Aprenda a aplicar a ferramenta no dia a dia e saiba como seu uso pode auxiliar na elaboração de um plano de ação para sua força de vendas
Aprenda a aplicar a ferramenta no dia a dia e como seu uso pode auxiliar na elaboração de um plano de ação para sua força de vendas
Com uma estrutura de 80 franqueados, 115 unidades e 150 vendedores – Mr. Limp, rede de franquias de limpeza especializada em limpeza profissional nos segmentos de Construção Civil, Tratamento e soluções e Industria, identificou na ferramenta 5W2H uma solução para que sua força de vendas pudesse gerenciar as atividades do dia a dia, e, assim obter melhores condições de planejamento diário, semanal e mensal, facilitando o alcance das metas.
Pelo mesmo caminho segue a Tele E-commerce, revendedora credenciada da Claro HDTV que atua no mercado de Telemarketing com uma força de vendas composta por 125 profissionais – todos também utilizando o 5W2H.
Mas, na prática, como funciona essa metodologia de gestão? Como pode ser aproveitada pelos vendedores? Por que é importante sua aplicação? Para esclarecer essas dúvidas, conversamos com essas empresas que contam como adotam a ferramenta e os resultados alcançados por sua equipe de vendas, e também, ouvimos a opinião de um especialista. Acompanhe e veja como aplicá-la no seu dia a dia.
5W2H
A ferramenta 5W2H surgiu nos Estados Unidos durante a busca pela Qualidade Total. Sua nomenclatura é consequência das perguntas que norteiam o processo de planejamento da ação:
What – O que será feito? (etapas)
Why – Por que será feito? (justificativa)
Where – Onde será feito? (local)
When – Quando será feito? (tempo)
Who – Por quem será feito? (responsabilidade)
How – Como será feito? (método)
How much – Quanto custará para ser feito? (custo/investimento)
Metodologia personalizada
Foi durante cursos de Formação de Consultores Organizacionais e Consultoria Corporativa, ambos feitos na FGV e de Conhecimento Avançado em Franchising realizado pela ABF que Henrique Soares Adão, CEO da Mr. Limp e diretor Presidente da HSA Franchising, Holding criação de franquias e gestão das redes de franquias implantadas, além de criadora e detentora da rede de franquias de limpeza Mr. Limp, teve seu primeiro contato com a ferramenta. Mas, foi a partir de uma recente parceria com a Tesarac Contultoria & Treinamento, que identificou na metodologia 5W2H uma forte aliada para alavancar as vendas e melhorar os resultados dos vendedores. “Revi o material através das revistas VendaMais que são entregues para todos os nossos franqueados durante a nossa Universidade Corporativa. Em nosso curso de vendas e durante as palestras fala-se do planejamento mensal, semanal e diário do vendedor. Comecei a analisar o trabalho de campo dos nossos vendedores e percebi que esta ferramenta poderia ser aplicada em nossa operação. Passei alguns dias em campo, atuando com a equipe de vendas, e depois sentei para escrever um plano minucioso, como em um passo a passo, de quais deveriam ser as ações do nosso vendedor padrão”, explica.
A ferramenta, que também é adotada pelos gerentes para acompanhamento e direcionamento das equipes de vendas, trouxe melhorias não apenas no planejamento, mas, também na forma de trabalhar como um todo, enfatiza Soares. “Por meio do 5W2H, conseguimos identificar as reais possibilidades de vendas, exploração de potenciais clientes de forma objetiva e indicadores de resultado reais”, afirma.
Mas, para a metodologia dar certo, não basta vontade de utilizá-la, é preciso investir tempo na preparação e no planejamento prévio ao seu desenvolvimento para que a mesma seja direcionada a corrigir as deficiências e suprir as necessidades dos vendedores. Foi o que Henrique fez. “Primeiramente, através de nossa operação piloto, franquia própria, e da vivência de campo dos consultores de franquias, testamos e implementamos as opções do 5W2H dentro do nosso portfólio que contempla 12 serviços, e com isso, corrigimos problemas da não exploração de todas as oportunidades. O que vimos na prática é que alguns vendedores não exploravam todas as chances de vendas e/ou não conseguiam atuar em mais de uma frente por ter um volume de vendas grande em apenas um nicho de mercado. Assim que a ferramenta foi implantada a mudança de cultura foi quase que imediata”, ressalta o executivo.
A estratégia deu tão certo que a receptividade da força de vendas foi unânime, pois, passaram a identificar efetivamente, o que e como fazer, comemora. “Como a ferramenta é apresentada durante o curso TOP Vendas e faz parte da nossa padronização de trabalho, os vendedores saem do treinamento já cientes de como devem proceder no campo. Antes, o vendedor saia para rua a esmo, o que aparecer, vendia. No entanto, cada área de serviço precisa de uma abordagem específica com apresentação e negociação distintas. Agora o vendedor se planeja e executa sua semana com foco em uma das áreas pré-determinadas. Dentro do mês, se seguir o planejamento, ele irá cobrir todas as nossas áreas de atuação com foco total”, salienta.
