Como contratar e gerir representantes comerciais?

Tudo começou com um aperto de mão. Vocês foram se tornando mais próximos e logo pedir um e outro favor começou a fazer parte da rotina. Foram anos juntos e você nunca imaginou que essa relação acabaria ali, em um tribunal.

O que foi descrito no parágrafo acima não é o fim de um casamento, mas parte da rotina de processos trabalhistas que representantes comerciais e empresas enfrentam. Isso acontece justamente porque ambas as partes começam uma relação de trabalho de maneira tão informal quanto começam um namoro.

Para que uma boa relação trabalhista tenha começo, meio e fim sem se transformar em uma dor de cabeça (e no bolso!), algumas precauções são recomendáveis, desde o primeiro aperto de mão. Confira!

Contratação

A primeira questão a ser debatida dentro da empresa é se o produto ou serviço que você oferece precisa de um representante comercial. O consultor, palestrante e especialista em marketing, Roberto Maldonado, diz que empresas descentralizadas, com métodos mais abertos e modernos, têm utilizado os representantes: “Muitos empresários encontram na representação comercial a maneira de fazer suas empresas crescerem rapidamente com a multiplicação de suas vendas em todos os estados do Brasil”.

Outra vantagem está no baixo custo desse funcionário. “Não tem a mesma relação do vendedor em regime CLT, é mais fácil expandir a comercialização e aumentar rapidamente a força de vendas praticamente sem custo adicional”, justifica Maldonado.

Para encontrar um bom profissional, o consultor indica a busca em feiras do setor em que a empresa atua, indicação dos clientes atuais e pela internet, como o site: www.clubedorepresentante.com.br. Entretanto, o caminho mais seguro para encontrar um bom profissional é buscar um filiado ao Conselho Regional de Representantes Comerciais (Core) de seu estado. É bom para a empresa e para os representantes, pois, ao se registrarem no conselho, recebem uma série de benefícios, como palestras e divulgação de seus currículos.

Se a empresa já encontrou um bom profissional, podem surgir dúvidas na hora de contratá-lo. A advogada Patrícia Cerqueira adverte que o ideal é fazer o contrato de acordo com a Lei nº 4.886/1965, alterada pela Lei nº 8.420/1992 – senão, nesse estágio pode começar um problema. “Caso não haja obediência ao previsto nessa lei, existe o risco de criar-se um contrato com lacunas que prejudiquem ambas as partes, ou que tragam características de um contrato protegido pela CLT”, observa Patrícia.

Se for protegido pela CLT, a relação de trabalho será de vendedor, e não de representante comercial. Para não haver dúvidas, a advogada explica que o representante deve ser tratado como uma pessoa jurídica que vai prestar serviços a uma empresa – diferentemente do vendedor que tem um vínculo exclusivo com a empresa e carteira assinada. Um bom contrato entre representante comercial e empresa deve conter:

• Condições e requisitos da representação.
• Indicações dos produtos e artigos.
• Prazo do contrato.
• Valor da comissão.
• Praça de representação.
• O modo e a periodicidade do pagamento.
• Obrigações e responsabilidades das partes.
• Indenização do representante pela rescisão sem justa causa.

Patrícia ainda aconselha que “o contrato mais seguro é o que traz tudo o que se pretende devidamente escrito, assinado e registrado. Não há segurança nas combinações meramente verbais”.

Foi isso o que Luiz Henrique Pedro aprendeu na prática. Dono de uma representação, foi procurado por uma pessoa que trabalhou com ele por cinco anos, sem contrato formal ou emissão de notas fiscais, tudo na base da confiança. As vendas estavam indo bem com esse e outros dois representantes. “Durante todo o período em que trabalharam, nunca questionaram ou pediram que eu mudasse nada na relação”, lembra Luiz Henrique.

Hoje, se pudesse voltar atrás, ele teria feito diferente. “Eu jamais teria trabalhado com alguém sem contrato e sem empresa jurídica para emissão de nota fiscal de prestação de serviços. Mencionaria nesse contrato, no mínimo, outra representada do vendedor, solicitando dele cópias de notas fiscais de comissões recebidas daquela empresa mês a mês. Nunca mais agiria com o coração, e sim com a razão, como se diz”, desabafa Luiz

Métodos de trabalho

É difícil saber até que ponto a empresa pode cobrar resultados e compromisso do representante comercial. Por isso, Roberto Maldonado alerta quais são os erros administrativos mais comuns (cuidado para não realizar nenhum deles):

• Fornecer o cartão de visitas da representada para o representante. Ele deve ter o seu próprio cartão, com logotipo de sua empresa.
• Fornecer crachá de identificação, as instalações de sua empresa e o domínio da sua empresa em termos de endereço de e-mail (por exemplo: [email protected]).
• Obrigar a equipe de representantes comerciais a comparecer aos encontros periódicos de vendas. Sempre deverão ser convidados. Eles precisam entender que esses eventos são importantes para a integração e crescimento profissional deles mesmos, mas lhes é facultado o direito de não irem (claro que você estará tendo “um termômetro” do grau de interesse dos representantes em relação à sua empresa pelo não comparecimento a esses eventos).
• A agenda e o número de visitas que o representante comercial faz por dia, assim como os horários e pontualidade, são de total responsabilidade dele. A representada não pode de forma alguma exigir e controlar esse tipo de procedimento.

