Como se portar em uma reunião?

Normalmente em nossos seminários, quando pedimos a opinião dos participantes sobre as reuniões que habitualmente participam, palavras como “perda de tempo”, “chatas”, “irritantes”, “monótonas”, etc. são apontadas.

Para o mesmo grupo, perguntamos também sobre a importância dessa ferramenta de gestão, e a opinião em geral é “fundamental para o bom andamento”.

Este é o problema: reuniões são fundamentais, mas, por serem muitas vezes mal utilizadas, são odiadas. Uma reunião só é boa quando é produtiva. Aliás, é exatamente isto o que incomoda quem realiza ou participa: a sensação de inutilidade.

Podemos olhar uma reunião por dois lados: de quem realiza e de quem participa. Neste texto, quero abordar o lado do participante, suas responsabilidades e contribuições.

Para começar, é necessário disciplina. Disciplina quanto ao horário de início (não chegar atrasado), durante o andamento da reunião (colaborar e não atrapalhar) e na pós-reunião (executar o combinado).

Preparação também é uma ótima premissa. Procure saber qual será o tema central da reunião e leve suas dúvidas, colocações, colaborações e, nos momentos devidos, manifeste-se.

Como a própria palavra diz, “re-união” é unir novamente. Portanto, posturas que só atrapalham o andamento, tais como intervenções descabidas (piadas, assuntos fora de contexto, reclamações infundadas, críticas sem soluções alternativas, ataques pessoais aos membros do grupo, etc.), só contrariam o propósito básico do encontro.

Mesmo reuniões para tratar de assuntos desagradáveis podem, ao final, deixar a sensação de que se evoluiu no assunto e/ou se chegou a uma solução (a melhor possível).

União é a palavra-chave. Mesmo quando reclamamos, podemos rodear nossas críticas com nossa clara intenção de agregar, colaborar e fazer com que seja possível a melhora.

Reuniões não foram criadas para discutir sobre o futuro das empresas e de suas equipes. Também não existem para ficar falando de passado, o que só consome seu tempo útil. É como ficar “enxugando gelo”. Perde-se muito tempo falando do problema e pouco se investe na solução.

Não se trata de um encontro de amigos, porém o bom-senso deve sempre reger a sua atitude. Nada melhor, então, que se integrar ao clima.

Participar com ideias e em debates é muito bem-vindo, porém não há mal algum em ser um (bom) espectador. Se não tiver algo relevante para ser dito, o melhor é escutar e não ficar querendo “marcar presença” com colocações que não procedem.

Para se argumentar em uma reunião, é necessário ter fatos e dados em mãos. As pessoas não querem sua opinião, e sim o seu depoimento em como corrigir ou melhorar algo.

O mais importante em uma reunião é o assunto/objetivo, e não determinados participantes.

Portanto, fique ligado aos pecados pessoais que podem ser cometidos durante uma reunião:

• Querer chamar atenção para si.
• Monopolizar a atenção para seus argumentos pessoais.
• Fazer pouco caso da opinião alheia.
• Não ter boa vontade em aceitar posições contrárias a sua, etc.

Ser um bom conciliador em debates, muitas vezes, é melhor que querer ter a razão sempre. Não perca a paciência dando um show à parte, com irritação e comentários picantes. Esse tipo de comportamento não “fala bem de você” nem agrega em nada ao grupo.

Muita atenção ao celular! Ficar consultando sabe-se lá o que nele é uma demonstração de pouco interesse pelo que está sendo tratado. No mínimo, você mostra que a sua prioridade não é a reunião ou aquele assunto em particular.

Uma reunião pode ser mais divertida. Esse divertimento pode representar desde bolinho e café para os participantes até um trecho de um filme que se relacione com o tema do encontro. É uma forma de torná-la “diferente”, mais agradável e produtiva.

Quem sabe você pode dar essa colaboração? Quem sabe por meio de você, com suas colaborações pessoais, as reuniões não se tornam melhores? Pode ser? Então, reúna-se com seu gestor e dê algumas ideias.