Vale a pena investir em relatórios de vendas?

Poucos assuntos em vendas geram tanto envolvimento emocional quanto relatórios. Há quem ame fazê-los e atribua a eles o sucesso de uma organização. Outros acreditam que eles não passam de uma burocracia criada para diminuir a produtividade. A VendaMais foi a campo entrevistar quem vive o dia a dia de vendas para descobrir: afinal, na prática, relatórios ajudam ou atrapalham as vendas? Veja o que pensam nossos leitores!

 

“O maior patrimônio de um vendedor não é o produto ou a empresa para a qual trabalha, mas sim o cliente. Colocar num relatório todas as visitas que faço seria o mesmo que dar meu tesouro para a empresa. Se eu sair dela, provavelmente outro vendedor poderá visitar meus clientes. Posso sim, e até devo, fazer relatórios para mim mesmo, para meu controle.”

Hernandez*

*O nome foi alterado para preservar a identidade do leitor

 

“Penso que os relatórios de vendas são fundamentais para o bom andamento da profissão. Sou ávido por eles e os utilizo sistematicamente. O fato de as informações serem mal utilizadas por gerentes é problema deles. Vendedor que se preza usa e abusa de relatórios.”

Antonio Silveira Neto

 

“Aqui na empresa implantamos o que chamamos de Demanda de Capacidade. Trata-se de uma planilha demonstrativa, que visa direcionar o vendedor, mostrando no que ele erra e no que acerta. Isso tem diminuído o tempo de relatório, pois ele a preenche rapidamente em cinco minutos todos os dias, colocando dados como número de visitas, de follow-ups, de prospecções, etc., que são confrontados com seus números mensais de vendas. A liberdade que tal planilha permite motivou bastante nosso time, melhorando 15% as vendas para cada um deles, em média, por mês.”

Wylder Machado

 

“Sou contra o relatório de visitas. Para mim, o vendedor precisa de uma agenda, ou seja, deve programar sua semana com antecedência e informar sua gerência dos passos que está dando. Na empresa em que trabalho, o vendedor é analisado pela quantidade de visitas que são feitas no mês.”

Jocimar da Rocha

 

“Aqui na empresa há um relatório chamado FCA (Fato, Causa e Ação), o qual meus vendedores preenchem e pelo qual me orientam na tomada de decisão. Ele é mensal e sempre nos auxilia a medir desempenhos regionais. Outro relatório que nós utilizamos é baseado no 5W2H, no qual o vendedor coloca as ações realizadas diariamente. Esse relatório está vinculado ao pagamento de comissões (sem ele, significa que não houve visitas). Com o preenchimento correto, consigo fazer uma ponderação de novas prospecções e futuras aplicações de meus produtos.”

Wagner Gonsalez

 

“Já trabalhei em uma empresa na qual era responsável pelo acompanhamento dos relatórios de visita. Todos os dias, existiam confusões na equipe, eles faziam de qualquer jeito, entregavam atrasado ou davam um relatório que não existiu. Eu sempre ligava para os clientes fazendo um pós-visita e ouvia absurdos do tipo: ‘Não conheço esta empresa e muito menos este incompetente’. Não existia um diálogo entre a gerência e a equipe. E eu, como uma assistente de vendas, não tinha autonomia para mudar o método. Em minha opinião, relatórios são essenciais, mas com limite e método eficiente, real, acompanhados pela gerência e discutidos com a equipe. Não acho legal uma equipe ter obrigação de passar tudo o que fez durante todo o dia. Seria melhor uma breve reunião em que cada um falasse um pouco do que vivenciou.”

