Ferramenta: Matriz de Priorização

 

O que fazer primeiro: o importante ou o urgente?

 

Muitas pessoas passam horas e horas no trabalho, sempre resolvendo questões delicadas, apagando incêndios, sem ter tempo para mudar e implementar questões estratégicas que de fato podem melhorar o negócio, inclusive diminuindo o surgimento de problemas.

 

Existe, hoje, diversas formas de analisar o que deve ser feito primeiro em uma empresa. A análise vai muito além do problema ou solução em si. Envolve colaboradores, missão estratégica de negócio e, principalmente, os clientes.

 

A ferramenta utilizada para a análise das priorizações na empresa chama-se matriz de priorização. E veremos no Gestão em Vendas desta semana o que é e como utilizar dois dos modelos dessa ferramenta:

 

1 – Matriz G.U.T (para priorizar problemas a serem tratados)

Considera a Gravidade, a Urgência e a Tendência do problema:

Gravidade: impacto do problema sobre operações e pessoas da empresa. Efeitos que surgirão a longo prazo em caso de não resolução.

Urgência: o tempo disponível ou necessário para resolver o problema.
Tendência: potencial de crescimento (piora) do problema.

 

É necessário que cada problema a ser analisado receba uma nota de 1 a 5 em cada uma das características: gravidade, urgência e tendência.

 

NOTA          Gravidade                  Urgência                   Tendência

5                Extremamente           Extremamente         Se não for resolvido,

                      grave                            urgente                       piora imediatamente

4                Muito grave                Muito urgente           Vai piorar a curto prazo

3                Grave                           Urgente                      Vai piorar a médio prazo

2                Pouco grave                Pouco urgente          Vai piorar a longo prazo

1                Sem gravidade           Sem urgência            Sem tendência de piorar

 

Exemplo da aplicação:

Matriz de Priorização – G.U.T – para priorização de problemas
PROBLEMAS	G	U	T	Total	Priorização
– Atraso na entrega do fornecedor	4	4	3	11	2°
– Alto gasto com materiais de escritório	2	2	1	5	4°
– Baixo índice de recompra entre os clientes	5	4	4	13	1°
– Problemas diciplinares entre vendedores	3	2	3	8	3°

 

 

 

Sabendo-se qual problema deve ser resolvido primeiramente, temos, então, de identificar as soluções que podem ser colocadas em prática. Certamente para cada um dos problemas apresentados acima na Matriz G.U.T, teremos muitas soluções sugeridas.

 

Entramos aqui em uma nova dúvida de priorização: que soluções devem ser aplicadas primeiramente?

 

2 – Matriz B.A.S.I.C.O (para priorizar soluções a serem tomadas)

A priorização das soluções é importante para permitir a elaboração de um plano de implantação e de resolução do problema. A matriz indicada para isso é a matriz B.A.S.I.C.O. que considera os Benefícios para a organização; a Abrangência de pessoas beneficiadas pela solução; a Satisfação dos colaboradores; os Investimentos necessários; Cliente e o efeito que a solução terá neles; e a Operacionalidade da solução.

Como na Matriz G.U.T, devemos atribuir para cada solução proposta uma nota de 1 a 5, de acordo com a tabela:

NOTA    Benefícios        Abrangência      Satisfação interna  Investimentos      Cliente                   Operação5          De vital              Total                    Muito grande            Pouquíssimo        Impacto muito    Muito fácil

    

 

Exemplo da aplicação:

Problema: baixo índice de recompra entre os clientes, gerando altos custos na aquisição de novos clientes e diminuindo a lucratividade de uma venda.

 

Matriz de Priorização – B.A.S.I.C.O – para priorização de soluções
Soluções	B	A	S	I	C	O	Total	Prioriz.
Comparar e analisar produtos/serviços concorrentes	5	5	2	4	4	3	23	2°
Ter ofertas/benefícios especiais a quem já é cliente	4	5	4	4	4	4	25	1°
Realizar pesquisa de satisfação com clientes	4	5	4	2	4	3	22	3°
Montar uma equipe de vendedores especializada em recompra	2	3	3	2	3	2	15	4°

 

Todas as soluções acima são muito importantes e devem ser colocadas em prática (com exceção da última solução proposta, que deverá ser analisada sobre outros aspectos, já que teve uma pontuação baixa na matriz).

 

Porém, com a utilização da Matriz B.A.S.I.C.O, descobrimos que a primeira solução a ser aplicada é “ter ofertas/benefícios especiais para quem já é cliente”.

 

Atenção:se você tiver alguma dúvida quanto a aplicação de qualquer uma das matrizes, entre em contato conosco através do e-mail: [email protected] que iremos auxiliá-lo(a).

 

Boa semana e boas vendas!