Como se comunicar por e-mail com os clientes

Com a expansão e uso da internet, enviar mensagens ficou mais fácil para os corretores de imóveis. O e-mail é uma forma de comunicação extremamente conveniente e que permite conversar com qualquer pessoa em qualquer parte do mundo. Ele oferece uma série de facilidades, já que é instantâneo, permite anexar arquivos e fotos, além de personalizar a sua mensagem.

Para enviar e-mails, o corretor de imóveis deverá demonstrar uma postura profissional e correta. O endereço de e-mail que usa não deve ser o mesmo utilizado na troca de mensagens pessoais com os amigos. Ao mesmo tempo, deverá evitar o uso de endereços jocosos do tipo: corretor_legal@, augusto.campeao@, fujadoaluguel@ ou denisecampeadevendas@.

Se puder, use o endereço de e-mail da empresa. Esse cuidado ajuda a mostrar que o profissional está associado a uma empresa séria e atuante no mercado. Se atua como corretor de imóveis autônomo, use o seu próprio nome – a sua marca.

Os e-mails que os corretores de imóveis enviam devem ser mais formais, pois muitas vezes são considerados documentos. Nada impede ser mais informal com quem tenha afinidade, porém dentro dos limites profissionais. Além do mais, cada mensagem deve conter apenas um assunto principal. Isso ajuda a mantê-la pequena e facilita a resposta do destinatário. Incluir muitos assuntos na mesma mensagem pode deixar o destinatário confuso, além de fazer com que ele não leia todos os parágrafos ou que se esqueça de comentar algum assunto na resposta. Para o envio de mensagens eficazes, o corretor de imóveis deverá observar alguns cuidados:

• Para a mensagem ser lida até o final, ela deverá conter até 25 linhas. A maioria das pessoas não tem paciência para ler textos extensos na tela do computador. Muitas delas não conseguem sequer permanecer numa mesma página por mais de 30 segundos. Por isso, os e-mails devem ser estruturados de forma a ficarem os mais curtos possíveis, indo direto ao assunto.
• Antes de escrever o e-mail, o corretor de imóveis deve colocar-se no lugar do outro — pensar sobre a melhor forma de explicar algo para alguém que não está tão familiarizado com o assunto a ser encaminhado. A comunicação só será eficiente se transmitir ao destinatário as ideias de modo simples, claro e objetivo, sem deixar dúvidas.
• Lembre-se de que fotos representam muito. Na medida do possível, sempre encaminhe fotos do que está apresentando ao cliente, mas tome cuidado para que elas não estejam pesadas demais – o que pode fazer com que o e-mail não chegue –, estejam mal tiradas ou com ângulos que não valorizam o imóvel.
• Evite abreviações e tome cuidado com a gramática e a pontuação. O alinhamento à esquerda facilita a leitura.
• Inicie a mensagem com uma saudação.
• Textos mais longos exigem parágrafos. A estrutura mais apropriada recomenda a sequência: introdução, desenvolvimento e conclusão. Sempre que enviar documentos anexos ao e-mail, informe isso no corpo da mensagem e liste esses documentos. Dê nomes adequados ao que anexar.
• Deixe linhas em branco entre a saudação, os parágrafos e a assinatura. Procure sempre digitar a mensagem observando as letras maiúsculas no início das frases e o restante em minúsculas.
• Escreva o assunto depois de terminar a redação do e-mail. Dê um título esclarecedor às suas mensagens, de forma que o destinatário saiba de imediato do que trata. Um título atraente fará com que a pessoa não só abra o e-mail como também o responda rapidamente.
• Encerre a sua mensagem com uma despedida. Nas linhas seguintes, seguem a assinatura, endereço e telefone para contato.

Esses são alguns cuidados simples, mas que podem fazer a diferença entre a leitura de seu cliente e o imediato clique no “delete”. Pense nisso!