O planejamento de ligações futuras de clientes pode ser uma boa forma de organização para pessoas que fazem ligações o dia todo. Quem já recebeu uma ligação telefônica e, assim que a conversa foi finalizada, a pessoa do outro lado disse: ?Voltarei a ligar para você para lhe dar um retorno? e, depois de dias, você não o recebeu. Então, você toma a iniciativa de ligar novamente para lembrá-la da pendência. Qual impressão é passada nesse momento?

Essas são situações que ocorrem em nosso dia-a-dia e todos nós estamos sujeitos a elas. Para evitar esses problemas, você poderá anotar os compromissos em uma agenda manual ou informatizada. Entretanto, se o volume de ligações for muito grande, os retornos serão fundamentais e qualquer deslize poderá causar a perda de algo muito valioso para a empresa: o cliente.

É necessário um cuidado especial em relação a esse controle e algum esforço para minimizar o risco de possíveis erros. Você deve ter uma única fonte de anotações, pois se anotar em vários lugares, um dia irá se confundir.

Para uma atendente que lida com clientes, é interessante que essa agenda esteja integrada ao histórico de contatos. Dessa maneira, ela poderá fazer anotações quando o cliente ligar e ainda agendar futuras ligações, além de permitir um reagendamento e um aviso das ligações que serão feitas durante o dia. Planejar as ligações e manter esse controle é um grande desafio.

Além do planejamento ser fundamental, o monitoramento sistemático é o que leva ao sucesso de todo o trabalho, com alterações, correções e ajustes feitos no decorrer da execução das atividades.

Uma agenda bem organizada e monitorada também é uma forma de mostrar ao cliente que ele é muito importante para a sua empresa.