Resultado disso? Vendas mais consistentes, menor taxa de rejeição de orçamentos e aumento da assertividade das negociações, e público-alvo melhor qualificado, garante o CEO. "Os resultados foram obtidos imediatamente após a implementação tendo o follow-up total em 30 dias. Temos um ciclo de gestão das franquias e a cada 30 dias fazemos um check-up geral de cada unidade franqueada. Então, do dia que a ferramenta foi lançada tivemos 30 dias para avaliar e medir o resultado, que continua sendo avaliado mês a mês”, reforça Henrique Soares.
Estímulo à Cultura 5W2H
Já na Tele E-commerce, a adoção da ferramenta, que chegou para aprimorar o foco dos vendedores e o compromisso com seus resultados não apenas para a realização profissional, mas, também pessoal, demorou um pouco mais para ser aceita e compreendida pela equipe de vendas, constata Eder Camilo, vendedor proprietário da revendedora. “Como toda nova ferramenta, o resultado não é imediato, leva um tempo para criar hábito e virar ‘Cultura’. Embora alguns vendedores obtenham resultados imediatos, outros respondem entre duas ou três semanas depois”, observa.
Segundo ele, há, também as questões de estabilidade e instabilidade dos que seguem ou não a metodologia 5W2H. “Avaliamos pela estabilidade de quem segue e a instabilidade daqueles que não segue, enfatizando que o vendedor que não segue a metodologia, pode ser um bom vendedor, entretanto, pela falta de planejamento, e sem utilizar a ferramenta de Performance, ter dias que vende muito bem, outros nem tanto, e, portanto, suas vendas também podem ser instáveis, prejudicando seu resultado no final do mês. A planilha ajuda a identificar essas falhas: Faltou o que? Planejamento de suas ações no dia a dia”, responde Camilo.
Com o objetivo de, a partir de então, alcançar aumento no desempenho e comprometimento de todos os vendedores com os seus resultados e objetivos futuros, planejados através da ferramenta, assim como na Mr. Limp, toda a equipe da Tele E-Commerce também passou por um planejamento e treinamento prévio para conhecer e saber lidar com a ferramenta no dia a dia. “Todos os vendedores participaram de um curso em que foi explicado detalhadamente aos vendedores, como trabalhar nesta ferramenta de planejamento de ação. Durante o curso todos traçaram os seus objetivos e metas diárias e anuais, seguindo à risca as informações e as técnicas do 5W2H”, esclarece.
A partir da explanação, muitos gostaram da nova metodologia de trabalho, mas, outros se mostraram resistentes às mudanças, avalia o executivo. “A princípio a maioria recebeu bem, mas, é incrível notar que os vendedores de alta performance já utilizam a ferramenta inconscientemente, pois, quando usaram pela primeira vez, notaram que o resultado foi positivo e deram continuidade ao processo. Já para os de baixa performance, notamos que se trata de uma questão de atitude – quando utilizado pela primeira vez o resultado não foi satisfatório para si, e, então, resolve não continuar o processo achando que a culpa é da ferramenta. Mas, de modo geral a receptividade foi positiva. Nossos líderes também foram capacitados para utilizar e criar uma cultura de uso da ferramenta”, acrescenta.
Camilo destaca ainda que, além do treinamento, a companhia adota estratégias para manter a metodologia viva na lembrança dos vendedores diariamente, e, hoje, todos já utilizaram a ferramenta. “Diariamente temos a reunião matinal com a equipe de vendas, que chamamos de ‘Esquenta’ e sempre citamos a técnica e, também, lembramos a importância da Ação, que é o Como? – Como fazer tal coisa? Um exemplo simples: O que? Superar Meta; Quem? Eu Vendedor; Quando? Mês de janeiro; Quanto? 100 assinaturas; Porque? Alto Comissionamento, Reconhecimento, Realizar Sonhos, etc…; Onde? Na minha P.A (Call Center Tele E-commerce); Como? Ligar para 120 Clientes por dia para realizar cinco assinaturas, totalizando 100 Assinaturas em 20 dias úteis. Com muito foco, persistência e treinamento”, ilustra em detalhes o gestor.
A opinião do especialista
Sabemos que para a equipe de vendas de todo e qualquer negócio, adotar o hábito de elaborar e manter um planejamento semanal é vital, mas, ainda assim, é comum nos depararmos com vendedores e gerentes desesperados no último dia do mês para alcançar a meta a qualquer custo. Tal estratégia, além de não funcionar, é um erro, assegura e explica, Edson Frank das Flores Gatto, consultor de Marketing, Comunicação e Vendas da TESARAC Consultoria & Treinamento. “O correto é que, ao longo do mês, o vendedor saiba, diariamente, o que fazer, como fazer, porque fazer, quem visitar e principalmente, quanto é preciso vender. Só tendo um planejamento diário, semanal e mensal isso é possível”, orienta.
