Quer conhecer uma dinâmica que ajuda você a:

• Melhorar constantemente.
• Envolver as pessoas.
• Diferenciar-se cada vez mais da concorrência.
• Diminuir desperdícios e ineficiência.
• Aumentar a produtividade.
• Melhorar o moral interno.
• Treinar as pessoas a PENSAREM?

Então deixe-lhe apresentar o que chamo de ‘Dinâmica dos 3 erros’.

A primeira vez que ouvi o termo Kaizen foi em 1987 ou 88, nas aulas de Administração da Produção na faculdade.

A lógica imediatamente me apaixonou:

“Hoje melhor do que ontem, amanhã melhor do que hoje”.

Na época, eu estava treinando para meu 1º Ironman e numa grande dúvida cruel: investir no meu melhor esporte, no meu pior esporte ou tentar fazer uma média entre os 3 (natação, ciclismo, corrida)?

Pensando em termos de Kaizen, cheguei à seguinte conclusão:

Dos 3 esportes, o que mais me permitiria baixar meu tempo e melhorar minha performance seria o ciclismo. Além de ser a prova mais longa (no Ironman são 180 km de ciclismo) era, também, o meu pior esporte. E se eu chegasse em melhores condições no ciclismo, meu tempo na maratona iria melhorar também.

Logo, era ali a grande oportunidade.

Psicologicamente é muito duro você aceitar que precisa melhorar seu ponto fraco. Nunca é o mais agradável, é o que exige mais disciplina, é onde você não tem tanta competência. Por isso é um ponto fraco.

Mas é muitas vezes ali que reside justamente o maior potencial de ganho e melhoria.

Sei que existem diversas correntes que são contra melhorar pontos fracos e que dizem que você tem que investir nos seus pontos fortes e no seu talento. Por exemplo, que um músico brilhante não precisa ser brilhante em matemática. Ou que um atleta brilhante não precisa ser bom em música.

Mas é um argumento fraco, vazio e sem embasamento. Principalmente porque não estamos falando disso. Estamos falando de maestria na sua própria área de expertise.

Um músico com certeza absoluta terá pontos fracos na sua música. O limite do seu desempenho como músico será justamente seu ponto fraco como músico.

Um atleta com certeza terá pontos fracos em algum dos fundamentos do esporte que pratica. E seu desempenho como atleta será limitado pelo seus pontos fracos no seu esporte (ou na sua função/posição dentro de um time).

Na área de Vendas é a mesma coisa: um vendedor pode ser brilhante em algumas áreas, mas seu rendimento será invariavelmente limitado pelos seus pontos fracos nos Conhecimentos, Habilidades ou Atitudes em Vendas.

Um dos segredos da Alta Performance, então, é procurar melhorar continuamente os pontos fracos, SEM DEIXAR de praticar e melhorar o que é bom e dá resultado.

Um exercício pessoal que tenho praticado com sucesso, e começado a recomendar a meus clientes de consultoria e de coaching, é o que chamamos de ‘pergunta poderosa’:

Quais são os 3 maiores erros que estamos cometendo?

Você pode fazer isso:

1. numa reunião interdepartamental,
2. só com a equipe comercial,
3. só com a diretoria,
4. só com a gerência,
5. só com equipes de apoio,
6. pode até mesmo fazer com clientes.

Em cada uma delas vão ter respostas diferentes. E ‘n’ oportunidades de melhoria.

Você pode fazer a pergunta aberta e genérica, que é ultra poderosa: “Quais são os 3 maiores erros que estamos cometendo hoje?” (e deixa o pessoal falar).

Ou você pode trabalhar de maneira direcionada, pois, dependendo da situação, pode ser muito interessante.

Por exemplo:

“Em relação à satisfação de clientes, o que estamos fazendo de errado e que pode ser melhorado?”.