Bom exemplo

Para abrir a representação de um centro de línguas e intercâmbio em São José do Rio Preto, SP, no início deste ano, Daniel Rodrigues recebeu um treinamento prévio da EF Brasil. Para ele, está bem clara essa relação da representação comercial, ou seja, de ele possuir uma empresa que presta serviço a outra. Por isso, montou sua estrutura na cidade (tinha o território bem definido) e soube que, mesmo atingindo as mais altas metas estipuladas, o lucro só começaria a vir meses depois, já que precisava montar estrutura e ter espaço para atender clientes. As metas são bem rígidas e cobradas trimestralmente. Se o representante não atingir o primeiro nível delas, perde a representação. Por outro lado, ao aparecer qualquer dificuldade, a empresa está sempre pronta a ajudar.

Em virtude dessa cultura de metas e exigências é que Daniel sentiu interesse em trabalhar com eles. “O que eu senti de diferente nessa empresa e que é difícil de encontrar foi a parceria com a qual a gente trabalha. Não me sinto uma peça deslocada dessa engrenagem, mas parte de um todo”, conta.

A experiência como representante deu tão certo que, desde agosto, Daniel contratou um representante para expandir seus negócios à capital paulista. “Agora eu encaro o representante como uma solução para que ele abra um canal de vendas”, completa.

Avaliação de desempenho

Para saber se o representante está trazendo resultados satisfatórios, é preciso ter uma política comercial definida, saber aonde a empresa quer chegar com essa contratação. “Através do acompanhamento dos pedidos digitados pode ser feito um acompanhamento das vendas efetivadas, até mesmo comparando-se com o histórico de compras de períodos anteriores”, explica Roberto Maldonado.

Cada empresa e mercado têm suas peculiaridades, mas, segundo o consultor, o método básico de acompanhamento deve incluir:

• Rapidez no atendimento dos clientes.
• Pedido médio por cliente.
• Preço médio alcançado por cliente.
• Mix de produtos vendidos por cliente.
• Grau de negociação desenvolvida (quando a política comercial flexibiliza algumas ferramentas para o representante comercial).
• Cobertura da carteira geral de clientes.

Demissão

Lembra-se de Luiz Henrique Pedro e seu arrependimento de ter feito um “contrato de confiança”? Ele foi mandado embora de sua representação e, em vez do apoio de amigos, recebeu uma reclamação trabalhista de um de seus representantes. Na primeira audiência, na presença de juiz, testemunhas, documentos comprobatórios e advogados, o reclamante ganhou a primeira ação. Não satisfeito, ele recorreu e ganhou tudo como se tivesse sido funcionário, e não vendedor autônomo com contrato verbal.

Agora, Luiz Henrique não pode recorrer – se quisesse, teria que primeiro pagar a condenação de R$11.700 para depois questionar a decisão. “O pior é que meus advogados afirmaram que não teria êxito algum se recorresse”, lamenta.

Segundo Patrícia Cerqueira, isso é mais comum do que se imagina: “Por todo contato que tenho tido com empresas que adotam o regime de contratação de representantes comercias, o que percebo como algo comum é que os responsáveis pela contratação e gerenciamento das equipes desconhecem as peculiaridades da Lei de Representação Comercial e tendem a igualar o tratamento e as exigências feitas aos representantes com os que são aplicados aos vendedores, gerando essa confusão”.

 

Sem dúvidas!

Leitores da VendaMais enviaram questionamentos do dia a dia que podem ser semelhantes aos que existem em sua empresa. A advogada Patrícia Cerqueira é quem responde:

O que eu posso exigir do meu representante que não configure vínculo empregatício? Em relação a treinamento, metas, área de atuação e reuniões, até que ponto esses itens podem ser implementados com os representantes, sem descaracterizar a relação de representação?

Analisando a grande incidência de reclamações trabalhistas e a necessidade de compreensão da diferença entre atividade de vendedor e de representante comercial, o que se pode exigir do representante comercial é produtividade, sigilo, competência, atendimento de qualidade e dentro das expectativas para regiões de atuação – de modo geral, cumprimento do contrato nos termos pactuados.

Metas, treinamentos, relatórios, reuniões e outras coisas que podem ser entendidas como imposição de subordinação só podem ser exigidas do vendedor, do funcionário contratado celetista. Nessa categoria, é possível estabelecer controle absoluto sobre as atividades exercidas e resultados. Quanto aos representantes, é importante que o empresário, gerente ou qualquer outro responsável pela gestão dessa categoria entenda que existe, aqui, uma relação contratual terceirizada como qualquer outra, portanto existe um limite de atuação.

Estamos pensando em abrir uma base ou escritório para encontros semanais nos quais as vendas possam ser efetuadas de lá mesmo. Isso pode criar algum vínculo empregatício?

Sim, com certeza. A ideia da representação comercial autônoma é de empresa terceirizada, que atua na intermediação de vendas e divulgação de determinada marca, por seus recursos próprios, em estrutura própria, sem cobrança de horário, de uso de uniformes, isto é, sem subordinação de qualquer natureza. A criação de uma base ou escritório para encontros semanais, disponibilização de espaço, de recursos, telefones e computadores, mesmo que não seja obrigatório o comparecimento – a simples disponibilização e uso por diversas formas podem caracterizar modos de subordinação que eventualmente poderão ser apontados em reclamações trabalhistas.

Posso enviar e-mails de documentos como estoque, projeção de vendas, clientes ativos e exigir exclusividade ao menos com relação a produtos do mesmo segmento?

Com relação à exclusividade dos produtos do mesmo segmento é possível estabelecer critérios, desde que previamente pactuado em contrato. Os e-mails sobre informações dos produtos, estoque e clientes podem ser enviados ao representante – afinal, faz parte de um material necessário para execução da atividade, o que pode transformar a situação é o modo como se faz. Se o envio de tais e-mails e documentos vem acompanhado de cobranças, exigências e lembrete de metas, com certeza pode-se ter complicações.