Como utilizar o método Kanban para vendas?

Imagine vender produtos baratos, adequados aos clientes e de qualidade superior. Com essa estratégia, a Toyota conquistou a preferência dos consumidores e promoveu uma revolução no sistema de produção capitalista.

 

Conduzida pelas mãos do engenheiro chinês Taiichi Ohno, a metodologia buscou solucionar os problemas de produção do Japão com o seguinte pensamento: “Se não temos mão de obra especializada, precisamos educá-la. Se não temos mercado consumidor, precisamos fazer produtos baratos, agradar aos clientes para que eles comprem mais e exportar ao máximo. Se não temos matéria-prima, teremos o mínimo estoque possível e faremos produtos de qualidade. Tudo para evitar o desperdício”.

 

A fórmula simbolizou o princípio do método Kanban, batizado com a premissa de ouvir o cliente em primeiro lugar. Unindo isso a uma linha de montagem dinâmica, na qual poderia construir produtos diferentes, Ohno foi capaz de produzir apenas por demanda. Sem estoque, não havia possibilidade de prejuízo com mercadoria parada, aumentando o capital de giro. Outra vantagem do sistema Kanban era que ele exigia que os funcionários não se restringissem a saber somente sua parte na produção. A proposta incentivava o conhecimento do processo de montagem do carro como um todo, sempre preparada para impedir a produção de mercadorias com defeito, contribuindo para a eliminação dos desperdícios.

 

O método é utilizado por meio de um esquema composto de retângulos de papel colorido colocados em envelopes de vinil, sempre em um local visível a todos os envolvidos. Para essa aplicação, existem dois diferentes tipos de cartões: Kanban de requisição e Kanban de ordem de produção. Enquanto o Kanban de requisição detalha a quantidade que o processo subsequente deve retirar nos setores de abastecimento, o Kanban de produção determina a quantidade que o processo seguinte deve produzir. Dessa forma, esses cartões irão circular entre os setores de produção e abastecimento da empresa, fornecendo informações de retirada de peças e produção e gerando uma interação entre as operações produtivas.

 

Do Japão para o mundo

A crise do consumo na década de 70 e a necessidade de produzir sob demanda trouxeram a aplicação do método Kanban para outros segmentos, tanto no setor industrial quanto no de serviços, para pequenas, médias ou grandes organizações. Com os consumidores buscando pontualidade, variedade, baixo custo e alta qualidade, a flexibilidade passou a ser uma exigência que as companhias deveriam atender a fim de sobreviver e prosperar nesse novo cenário.

 

No Ocidente, o emprego dos conceitos do Kanban levou à criação das estratégias de marketing de relacionamento, em que a empresa desenvolve um relacionamento contínuo com seus clientes, parceiros e concorrentes. Com essa abordagem, as empresas dedicam-se aos seus clientes, monitoram constantemente seus concorrentes e desenvolvem um sistema de análise de feedback, transformando essas informações sobre o mercado e a concorrência em uma nova e importante abordagem para o produto.

 

Embora o Kanban físico seja mais conhecido, muitas empresas têm implementado sistemas de Kanban eletrônico (e-Kanban) em substituição ao tradicional. Vários sistemas Enterprise Resource Planning (ERP) oferecem a possibilidade de utilização integrada do Kanban eletrônico, permitindo a sinalização imediata da demanda real do cliente em toda a cadeia de fornecimento. “No Kanban físico, os cartões de identificação podem ser perdidos, erros de movimentação podem ocorrer e a visualização remota e o trabalho em equipe nesses cartões são quase impossíveis.

 

No eletrônico, podemos ver o mesmo cartão Kanban ser monitorado pela TV instalada na sala da diretoria em São Paulo e, ao mesmo tempo, ser atualizado pelo vendedor que está conversando com o cliente no Rio de Janeiro. Também é possível mudar automaticamente a cor de um cartão Kanban eletrônico, visando sinalizar atrasos, necessidade de reposição ou intervenção no processo produtivo ou de atendimento”, explica Erick Vils, presidente da WebSoftware.

 

Os aplicativos da WebSoftware são baseados na plataforma web. Essa tecnologia permite que as soluções desenvolvidas possam ser executadas a partir de qualquer navegador da internet ou por redes de comunicação privadas e totalmente seguras, minimizando custos de instalação, manutenção e atualização de versões. Essa é uma alternativa que permite às organizações terem acesso aos melhores aplicativos sem a necessidade de altos investimentos em infraestrutura, equipe de informática e sistemas de administração.

 

Aplicação em vendas

As funcionalidades do método são tão diversas que permitiram a aplicação às vendas consultivas, contribuindo para o aumento da produtividade e redução de desperdícios. “Na adaptação que criamos do Kanban para gestão de equipes comerciais, cada oportunidade de negócio é convertida em um cartão que se move dentro do processo de atendimento. Esse processo pode ser personalizado pela empresa e tempos de atendimento podem ser configurados para cada etapa da comercialização. Assim, é possível alterar para vermelho um cartão (oportunidade de negócio) que está ‘parado’ em uma determinada fase há muito tempo, por exemplo: na fase de negociação com o cliente”, destaca Erick.

 

A adaptação da metodologia para a área comercial trouxe ainda mais agilidade e fluidez no relacionamento com o cliente. “O desperdício de tempo cai drasticamente. As oportunidades comerciais são apresentadas nos painéis Kanban desenhados para serem exibidos em televisores dentro da empresa, de forma que sejam facilmente sinalizadas as oportunidades que precisam de interação do vendedor ou do gerente comercial. A informação sobre a negociação não é visível para todos no painel, mas o nome dos responsáveis sim, bem como a cor que indica se a negociação está em dia ou atrasada. Em todos os casos que implementamos o Kanban eletrônico, aumentamos o comprometimento das pessoas e fortalecemos o trabalho em equipe, por mais que pareça estranho e improvável”, diz o presidente.

 

O sistema mede a produtividade da equipe comercial com ponteiros que indicam as taxas de conversão, mostrando rapidamente como está a “saúde” do departamento. “Essas metas e ponteiros podem ser parametrizados e a cada minuto o painel é atualizado, tornando a informação sempre precisa e confiável”, afirma. Nada mal para uma equipe realmente profissional, focada em comprometimento, transparência e resultados.

 

Vantagens do Kanban eletrônico para a área comercial:

• Quantidade e qualidade dos prospects que entram no ciclo de venda.
• Agilidade na movimentação do cliente dentro das fases da venda (se nada for feito, fica amarelo e depois vermelho).
• Taxas de conversão (se nenhum negócio é fechado, o ponteiro piora a cada instante que passa).
• Tempo médio de conversão, descarte ou identificação de perdas (existe meta até para o tempo gasto em identificar clientes que não têm potencial ou que compraram com o concorrente, pois isso toma tempo dos vendedores).