Apesar de fácil de entender, na prática, a metodologia é difícil de ser aplicada e mantida, pois, requer muita disciplina e organização por parte dos vendedores, demonstra Edson Gatto. “A resolução do problema é simples: foco. O vendedor sabe o que e quando deve ser feito. O problema é justamente ter disciplina para primeiro fazer o planejamento e depois colocá-lo em prática. Não é fácil, vendedores tendem a ser levados pelas demandas diárias de pedidos de contatos e de vendas. Atuam de forma reativa ao que os clientes normalmente solicitam. O correto, para ser um sucesso em vendas, é ter um comportamento pró-ativo positivo e antever-se as necessidades do mercado atingindo o público-alvo de forma mais agressiva”, considera.
Vale ressaltar que há outras ferramentas de administração, mas, a simplicidade da metodologia 5W2H a faz ser um diferencial no mercado, afirma o consultor. “Se analisarmos friamente, o 5W2H é a base de muitas teorias da administração como o Kaisen, Lean Manufacture, PDCA, Mix de Marketing, dentre outras, mas, a sua simplicidade de entendimento, facilidade de execução e por proporcionar ao usuário medir os resultados imediatamente, se torna uma das mais utilizadas”, justifica.
Além disso, especificamente para a força de vendas, quando empregada corretamente, sua utilização contribui para o aumento das vendas e, consequentemente, para o alcance das metas, enfatiza o consultor. “Primeiro, ela dá foco para quais ações o vendedor deve se concentrar. Segundo, gera disciplina na força de vendas, e, muitas empresas dependem de frequência de visitação X volume de vendas para atingir seus objetivos, e o método auxilia imensamente neste sentido. Terceiro, que o controle de prospecção, visitas, demonstrações, orçamentos e vendas pode ser feito hora a hora, se necessário, e isso é fantástico!”, exclama Edson Gatto.
Porém, antes de aplicá-la no dia a dia, primeiramente é preciso inspirar, incentivar e motivar a equipe de vendas a usá-la, exatamente como as empresas aqui ouvidas fizeram, evidencia o consultor. “O primeiro passo é fazer uma sensibilização com todos. Fazê-los refletir sobre seus resultados e como eles aconteceram. Fazer os vendedores entenderem, inclusive, através de dinâmicas, que o planejamento faz toda a diferença na vida de uma empresa, sobretudo para um vendedor. Depois, é importante explicar a ferramenta como um todo, mostrar exemplos de outras empresas e, na sequência, solicitar que cada um escreva o seu plano de ação. Neste momento, é fundamental que a empresa ajude um a um, orientando e adaptando o planejamento individual para que seja funcional. Por último acompanhe de perto todo o andamento”, orienta.
Após sua implantação, comparar a produtividade da equipe do período anterior à implantação da metodologia com os números pós implantação da metodologia é uma das formas de avaliação dos resultados mais eficazes, considera Gatto. “Veja os números da sua equipe antes e depois da implantação do método. No início a impressão poderá ser de que o time diminui o ritmo, mas na verdade é o período de adaptação. Depois de alguns dias ficará claro para cada um que a ferramenta é excelente, pois potencializará o resultado de todos. Por isso, o método comparativo é o mais indicado para mensurar os resultados do 5W2H”, reforça e finaliza.
No final da Revista VendaMais há uma planilha 5W2H para você. Você a utiliza? Quais os seus resultados práticos com a ferramenta? Conte para nós – [email protected]
Dez aspectos que demonstram a importância do 5W2H no dia a dia dos vendedores.
- Não correr atrás da meta no último dia do mês;
- Aumentar os números da empresa (ticket médio de vendas, número de clientes, número de visitas);
- Verificar com mais rapidez as deficiências da equipe e determinar quais treinamentos são necessários;
- Ter controle total sobre o time comercial e, principalmente, sobre o faturamento da empresa;
- Determinar quais públicos e ou segmentos quer atingir;
- Motivar e reconhecer o time fica mais fácil. É só cruzar os resultados da ferramenta 5W2H com campanhas de incentivo as vendas;
- Ganho de produtividade: faz mais com menos. O mesmo time passa a produzir mais;
- Descobrir novos talentos que podem ser alçados a cargos de gerência;
- Por fim, o mais importante: tranquilidade e motivação. Não tem correria, não tem desespero, e ao mesmo tempo, ganha vendedores motivados, pois os resultados aparecem muito rápido.
Fonte: Edson Frank das Flores Gatto, consultor de Marketing, Comunicação e Vendas da TESARAC Consultoria & Treinamento.