Janira Ramos

 

“Fico impressionada como algumas pessoas têm resistência para compreender o importante papel dos relatórios e o quanto eles podem ajudar na gestão do negócio. Em uma das unidades que gerencio, avaliando o relatório de cancelamento de pedidos, fiz a supervisora perceber que seus vendedores estavam com alto índice de pedidos cancelados por motivos banais e que, por isso, ela deixou de bater sua meta. Em outra unidade, ficou claro que muitos vendedores externos estavam deixando para o telemarketing atender alguns clientes e trabalhando somente os que têm melhor relacionamento. Nos dois casos, ensinamos a equipe a analisar seus números e desenvolvemos campanhas internas simples. O resultado foi ótimo, reativamos 90 clientes em um mês e reduzimos em 30% o índice de cancelamento de pedidos com o acompanhamento diário.”

Margarete Lopes

 

“Na Persell, os vendedores, ao prospectarem, preenchem uma ficha de visitas com dados para serem inseridos em nosso sistema (histórico de visitas) e uma planilha de acompanhamento de negócios prováveis e de produtividade. Nela, consideramos que uma produtividade ideal seria: para cada dez visitas, três negócios são identificados e uma venda é concluída. Assim, procuramos avaliar o quão distante cada vendedor está desse ideal (considerando que sua meta é vender oito equipamentos no mês) e em que fase do ciclo da venda o vendedor precisa investir (no volume de prospecção, no desenvolvimento da venda ou no fechamento).”

Ricardo Mesquita

 

“Sou responsável pela área comercial de minha empresa e lido diariamente com essa situação. Acredito que os vendedores possuem aversão a relatórios por não saberem extrair deles ferramentas para melhorias nas vendas ou serviço. Quando há o despertar dos benefícios que os relatórios podem proporcionar, tudo se torna mais prazeroso e rotineiro. Vejo realmente nas empresas preocupação excessiva no controle, e não na análise de desenvolvimento. Essa ‘desconfiança’ quanto ao que os vendedores fazem denigre o trabalho e o esforço de vendas.”

Fabrício de Souza

 

Comentário do especialista

Paulo Ferreira

 

Os relatórios auxiliam, sem dúvida alguma, quem sabe utilizá-los. O problema é que normalmente as pessoas os fazem sem muita objetividade. A falta de saber que tipo de informações extrair dali é o que impede as pessoas de fazerem melhor uso deles. Às vezes, as informações que constam no relatório só servem para a fiscalização da equipe, e isso cria uma rejeição por parte dela.

O relatório de vendas não deve relatar tudo o que o vendedor tratou com o cliente porque isso tem uma finalidade muito precária, não é prático. O importante é extrair algumas das informações simples dessa visita, como:

• Onde o vendedor foi.
• O nome do cliente.
• O dia.
• O contato com quem ele falou lá na empresa.
• Que tipo de produto ofereceu e qual vendeu.
• Que tipo de problema foi resolver.

Essas são informações para que os gerentes possam acompanhar a atividade do vendedor. Quando eles nunca vão a campo, têm a tendência de querer que o cara preencha um relatório extenso, porque não conseguem visualizar o que aconteceu na visita.

Além disso, o relatório deixa de ser importante para o vendedor, quando ele o manda todo mês para o gerente e este não faz nada com aquilo. Não tem procedência, encaminhamento nem feedback – nada. E aí eu concordo com os vendedores que dizem que não deveriam nem fazer relatórios, porque estão os emitindo apenas para completar a burocracia interna. O relatório, para ter uma finalidade, tanto a quem faz quanto a quem lê, tem de ter um objetivo que não pode estar atrelado a desconfianças, dúvidas em relação ao que está sendo feito.

As informações de vendas semanal de um vendedor geralmente são registradas em uma folha, frente e verso. O restante deve fazer parte de um relacionamento do vendedor com o gerente. Ele deve conversar sempre com a sua equipe e trocar experiências. O vendedor não pode perder mais tempo fazendo relatórios do que ligando ou visitando.

 

Para saber mais:

Estamos preparando uma matéria especial sobre relatórios de vendas! Não perca a edição de janeiro da VendaMais,para você começar 2011 com relatórios importantes (e úteis!).