O que fazer quando sobram clientes e falta tempo?

Tempo é uma questão de preferência. Foco é uma questão estratégica definida pela escala de prioridade e importância que damos às nossas atividades e obrigações diárias.

Um estimado leitor escreveu para a redação da VendaMais pedindo dicas, ideias e sugestões que o ajudassem a resolver um problema: parar de perder clientes pela falta de tempo e foco. Fui então acionado para sintetizar neste artigo algumas boas ideias sobre o assunto que, diga-se de passagem, não é bem um problema, pois conheço centenas de vendedores que gostariam de ter mais clientes e menos tempo em sua rotina diária.

Agora, não dar conta da demanda por pedidos e contatos interessados em comprar é um sinal de que a equipe de vendas, o líder ou o vendedor em questão precisa optar por:

1. Rever a quantidade de clientes em carteira ou a média de atendimento com qualidade em seu comércio, loja ou call center. Se o vendedor não consegue manter contato com clientes ativos e ainda atender os novos, é preciso contratar, treinar e alocar mais gente competente.
 

2. Aprender a se controlar e fazer um plano estratégico usando ferramentas como as que citei em meus dois principais livros: Sucesso em vendas e Inteligência em vendas, ambos da editora Saraiva. São elas: Mapa de Oportunidades, Agenda Produtiva, Pipeline (Funil de vendas) e Forecasting (Previsão semanal, mensal e trimestral).
 

3. Utilizar ferramentas poderosas de gestão como essas que citei, ou uma análise pessoal do seu modelo de negócio, e descobrir:

Quanto tempo você reserva para cuidar de seus clientes ativos. Aqueles que compram merecem seu apoio, suporte na pós-venda e ajuda na resolução de problemas técnicos ou administrativos.

• Quanto tempo você disponibiliza para vender de fato: prospectar, entender, atender, negociar e fechar negócios. Cada uma dessas etapas precisa ter um porcentual mínimo de sucesso que você deve atingir: 10% para os clientes em primeiro contato, 25% para clientes que estão interessados e podem comprar, 50% quando você já fez a sondagem e apresentou sua proposta comercial, 75% quando está negociando com quem decide, 90% quando obtiver um pedido verbal de compra e 100% para o contrato assinado ou o pagamento efetuado. Planeje seu tempo de acordo com esses índices.
• Como selecionar sua carteira: clientes abaixo de 50% não demandam tanto acompanhamento (follow-up) quanto aqueles que já estão com proposta e, teoricamente, mais aderentes a confirmar a compra.

4. Analisar sua agenda. Se não faz uso de agenda, ainda assim é preciso mensurar quais atividades tomam mais tempo e ver, em especial, o que não é produtivo nem está relacionado ao seu plano estratégico.
 

5. Melhorar sua disponibilidade para os clientes. Para isso, sugiro algo que fiz e faço ainda hoje em seis passos:

1. Não leia e-mails o dia todo, se puder, é claro. A maioria é bobagem da internet e dispersa.
2. Mantenha uma agenda e priorize as atividades que aproximem do objetivo que quer atingir.
3. Não tente atender mais clientes do que consegue, mantendo a qualidade. Perder clientes por mau relacionamento é altamente negativo para sua imagem e sucesso.
4. Dedique 20%, em média, de seu tempo para suporte, apoio e solução de problemas dos clientes.
5. Dedique 10% do seu tempo para assuntos improdutivos ou inesperados.
6. Dedique 70% do seu tempo para vender, mas priorize clientes que estiverem no seu funil de vendas ou na sua previsão, com status acima de 50%.

Planeje seu trabalho de acordo com seus objetivos e trabalhe seu dia de acordo com seu plano!