• “Quais têm sido nossos 3 maiores erros ao dar descontos?”
• “Quais têm sido nossos 3 maiores erros ao prospectar novos clientes?”
• “Quais têm sido nossos 3 maiores erros ao lidar com clientes inativos?”
• “Quais têm sido nossos 3 maiores erros ao vender o produto/serviço ‘X’?”

Note que continua sendo uma pergunta aberta, mas é direcionada.

Para os mais sensíveis, com problemas de autoestima ou que não conseguem lidar com a palavra ‘erros’, você pode adaptar a pergunta.

Quais são as 3 maiores oportunidades de melhoria…

Detalhe: repare como continuamos falando de erros/oportunidades de melhoria. Se você não focar nisso, as pessoas vão começar a falar sobre novas iniciativas, novas ideias, coisas que poderiam ser feitas, etc. Isso tudo é ótimo, mas é outra reunião. Agora queremos DESTRAVAR o freio de mão que a maior parte das empresas têm em termos de produtividade, eliminando erros internos. Sem enrolation.

Num trabalho em grupo, eu gosto de dar 5 minutos para as pessoas pensarem individualmente (pode ser feito também em grupos de 2 ou 3, para facilitar o debate). O que geralmente acontece é o seguinte:

• A primeira pessoa apresenta 3 coisas que estão ‘erradas’.
• A segunda pessoa, ao apresentar, nota que uma ou duas estão repetidas com a primeira pessoa. Então, ela adiciona mais uma coisa a melhorar. Agora temos 4 coisas.
• A terceira pessoa apresenta. Algumas estão repetidas, outras não. Agora temos 5 ou 6 coisas erradas.
• E assim por diante, até rodar o grupo inteiro.

Invariavelmente este exercício vai fazer com que apareçam de 5 a 10 coisas que claramente precisam de melhoria.

Aí é questão de priorizar (recomendo a Matriz GUT ou B.A.S.I.C.O como ferramenta de priorização). Essas matrizes ajudam você a responder outra pergunta estratégica fundamental:

De todos esses problemas, qual é o que mais nos traria benefícios se fosse resolvido?

Depois de escolhidas as prioridades, os próximos passos seriam, baseados no ciclo PDCA:

• Fazer um brainstorm para encontrar formas de solucionar as prioridades escolhidas,
• Fazer um plano de ação (recomendo o 5W2H como ferramenta para isso),
• Definir indicadores de performance ou etapas,
• Implantar a melhoria,
• Checar andamento (indicadores/etapas),
• Padronizar o processo para que continue sendo feito corretamente.

Se fizer isso com frequência, você tem uma maravilhosa forma de melhorar constantemente. Lembre-se que aprender e melhorar é um IMENSO diferencial competitivo!

Benefícios da dinâmica dos 3 erros:

• Você melhora constantemente.
• Você envolve as pessoas.
• Você diferencia-se cada vez mais da concorrência (ninguém faz isso).
• Você diminui desperdícios e ineficiência.
• Você aumenta muito a produtividade.
• Você melhora o moral interno.
• Você treina as pessoas a PENSAREM.

Lembre-se de fazer a reunião pelo menos mensalmente (ou trimestralmente), dando feedback para a equipe sobre o que foi realizado.

Grupos internos de trabalho também podem ser criados para cuidar da realização de projetos internos específicos, incluindo comunicação frequente dos andamentos para o resto da equipe (iniciativa que acho fantástica e altamente recomendo).

Qual o grande empecilho para a dinâmica dos 3 maiores erros?

1. Insegurança;
2. Falta de humildade para reconhecer erros e aprender;
3. Preguiça e acomodação.

3 grandes pecados que podem ser facilmente melhorados simplesmente tendo persistência na aplicação desta dinâmica dos 3 erros.

E você: quais tem sido os 3 maiores erros na sua empresa ao lidar com erros na sua empresa?

Abraços de Alta Performance e boas vendas,

Raúl Candeloro

P.S. Para quem tiver curiosidade, completei aquele Ironman no Hawaii em 10h 27′ (meu objetivo era abaixo de 10h 30′).