Como conseguir administrar melhor o tempo e aumentar a produtividade?

O assunto não é novo, mas, por incrível que pareça, ainda é um problema para a maioria dos profissionais hoje em dia. Então, para começarmos a falar sobre ele, propomos a seguinte reflexão. Pare e pense se entre a sua rotina profissional e pessoal você tem conseguido:

• Reviver aquele projeto, mofando há meses em sua gaveta, sobre a instalação de uma nova sistemática de trabalho em seu setor?
   
• Fazer/terminar um curso de aperfeiçoamento continuamente postergado?
   
• Chegar um pouco mais cedo em casa e poder conviver mais com os filhos/família?
   
• Pôr em dia sua saúde e ir à academia praticar seu esporte favorito?
   
• Ou mesmo parar para descansar sem estar com a “consciência pesada”, achando que deveria estar fazendo mil coisas em vez daquilo?

Pois é, se você respondeu negativamente uma dessas questões, está sofrendo de um mal que aflige muitas pessoas: a má administração do tempo. Hoje, há um grande paradoxo que permeia as atividades dos profissionais, pois, se de um lado temos muitas tecnologias ao nosso dispor para que nos organizemos melhor, por outro, essas mesmas tecnologias exigem que façamos tudo mais rapidamente, que respondamos à altura de sua velocidade. E isso faz com que muitas pessoas tenham a sensação de que não dão mais conta de tudo o que faziam, ou que as tarefas cada vez aumentam mais.

Então, o ponto de equilíbrio é perceber se realmente a quantidade de tarefas que você realiza aumentou ou se a questão é não estar sabendo administrar seu tempo. Se for a segunda opção, Ernesto Berg, em seu mais recente livro, Quem roubou o meu tempo? – Os segredos da alta eficácia ao seu alcance, pode ajudar você.

O autor – que é administrador, sociólogo, palestrante e sócio-diretor da Berg & Cia., empresa especializada em desenvolvimento organizacional e de recursos humanos – apresenta em seu livro 11 situações que podem fazer com que você não administre corretamente o seu tempo e, assim, não alcance a eficácia profissional e a alta produtividade. Confira alguns desses itens, veja se eles estão o atrapalhando e elimine-os de vez para que, além de se planejar melhor e ser um profissional de sucesso, ao mesmo tempo você tenha qualidade de vida:

• Falta de prioridades – O que fazer antes: o importante ou o urgente? Certamente essa dúvida já tirou o seu sono, não é mesmo? Atividades urgentes precisam ser executadas rapidamente e requerem atenção imediata. Tarefas importantes são as que têm de ser realizadas com presteza, mas não possuem conotação de urgentes. Então, Berg sugere que você utilize uma matriz do uso do tempo* para dividir suas atividades diárias, separando o que é importante e o que não é e cruzando essas tarefas entre urgente e não urgente. Assim, você poderá mensurar a quantidade de coisas importantes e urgentes que ocorrem no seu dia e passar a “tratar” das causas do urgente, em vez de se contentar com seus efeitos.
   
• Perfeccionismo – Se vocêacha que seu modo de trabalhar é sempre o melhor, controla cada detalhe do seu departamento, examina detalhadamente os itens antes de liberar o trabalho, tem coisas que só você sabe fazer no seu setor, etc., você é um perfeccionista convicto, o que é garantia de improdutividade, atrasos, retrabalho e irritações.

Segundo Berg, certo grau de perfeccionismo é até exigido, mas é preciso ter bom-senso. Por isso, ele dá algumas dicas para se livrar desse mal, quando exagerado: em vez da perfeição, contente-se com o ótimo ou o bom; não perca tempo corrigindo falhas sem importância, que pesam pouco no contexto geral; permita que as pessoas executem as atividades do seu próprio jeito, desde que atinjam os resultados, etc.

• Incapacidade de dizer não – Pare e reflita: quanto mais você trabalha, mais serviços recebe para fazer? Seu chefe costuma interromper suas atividades e lhe dá serviços adicionais, mesmo que esteja “atolado” de tanto trabalho? Você não recusa um serviço, mesmo sobrecarregado, por medo de desagradar ou de ser malvisto pelos colegas? Se respondeu sim a duas ou mais perguntas, você está precisando aprender a dizer não, pois ele, dito de forma adequada, é a maneira mais rápida e simples de eliminar desperdiçadores de tempo.

A questão é saber qual é essa forma adequada, não é mesmo? Berg orienta que umas das formas de dizer não é dizer sim. Ficou confuso? Calma, veja o exemplo: se você não tiver cinco minutos e alguém lhe pedir, fale: “Sim (enquanto olha a sua agenda), você pode voltar às 16h30? É quando tenho um horário disponível, e vou reservar esses cinco minutos para conversarmos”.

Outra dica é jogar a “responsabilidade” para o chefe. Se ele lhe atribui mais uma tarefa e você já está “atolado”, faça com que ele decida o que é prioridade: “Estou fazendo o relatório mensal, que deve ser entregue em dois dias. Você quer que eu largue essa tarefa e assuma o novo trabalho agora ou termino o relatório e daqui a dois dias começo o novo?”. Se ele precisar de ambos os trabalhos em dois dias, sugira que outra pessoa faça o novo.

E aí, ficou curioso para saber quais são as outras oito situações-chave que podem estar o impedindo de ser um profissional mais eficaz e altamente produtivo? Então, não deixe de ler esse livro, que, além de dicas para solucionar cada situação, traz consigo um DVD com a palestra de Ernesto Berg sobre o tema gestão do tempo no intuito de que você consiga administrá-lo ainda melhor e alcance a tão sonhada qualidade de vida. Boa leitura!

*Na seção VM Plus do site VendaMais, você confere uma matéria sobre gestão do tempo, com o exemplo de uma matriz de gerenciamento do tempo. Acesse: www.vendamais.com.br.

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