Como manter e fidelizar clientes por meio do marketing de relacionamento?

Descubra o que fazer para administrar bem o seu tempo e ganhar em produtividade

Você trabalha, chega no fim do dia e percebe que não fez absolutamente nada? Tem muitas coisas para fazer e acaba realizando uma ou nenhuma? Aí vem o sentimento de frustração constante e isso começa a gerar o estresse? Se sua resposta para qualquer uma dessas perguntas for positiva, é sinal de que perdeu o controle das atividades do seu dia a dia. Você fica com a sensação de que não consegue parar o relógio, e o tempo passa independente da sua vontade.

Mas será possível mesmo dirigir ou gerenciar esse bem tão valioso e escasso? “O tempo é um fenômeno contínuo, que independe da nossa vontade ou controle. Portanto, precisamos desenvolver competências para aproveitá-lo da melhor maneira possível. O foco deve passar para o gerenciamento de tarefas, mas, para isso, é preciso ter uma criteriosa organização do trabalho, planejamento do cotidiano e definição dos objetivos diários”, declara Luiz Augusto Costacurta Junqueira, vice-presidente do Instituto MVC e autor do livro Administração do tempo: um programa de autodesenvolvimento.

No atual mercado de vendas, não há mais espaço para profissionais desorganizados, pois eles acabam prejudicando não só a si mesmo como também aos processos da empresa, ao contrário do vendedor que pensa estrategicamente – para, escreve e planeja. “É muito importante que o profissional seja organizado, tenha uma estratégia diária e planeje o seu dia. Caso não faça isso, perderá muito tempo. Tem de ter hora para relatório, para ler os e-mails e fazer novas ligações e prospecções. É fundamental fazer isso diariamente, pois a venda precisa ser constante”, declara Paulo Kretly, presidente da FranklinCovey Brasil e autor do livro Figura de transição.

O famoso ditado que diz que “tempo é dinheiro” está diretamente ligado à importância de planejar constantemente as atividades do dia a dia, para que você tenha mais tempo e seja mais produtivo nas horas de trabalho e na vida pessoal.

Mas há quem discorde dessa máxima, conforme explica Costacurta: “Devemos quebrar esse paradigma, pois nem sempre estou ganhando dinheiro com o que faço em um determinado período. Tempo pode ser amor, estudo, descanso. Há um tempo para cada coisa em minha vida. O que preciso é estar íntegro na atividade em certo momento. Tempo é vida, e o que possibilita a venda é o profissional vivo. Aproveitamos melhor o tempo quando nossa mente está presente ou quando estamos inteiros nas atividades. Isso é inteligência no trabalho e gera motivação e energia para atender os seus clientes e vender mais”.

Equilibrando o tempo – A falta de tempo, de foco e de prioridades se tornaram constantes na vida das pessoas. Apenas um terço do horário dos profissionais no Brasil é utilizado com atividades importantes para sua vida pessoal e profissional. É o que atesta uma pesquisa da Tríade do Tempo – empresa especializada em gestão de tempo e produtividade – realizada com mais de 15 mil funcionários.

Para combater esse número, é importante ter consciência de que o tempo destinado para cada atividade deve ser diretamente proporcional à sua importância. “A forma ideal de equilibrar vida e trabalho é ter uma agenda balanceada durante a semana. Isso exige que você faça uma reflexão sobre os papéis que possui em sua vida e comece a programar atividades que o ajudem a se dedicar mais àqueles que estão negligenciados”, recomenda Christian Barbosa, diretor-executivo da Tríade do Tempo e autor do livro A Tríade do tempo.

Mas cuidado para não ser muito permissivo e deixar uma atividade invadir o tempo da outra. Quando você perceber, o trabalho estará roubando seu horário com os filhos ou do lazer. Em cada momento do dia, a prioridade é uma. Tem mais a ver com decisão do que com técnica, mas é claro que, para isso, é preciso planejar e organizar suas atividades.

Importante x urgente – Uma das formas de começar a otimizar seu tempo é diferenciar o que é importante do que é urgente. Tarefas importantes são aquelas que têm prazo para serem feitas e que trarão resultados a curto, médio ou longo prazo. São atividades que estão conectadas à sua missão de vida pessoal, aos seus papéis e sempre resultam em benefícios para você em todos os aspectos. As urgentes, por sua vez, são aquelas cujo prazo terminou ou está curto e, mesmo assim, devem ser feitas imediatamente. São atividades que geralmente trazem estresse ou pressão.

“Quando uma pessoa tem sua rotina focada em urgências, podemos dizer que ela está utilizando mal o seu tempo. O uso dele com sabedoria tem seu foco nas coisas que são importantes, ou seja, que têm prazo para serem executadas, que não trazem estresse ou pressão, mas sim resultado a curto, médio ou longo prazo. As urgências devem ficar sob controle, pois eliminá-las é impossível, entretanto torná-las o padrão do seu dia é perigoso”, explica Christian Barbosa.

Stephen Covey, em seu livro Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes, elaborou a chamada Matriz do Gerenciamento do Tempo, em que se cruzam quatro quadrantes que definem o tipo de tarefa: importante e urgente; importante e não urgente; não importante e urgente e não importante e não urgente. Veja no quadro abaixo alguns exemplos de tarefas e como você deve agir com cada uma delas para ganhar tempo e produtividade:

 

Urgente

Não urgente

Importante

Quadrante I

Faça já!

·       Crises.

