Como fazer reuniões eficazes com minha equipe?

Organize reuniões produtivas e criativas

Reuniões de vendas deveriam ter enfoque no resultado, mas nem sempre é isso que vemos. Nas várias empresas que convivi e participei de reuniões, quando era consultor delas, o que se via era a total falta de objetividade e o espaço para alguns vendedores mal-intencionados, que ficam postergando resultados, adiando ações e tornando seus gerentes reféns de falsas perspectivas.

Muitos dos argumentos de uma equipe de vendas que não vai bem são apenas retóricos. Explicam, mas não justificam o resultado. A reunião deveria servir para corrigir desvios, medir avanços, avaliar previsões assertivas de vendas e obter ideias, mas, ao contrário disso, muitas companhias sofrem com a “lengalenga” de sempre. Os que vendem bem continuam trabalhando da mesma maneira e os que vendem mal, sempre se explicam. Aliás, os que explicam demais são tão criativos que se preparam para cada encontro com novas ideias, justificativas muito habilidosas que os protegem da falta de resultados. Costumo dizer que se toda essa criatividade fosse usada em reuniões para arrumar novos meios de vender, teríamos mais campeões de vendas do que possuímos.

Por isso, reflita: “Será que as reuniões em sua organização vêm acontecendo de forma produtiva, em que se criam novas estratégias e as pessoas se sentem felizes em participar? Ou é uma chatice para seus vendedores terem de apresentar relatórios, discursar ou ouvir sua mensagem de líder?”.

Quando me tornei gerente de vendas de uma multinacional, questionei profundamente o processo de gerenciamento, em que tínhamos de produzir um relatório mensal gigante. Entendia que aquilo tudo seria útil para a organização global, porque o antigo gerente de vendas disse-me que não lia 10% do que estava ali. Imediatamente, lembrei-me de um amigo que assina três revistas, e não consegue ler todas. Algumas ficam no plástico, o mês passa e chega a outra formando uma pilha de edições não lidas. Os relatórios complexos devem ser mais espaçados, pois se eles não são utilizados diariamente, por que os fazemos? Nesse momento, implantei um modelo de gerenciamento e de encontros da equipe – reuniões periódicas mais simples e eficazes.

Encontros da equipe – Alguns encontros eram feitos logo pela manhã, antes de sair para vender ou iniciar o trabalho. Reunião regular feita com todos em pé, ninguém podia se sentar para tornar o encontro mais objetivo e criar um efeito de grupo, em círculo. Um time! Nossa fisiologia é diferente enquanto estamos em pé, somos mais atentos e concisos com as palavras.

Em outros momentos mais formais, usávamos controles mais simplificados como mapa de oportunidades e funil de negócios (pipeline). Era bárbaro trabalhar com a informação “quentinha”, pois o vendedor usava essa ferramenta em seu dia-a-dia – útil para quem vende produtos, serviços, varejo ou corporativo. Esse controle tinha como “pulo do gato” dar a mim, o gerente na ocasião, a informação de novos negócios e aqueles que estavam parados. Em vez de questionar de forma vazia como estavam as vendas, fazia uma análise de clientes estagnados no processo de vendas ou produtos que eram menos vendidos por um ou mais membros da equipe. As pessoas que vendiam mais se envolviam e uns ajudavam aos outros.

Mundo estatístico – Deixei o mundo estatístico para mim e para meus superiores. Claro que os vendedores tinham de me alimentar de informações concretas, mas o faziam de três em três meses. Eu conhecia o dia-a-dia e passei a ter um modelo de gerenciamento mais próximo, definindo até mesmo minhas ações individuais com cada membro da equipe. Era preciso ter um plano de ação com aqueles que vendiam menos, por exemplo, dar feedback negativo entre quatro paredes. Jamais devemos expor alguém, a não ser que seja para elogiar.

Outro ponto importante que aprendi a trabalhar na equipe é a criatividade, tão escassa por aí. Ninguém dava ideias para a empresa crescer e vender mais. Isso tinha de mudar. Resolvi unir os colaboradores todo trimestre, pelo menos uma vez, para que tivessem a liberdade de dar opiniões e criar um grupo colaborativo a fim de melhorar as vendas. O que ocorre é que em muitas organizações as ideias ficam guardadas na cabeça das pessoas, elas temem se expor e que alguém comente que sua opinião não vale nada, é boba. Oras, ideias, quando faladas, correm mesmo esse risco, mas boba é aquela que a gente não dá.

Com ética e seriedade, você pode estimular reuniões produtivas e criativas, usando post-its (papéis de anotação autocolantes). Cada pessoa deve anotar uma ideia e, no fim, juntam todos os papéis e colam num quadro. Sem que ninguém fale nada, nenhuma palavra, os participantes agrupam as opiniões num quadro, por afinidade, semelhança, por ser complementar às demais. Por isso, usamos post-its. Ao terminar, temos alguns grupos de ideias que podem servir para aumentar as vendas de todos e, o melhor, poucas precisam de investimento, dinheiro de fato.

“As pessoas apoiam o mundo que ajudaram a criar” Peter Drucker

Pense nisso e muito sucesso!
 

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