Ferramenta: Matriz de Priorização
O que fazer primeiro: o importante ou o urgente?
Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho, sempre resolvendo questões delicadas, apagando incêndios, sem ter tempo para mudar e implementar questões estratégicas que de fato podem melhorar o negócio, inclusive diminuindo o surgimento de problemas.
Existe, hoje, diversas formas de analisar o que deve ser feito primeiro em uma empresa. A análise vai muito além do problema ou solução em si. Envolve colaboradores, missão estratégica de negócio e, principalmente, os clientes.
A ferramenta utilizada para a análise das priorizações na empresa chama-se matriz de priorização. E veremos no Gestão em Vendas desta semana o que é e como utilizar dois dos modelos dessa ferramenta:
1 – Matriz G.U.T (para priorizar problemas a serem tratados)
Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema:
Gravidade: impacto do problema sobre operações e pessoas da empresa. Efeitos que surgirão a longo prazo em caso de não resolução.
Urgência: o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento (piora) do problema.
É necessário que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma das características: gravidade, urgência e tendência.
NOTA Gravidade Urgência Tendência
5 Extremamente Extremamente Se não for resolvido,
grave urgente piora imediatamente
4 Muito grave Muito urgente Vai piorar a curto prazo
3 Grave Urgente Vai piorar a médio prazo
2 Pouco grave Pouco urgente Vai piorar a longo prazo
1 Sem gravidade Sem urgência Sem tendência de piorar
Exemplo da aplicação:
Matriz de Priorização – G.U.T – para priorização de problemas |
|||||
PROBLEMAS |
G |
U |
T |
Total |
Priorização |
– Atraso na entrega do fornecedor |
4 |
4 |
3 |
11 |
2° |
– Alto gasto com materiais de escritório |
2 |
2 |
1 |
5 |
4° |
– Baixo índice de recompra entre os clientes |
5 |
4 |
4 |
13 |
1° |
– Problemas diciplinares entre vendedores |
3 |
2 |
3 |
8 |
3° |
De acordo com esse exemplo a prioridade é o de “baixo índice de recompra dos clientes”, pois é o que apresenta uma pontuação maior, de acordo com as notas colocadas.
Sabendo-se qual problema deve ser resolvido primeiramente, temos, então, de identificar as soluções que podem ser colocadas em prática. Certamente para cada um dos problemas apresentados acima na Matriz G.U.T, teremos muitas soluções sugeridas.
Entramos aqui em uma nova dúvida de priorização: que soluções devem ser aplicadas primeiramente?
2 – Matriz B.A.S.I.C.O (para priorizar soluções a serem tomadas)
A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação e de resolução do problema. A matriz indicada para isso é a matriz B.A.S.I.C.O. que considera os Benefícios para a organização; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investimentos necessários; Cliente e o efeito que a solução terá neles; e a Operacionalidade da solução.
Como na Matriz G.U.T, devemos atribuir para cada solução proposta uma nota de 1 a 5, de acordo com a tabela:
NOTA Benefícios Abrangência Satisfação interna Investimentos Cliente Operação5 De vital Total Muito grande Pouquíssimo Impacto muito Muito fácil
Exemplo da aplicação:
Problema: baixo índice de recompra entre os clientes, gerando altos custos na aquisição de novos clientes e diminuindo a lucratividade de uma venda.
Matriz de Priorização – B.A.S.I.C.O – para priorização de soluções |
||||||||
Soluções |
B |
A |
S |
I |
C |
O |
Total |
Prioriz. |
Comparar e analisar produtos/serviços concorrentes |
5 |
5 |
2 |
4 |
4 |
3 |
23 |
2° |
Ter ofertas/benefícios especiais a quem já é cliente |
4 |
5 |
4 |
4 |
4 |
4 |
25 |
1° |
Realizar pesquisa de satisfação com clientes |
4 |
5 |
4 |
2 |
4 |
3 |
22 |
3° |
Montar uma equipe de vendedores especializada em recompra |
2 |
3 |
3 |
2 |
3 |
2 |
15 |
4° |
Todas as soluções acima são muito importantes e devem ser colocadas em prática (com exceção da última solução proposta, que deverá ser analisada sobre outros aspectos, já que teve uma pontuação baixa na matriz).
Porém, com a utilização da Matriz B.A.S.I.C.O, descobrimos que a primeira solução a ser aplicada é “ter ofertas/benefícios especiais para quem já é cliente”.
Atenção:se você tiver alguma dúvida quanto a aplicação de qualquer uma das matrizes, entre em contato conosco através do e-mail: [email protected] que iremos auxiliá-lo(a).
Boa semana e boas vendas!