Secretária: sua nova aliada

Conquistar a confiança e a credibilidade das secretárias é fundamental para conseguir boas reuniões de negócios

Conquistar a confiança e a credibilidade das secretárias executivas é fundamental para conseguir boas reuniões de negócios, especialmente ao prospectar no alto escalão

Alguns vendedores enxergam as secretárias apenas como uma barreira para chegar até o cliente – muitos executivos certamente já deixaram de conseguir muitas reuniões importantes por influência delas. Especialmente em empresas de grande porte ou com faturamento alto, as secretárias comuns perderam espaço para as secretárias executivas, que deixaram de fazer o papel apenas operacional e agora atuam como cogestoras, braços direitos dos executivos. Cair nas graças delas é fundamental para ter sucesso nas reuniões de negócios.

Para muitos vendedores, quando se fala em contato qualificado ou de um bom prospect, a figura que vem à cabeça é das pessoas que tomam as decisões finais, e por isso os executivos de alto escalão são intensamente procurados. Segundo Maria Veiga Filha, consultora em gestão secretarial, é justamente por esse grande assédio que eles contam com secretárias executivas, que não atuam apenas atendendo telefones ou recebendo correspondência, mas chegam a fazer análise de dados e informações, apenas levando esses dados para que eles deem um aval às suas escolhas.

Isso significa que são as secretárias executivas que fazem a triagem das informações que chegarão até os chefes e decidem quais são as melhores opções. “Uma informação de venda passada com detalhes para uma secretária executiva tem chances muito maiores de ser aprovada do que a estratégia que a maioria dos vendedores pratica, de tentar ultrapassar o ‘obstáculo’ da secretária para chegar ao chefe. Como são elas quem detêm esse poder de escolha, elas barram as tentativas sem a mínima preocupação”, explica a consultora.

Segundo Maria, aqueles vendedores que já descobriram que os contatos decisivos não são os chefes, mas sim as secretárias, fecharam grandes contatos. “Se o vendedor muda o foco do executivo para a secretária e apresenta todas as informações como se ela fosse a cliente a ser conquistada, a chance de chegar até o executivo e fechar o contrato é maior que 70%. As informações que as secretárias foram convencidas de que eram de extrema relevância são apresentadas com todo cuidado para conseguir o aval final do chefe”, avalia.

O palestrante em vendas Maurício Góis diz que as secretárias são aliadas: “Quem disse que as secretárias são apenas veículos humanos ou trampolins de saias para se chegar aos chefes deve estar sendo comido pelos vermes das objeções. Faça o contrário, transforme a secretária em força humana a seu favor. Para isso, você precisa, em muitos casos, vender sua ideia primeiro a ela”.

Para Stefi Maerker, autora do livro Secretária – Uma parceira de sucesso (Editora Gente), quanto mais o tempo passa, mais a secretária se envolve com a empresa e se torna um centro vital de informações, o que realmente lhe confere um poder significativo. “Assusta saber que, em última análise, o executivo tem acesso basicamente às informações filtradas por ela”, comenta. Porém, a autora ressalta que toda profissional competente e atuante nessa área sabe que sua função é fazer que as coisas cheguem às mãos dos executivos da maneira mais clara possível, e que deve atuar como uma facilitadora, não como uma pedra no sapato dos vendedores.

Alie-se a elas

A secretária executiva conhece muito bem os desejos e as necessidades dos executivos, pois ambos costumam trabalhar em uma sintonia fina. A responsabilidade da gestão dos diversos assuntos da empresa com o comando do fluxo das informações são alguns dos motivos que reforçam o quanto os vendedores devem buscar um bom relacionamento com elas.

Entre os entraves para o bom relacionamento de secretárias e vendedores, Maria Veiga cita novamente o exemplo daqueles que tratam as secretárias como empecilhos, falando com elas em linguagem impessoal e desinteressada, principalmente porque se referem sempre a uma terceira pessoa – o executivo. Também é comum que os vendedores respondam com meias verdades para conseguirem alguns minutos com o prospect. “As secretárias conseguem perceber rapidamente quem está mentindo, pois são preparadas e lidam com esse tipo de situação o dia todo”, alerta. “Já vi muitos casos de secretárias que foram tratadas friamente ou de maneira desrespeitosa, que fizeram questão de não encaminhar o vendedor para a reunião com o executivo”, conta.

Ainda de acordo com a consultora, se o vendedor passar a enxergar a secretária como uma das etapas da negociação e fizer a apresentação de seu produto e serviço para ela, certamente poderá contar com sua ajuda para filtrar os dados mais importantes para aquela empresa, e até a maneira de abordar o executivo. “Ela conhece o chefe e sabe o que chamará atenção dele. Alguns executivos gostam de dados e chegam a pedir para a secretária grifar o que ela acha mais importante em um texto. Outros só prestam atenção em números. Se ela sente que aquilo será bom para a empresa, levará a informação até o chefe de maneira qualificada, de forma que ele a compreenda, e não da maneira que o vendedor foi treinado para apresentar”, finaliza.

10 dicas para ter as secretárias executivas a seu favor:

  1. Agende um horário para falar diretamente com a secretária e faça uma apresentação de vendas para ela.
  2. Mostre que você a valoriza e se preparou para o momento da reunião. Vale fazer um agrado, como um brinde ou uma lembrança, mas verifique a política da empresa para essa questão.
  3. Não minta e não persista na mentira. Tudo cairá por terra quando você for recebido pelo executivo, e isso será muito ruim para sua imagem.
  4. Desenvolva empatia pela secretária e entenda que ela está ali cumprindo ordens de superiores, com o papel de “filtro”.
  5. Passe à secretária as informações mais relevantes. Evite bombardeá-la com informações a serem filtradas, pois isso pode dificultar o acesso ao cliente.
  6. Disponha de materiais para apresentação de seus produtos em diversos formatos: impresso, eletrônico (para ser repassado via e-mail) ou em pen drive. Não seja o único porta-voz da informação.
  7. Ao falar com a secretária, evite passar a impressão de que está falando com alguém que não entende do assunto. A empresa e seus assuntos mais técnicos fazem parte do dia a dia dela.
  8. Aproveite a reunião com a secretária para perguntar sobre a realização de eventos internos, que podem ser boas oportunidades para apresentar seu produto.
  9. Participar de eventos específicos para secretárias é uma maneira de conhecê-las melhor e prospectar em dezenas de empresas diferentes em um único lugar.
  10. Tenha em mente que as secretárias executivas não estão apenas em empresas de grande porte. Elas são necessárias também em empresas com poucos funcionários e alto faturamento.

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