melhorar o retorno das suas malas-diretas? Quer diminuir o turn over de vendedores na equipe? E assim por diante.
Pesquise, no mercado, que empresas estão realizando esta mesma atividade, de maneira excelente. Ou seja, que empresas têm ótimos resultados nessas atividades?
Levante dados.Levante o máximo possível de informações sobre as empresas que está pensando em comparar à sua. Há quanto tempo estão no mercado? Estão crescendo? Estão tendo lucro? Reúna informações suficientes para que você seja capaz de decidir se a empresa vale mesmo a pena de ser analisada.
Estude um pouco sobre cada uma das empresas e selecione uma ou duas que são mais parecidas com a sua. Leve em conta o tamanho, a indústria, o tipo de clientes, o tipo de produto/serviço, etc. Você não precisa fazer benchmarking apenas com empresas diretamente concorrentes da sua, mas ficará mais fácil se você fizer a análise de empresas um pouco parecidas com a sua de alguma forma (o produto/serviço pode ser diferente, mas o estilo de fazer negócios é parecido). Por exemplo: se você quiser diminuir o turn over dos seus vendedores, pesquise por empresas que têm sucesso nessa área. Elas não precisam vender o mesmo produto ou serviço que o seu, mas podem ter o mesmo estilo de equipe ou atuar na mesma indústria.
Quanto mais tempo tiver para o projeto mais empresas poderá analisar.
2. Análise
Defina quais os padrões da sua empresa, hoje, na atividade que deseja melhorar.Descreva como os processos são feitos hoje e que resultados são atingidos.
Saia a campo para analisar as empresas referências.Após estabelecer como a atividade está acontecendo hoje na sua empresa, saia a campo para analisar o que as empresas selecionadas como referência estão fazendo. Descreva como a atividade está acontecendo agora nessas outras organizações.
Ao analisar a atividade em uma empresa, tenha a certeza de que você está analisando não somente os resultados, mas também como essa empresa chegou a eles. Que problemas enfrentou? Qual foi a metodologia/lógica usada para chegar a essa prática eficiente? Que mudanças e oportunidades foram encontradas na implementação.
Assim, você tem muito mais informações para conseguir aplicar na sua empresa e ter os mesmos (ou até melhores) resultados.
Desenvolva a comparação. Na atividade analisada, o que as empresas referências estão fazendo que a sua não está? Que pontos precisam ser melhorados para alcançar os resultados excelentes?
3. Aplicação
Escolha as ações que serão implementadas. Após a análise das diferenças entre as suas ações e as das outras empresas, você com certeza vai acabar com uma lista de coisas que precisam ser implementadas. Talvez, você não consiga implementar todas, por falta de verba, tempo ou pessoal. Ou talvez você identifique que algumas delas não se aplicam ao seu mercado ou ao seu perfil de clientes. Nesse caso, priorize. Como você analisou o
processo e os resultados das outras empresas, certamente será capaz de dizer quais as ações que influenciam mais o resultado final.
Adapte as ações para o seu negócio. Como você pode usar as melhores ações feitas pelas empresas referências dentro da sua própria empresa? Em alguns casos, você será capaz de fazer exatamente igual. Em outros, você precisará adaptá-las. Isso implica um pouco de criatividade e uso do pensamento lateral, que é adaptar processos e tarefas que não se aplicam especificamente ao seu negócio.
Envolva toda a empresa nas mudanças.Comunique a todos os funcionários (mesmo aqueles que não sentirão a mudança) o que está sendo feito, as atividades que estão sendo melhoradas e os resultados esperados. Isso lhes dará uma sensação de que a empresa está melhorando e aprendendo constantemente, o que gera motivação e incentivo para que outras pessoas/departamentos façam o mesmo.
4. Controle
Após implementadas as novas ações, analise os resultados.As ações implementadas realmente trouxeram mudanças positivas? Houve uma melhoria da atividade? Controle os resultados gerados pelo benchmarking, pois isso trará grandes lições para projetos de futuros. Além disso, se você apenas aplicar as mudanças sem controlar os resultados gerados, pode descobrir, mais tarde, que na verdade a atividade acabou piorando (e você não quer que isso aconteça!).
Por isso, mantenha sempre uma rígida análise dos resultados gerados, após cada ação implementada.
As ameaças ao processo
Existem algumas coisas que podem dificultar e até mesmo inviabilizar o benchmarking na sua empresa. Estas ameaças são:
Falta de apoio de cima (como já comentado anteriormente).
Falta de recursos (humanos e financeiros).
Dúvidas quanto aos resultados (“conclusões inconclusivas”).Falta de informações (pesquisa inadequada).
Encarregados do benchmarking sem objetivos claros.
Benchmarking feito em empresas que têm exatamente o mesmo problema que o seu.
Falta de foco (tentam-se estudar processos/atividades demais).
O benchmarking, feito de forma organizada, permite que você implante regularmente na sua empresa novidades que estão fazendo sucesso no mercado. Isso vai aumentar sua competitividade, reduzir custos e diferenciá-lo da concorrência.
Plano de ação
Para concluir, vamos fazer um resumo dos passo críticos ao sucesso no benchmarking:
Escolha uma coisa que você quer melhorar na sua empresa (seja específico).
Crie uma lista de empresas que valem a pena ser visitadas.
Contate as empresas e peça permissão para visitá-las.
Observe o que estão fazendo e descubra como era e como chegaram até ali.
Adapte essas informações para a sua realidade, baseando sua competitividade na inovação.
Estabeleça padrões superiores de desempenho.
Identifique os nós do processo (pontos que impedem a implantação da nova realidade).
Prepare uma lista das ações que devem ser implementadas para melhorar seus resultados.
Analise os resultados após as mudanças.
Uma ótima semana de muitas venda$!