·       Problemas urgentes.

·       Projetos, reuniões e relatórios com prazos apertados.

 

 

Quadrante II

Faça depois, mas faça!

·       Preparação.

·       Prevenção.

·       Planejamento.

·       Cultivo de relacionamentos.

·       Renovação.

·       Esclarecimentos de valores.

Não importante

Quadrante III

Delegue!

·       Interrupções inúteis.

·       Relatórios desnecessários.

·       Reuniões, telefonemas, correspondências e e-mails sem importância.

·       Assuntos secundários de outras pessoas.

Quadrante IV

Elimine!

·       Coisas superficiais, trabalho          supérfluo.

·       Telefonemas, correspondência e e-mails irrelevantes.

·       Desperdiçadores de tempo.

·       TV, internet e relaxamento em excesso.

O dilema da delegação –Interrupções, relatórios, reuniões, telefonemas e e-mails são constantes no dia a dia do vendedor. Essas são atividades que consomem um tempo que não volta mais. O que fazer, então? Delegar tarefas é ganhar tempo? Como e quando fazer isso?

A delegação é uma das formas de gerenciar atividades, entretanto esse processo envolve inúmeras variáveis e cuidados, como o tipo de tarefa (complexidade, risco inerente), a pessoa que a receberá (maturidade, competência, experiência) e o prazo. “O processo de delegação eficaz precisa ser proativo, ou seja, deve haver um preparo e um tempo para a pessoa que recebeu o trabalho se adaptar àquilo e evitar delegar aquelas tarefas que estão com prazo apertado para alguém com pouca experiência ou maturidade para a sua execução. Deve-se evitar repassar só aquilo que é desagradável, fornecendo atividades desafiantes que possuam uma oportunidade de aprendizagem”, explica Costacurta.

Quem também concorda que a delegação é uma ótima forma de otimização do tempo é Marcelo Thalenberg, diretor da MT Criativa e autor do livro Socorro, roubaram meu tempo! “Você ganha tempo quando ensina as pessoas a fazerem as tarefas delegadas corretamente, caso contrário, elas podem demorar mais para serem refeitas ou podem surgir dúvidas desnecessárias por falta de treinamento”, comenta.

O tempo do vendedor –A administração eficiente do tempo é fundamental para o vendedor que deseja alcançar resultados satisfatórios. “Se você não conduzir a sua vida de maneira organizada, alguém o fará por você, independentemente se for o seu chefe, cliente ou subordinado. Então, você tem de fazer ou simplesmente será tirado.” A afirmação de Paulo Kretly cai como uma luva no dia a dia dos profissionais de vendas, alvos constantes de interrupções, dependência de terceiros e reuniões.

O que fazer, então? O primeiro passo para otimizar o seu tempo é identificar os chamados desperdiçadores de tempo. No fim de cada dia, faça um balanço da jornada de trabalho, analise sua lista de tarefas e verifique o que cumpriu e o que deixou para trás, o que perdeu ou ganhou. Os principais ladrões de tempo do vendedor são as reuniões ineficientes, telefonemas e excesso de e-mails.

“A melhor estratégia para esses grandes consumidores de tempo é criar tarefas de pequena duração. Quanto menor, melhor. Isso leva a uma execução mais focada e rápida. Tarefas muito complexas e com grande duração tendem a ser procrastinadas”, recomenda Christian Barbosa.

Uma das principais armadilhas que acaba com o tempo do vendedor é a falta de planejamento. Sem uma visão organizada de seus projetos, pendências e prioridades, ele acaba entrando na rotina da urgência e na síndrome da pressa. O volume de reuniões ineficientes também é prejudicial. Muitas vezes, para agradar ao cliente, o vendedor acaba alongando a duração da reunião, e isso compromete o seu dia.

Ferramentas –Existem ferramentas de administração do tempo que permitem extrair vantagens e benefícios significativos com maior eficácia, produtividade e qualidade em todas as atividades relacionadas à área de vendas. É fundamental uma boa agenda com espaço para anotações. “Atualmente, muitas empresas possuem sistemas automatizados, o que exige do vendedor o uso de notebook, possibilitando a utilização do Microsoft Outlook, que possui agenda, calendário, lista de tarefas, contatos e e-mail. Mas o principal é disciplina, boa vontade e cumplicidade de clientes internos e externos”, recomenda Costacurta.

É impossível administrar o tempo com base na memória. Por isso, é preciso escolher uma ferramenta que esteja em um local centralizado para armazenar seus compromissos, tarefas, informações, metas e projetos. A escolha desse utensílio se baseia no estilo pessoal de cada um. Não existe um melhor ou pior. A ideal é aquele que você mais se encaixa. “Se você for tradicional, as agendas ou planners são ideais, mas, se você for high-tech, existem softwares que são específicos para esse propósito. Para as pessoas que são uma mistura entre o tradicional e o high-tech, o ideal é usar a internet como meio centralizador das informações e imprimir quando for utilizar sua agenda ou caderno. Existem sites que atendem a essas necessidades”, explica Christian Barbosa.

E você, o que fará para ganhar tempo e produtividade? Nunca esqueça que administrá-lo é gerenciar a vida. Vivê-lo com sabedoria e pelo que é importante traz resultados e lhe dá prazer. Afinal, como dizia Goethe: “As coisas mais importantes nunca devem ficar à mercê das coisas menos importantes”.

Matéria publicada na revista VendaMais demaio de 2007.

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