Por Luiz Augusto Costacurta Junqueira

No Brasil fala-se muito em tempo de executivo, mas na área de Vendas poucos são os textos orientados para a racionalização do uso do tempo pelos profissionais da área.

A seguir, algumas sugestões para melhorar a Administração do Tempo pelos profissionais de Vendas (mas válidas também para profissionais de outras áreas):

1) Respeite o tempo do seu cliente

O Cliente o respeitará mais e, portanto, prestará mais atenção às suas propostas, se você preparar convenientemente e não demorar demais em sua visita. Para seus clientes prioritários, procure determinar agendas prévias para entrevista/reunião, datas e prazos para cumprimento das obrigações de ambas as partes.

2) Confirme as visitas por telefone

Uma ligação telefônica pode economizar uma viagem infrutífera, quando um motivo inesperado forçar a mudança de planos do seu cliente. Ao chegar, se não puder ser atendido de imediato, dê à secretária uma idéia de quanto tempo poderá esperar em função de seus futuros compromissos. Este tempo de espera deve ser fixado por você, previamente, em função da prioridade do cliente e do assunto.

3) Elimine a “Visita inesperada”, para sempre

O visitante inesperado é um dos maiores transtornos para um executivo ou empresário. Você pode gerar má vontade do cliente se desejar vender-lhe alguma coisa! Uma alternativa para o cliente que se recusa cm recebê-lo: marque a entrevista com 1, 2 meses de antecedência: não há como ele recusar essa entrevista, pois não há ninguém no Brasil que se programe com tanta antecedência.

4) Dê ao seu cliente uma estimativa de duração da entrevista

Mantenha-se atento á sua estimativa (início e término). Planeje sua apresentação cuidadosamente, para ter certeza de que usará eficientemente seu tempo limitado.

5) Planeje seu tempo para quando o cliente desperdiçar o dele

Nada é mais frustrante do que você estar “tocando o bonde” enquanto o cliente está preocupado com uma chamada, visita ou emergência. Você poderá evitar esta situação se colocar em prática as idéias anteriores ou tentar encontrar-se com seu cliente fora do local de trabalho dele onde as interrupções aconteçam o mínimo possível. Caso mesmo assim ocorrerem, procure dispor de atividades que possam ser desenvolvidas durante essas interrupções, usando o tempo produtivamente. Rever apontamentos e uma atividade a ser desenvolvida enquanto espera: rascunhar pequenas cartas, planejar a entrevista com o próximo cliente, etc. Se você notar que a interrupção será muito longa, talvez seja o caso de voltar em outra ocasião ou procurar falar com o substituto.

6) Fale com quem toma a decisão

Se possível, procure entrevistar-se com a pessoa que torna as decisões em cada empresa. Se você assim o fizer, não perderá tempo esperando que uma terceira parte entre no circuito decisório. Resista à tentação de visitar clientes amigos em vez daqueles que podem aumentar as suas vendas. Uns poucos minutos com um novo cliente podem lhe render mais do que um encontro descontraído e relaxado com um cliente amigo. Lembre-se do Princípio de Pareto: “20% de suas ações são responsáveis por 80% do que você produz”. Concentre suas visitas nos “clientes 20%”.

7) Aproveite bem o seu tempo de viagem/deslocamento

Os profissionais de Venda gastam muito tempo se deslocando de um lugar para outro: esse tempo não deve ser desperdiçado. Existe uma série de atividades que podem ser desenvolvidas enquanto você viaja de carro, trem ou avião. Enquanto espera, planeje seu dia seguinte, leia um bom livro técnico, procure pensar nas possíveis contra-argumentações do seu próximo cliente, reveja o planejamento da próxima semana, etc.

8) Desenvolva hábitos saudáveis de Venda

Escreva as frases abaixo num cartão e leve-o sempre com você:

– Faça sempre uma relação de objetivos e atividades

– Diariamente elabore um plano de ação, definindo as prioridades do dia

– Defina as prioridades em função dos resultados esperados de cada objetivo e/ou atividade

– Trabalhe em função dessas prioridades, iniciando o dia pelo assunto mais importante

– Reveja diariamente seu plano de ação (previsto X realizado)

– Faça tudo isso agora, não deixe para amanhã.

Quando possível, procure fazer com que o cliente o visite. As vantagens são inúmeras. Você poupa tempo, pode mostrar ao cliente como funciona a sua organização, fazer demonstrações de seus produtos, etc. Como foi você quem marcou a entrevista, sempre terá mais controle sobre seu início e término.

9) Trate do mesmo assunto com vários clientes, ao mesmo tempo

Se o mesmo assunto precisar ser divulgado ou analisado com vários clientes, procure promover uma reunião (em vez de visitas individuais). Haverá menos problemas de comunicação no que você vai divulgar, sinergia entre seus clientes, intercâmbio de informações, etc.

10) Divulgue o material sobre Administração do Tempo

Ao se encontrar com clientes ou colegas, fale sobre o assunto Administração do

Tempo, dê a eles cópia do material que possui, mencione as soluções que você encontrou, enfatize os resultados que você conseguiu, as dificuldades que superou.

11) Identifique os melhores dias para contatos comerciais

Respeitando a prioridade de cada assunto, procure identificar os melhores dias e horários para seus contatos comerciais. É sabido que, em geral, as 2ªs e 6ªs feiras são dias em que as pessoas estão mais ocupadas; as pesquisas mostram também que a parte da manhã é menos congestionada que a da tarde.

12) Procure ajudar o cliente programar melhor o tempo dele (e também o seu). Eis algumas idéias:

– Defina previamente ambas as agendas e o tempo de duração da entrevista (ambos terão mais tempo para se preparar)

– Incentive-o a ir colocando por escrito tudo o que tem para tratar com você, utilizando para isto uma agenda ou similar. Isto evitará novas idas e vindas de sua parte.

– Sugira a ele que a ordem de análise dos assuntos seja a do mais importante para o menos importante.

– Dê a seu cliente uma idéia dos seus próximos compromissos (embora garantindo que ele terá o máximo possível do seu tempo). Isto poderá ajudar na otimização do período de contato.

– Caso tenha que desmarcar qualquer contato, faça-o com a maior antecedência possível. Isto fará com que seu cliente proceda do mesmo modo com você.

– Defina com seu cliente um período em que você será mais facilmente encontrado no escritório peça-lhe para concentrar os contatos nesse período.

– Ao final de cada contato faça um resumo dos assuntos tratados e, especialmente, dos prazos combinados.

À medida que você começa a viver de acordo com o lema “tempo é dinheiro”, nunca mais se satisfará com uma vida sem planejamento. Cada momento tem o seu valor, quer financeiro ou não. Lembre-se sempre que o tempo mal utilizado implica em vários tipos de custos:

– O custo de sua hora como profissional, diretamente proporcional ao seu salário.

– O custo do que você deixou de fazer durante aquele período.

– O custo psicológico decorrente de não estar conseguindo desenvolver aquilo que planejou.

Sucesso gera sucesso. À medida que você se conscientizar dos benefícios advindos do controle do tempo, você se tornará mais e mais convencido da necessidade de pôr em prática as técnicas de Administração do Tempo. Por quê? Porque elas funcionam!

Luiz Augusto Costacurta Junqueira é Vice-Presidente da OPC Consultoria. Ele pode ser contatado pelo fone (021) 224-5542 ou pelo fax: (021) 232-4932.