Janeiro é tempo de planejar! Por isso, na Retrospectiva VendaMais deste mês, trouxemos para você uma matéria publicada na edição de janeiro de 2004 e que mostra um passo a passo para que seu planejamento funcione. Confira! Fim de ano. Em nossas casas, um pouco antes da virada do ano, fazemos uma tonelada de promessas. Entrar na dieta, fazer exercícios, parar de fumar e outras. A imensa maioria, abandonada ou esquecida em poucos meses. Em grande parte das empresas, não é diferente. Não se planeja ou, se algum planejamento é feito, é abandonado no meio do caminho.

Na pesquisa feita por VendaMais, 10,5% afirmaram não planejar. Os motivos foram os de praxe: não é possível prever o futuro, ou simplesmente não funciona. Até mesmo quem dedica tempo e recursos a um planejamento não está livre de decepções no meio do caminho. ?Falhamos no controle, no acompanhamento. Conseguimos acompanhar até mais ou menos seis meses, depois entramos numa rotina e nos envolvemos em projetos que nos absorviam maior tempo, deixando de lado o controle. Na verdade, acabamos não mensurando os resultados?, diz o leitor Domingos Fatobene Júnior, de Jundiaí, SP. Esse caso, entretanto, é um feliz exemplo. Domingos identificou o erro da sua equipe, enquanto a maioria opta pelo caminho mais cômodo de dizer que ?planejamento não funciona e pronto?.

Seu mapa e sua bússola ? O consultor Ricardo Pedrosa é veemente quando se trata de pessoas que acham que planejamento é inútil: ?De maneira alguma! Inúteis são as ações empreendidas sem direção, sem conhecimento do mercado, sem controle dos seus custos e sem saber como realizar receitas necessárias. Essas empresas burras estão sempre em dificuldades ou falindo. Vivem culpando o governo, o mundo, a inflação, os juros altos, o mercado. Diante da incapacidade de se conhecer, são incompetentes no conhecimento do que fazer para alcançar o sucesso?.

O professor e consultor Fábio Luciano Violin cita bons exemplos. ?Até mesmo pequenas empresas estão começando a planejar, já pensam em exportar, expandir. Esse foi o caso de muitas empresas de ?fundo de quintal? as quais praticamente da noite para o dia tiveram que se estruturar para poderem crescer. Empresas como a Embraco, Marcopolo, Magazine Luiza, O Boticário e tantas outras são exemplos vivos de que planejar mais do que uma necessidade é uma obrigação para se manterem no mercado?.

A esses bons exemplos, adicionamos os dos nossos assinantes. ?Uma empresa sem planejamento está fadada ao fracasso. Estamos no mercado ? e muito bem ? há cinco anos, o que comprova sua utilidade. É através do planejamento de vendas que decidimos tudo dentro da nossa empresa: compras, investimentos, contratações, etc.?, diz o leitor Willington da Cruz Potengi Júnior, de Natal, RN. Aliás, vários leitores destacaram exatamente esse aspecto do planejamento. É ele que dá o ?norte? para a empresa, um local onde se deseja chegar. Dessa maneira, facilita que todos os esforços se concentrem em uma só direção.

O consultor Eduardo Botelho sintetiza: ?planejamento é tudo que precisa ser feito visando conseguir obter sucesso em alguma atividade que será praticada. Vendas ou não, pessoal ou profissional. O que conta é planejar?.

Por onde começar

? Antes de começar um planejamento, defina que, ora, vai começar o planejamento. A quem compete definir as metas, analisar números, estabelecer planos. Uma área em que os consultores e os profissionais ouvidos por VendaMais concordam: o planejamento não deve ser feito de forma estanque. É necessária a participação de diversas pessoas, o envolvimento de vários setores de uma empresa. Para a assinante Roseny Natividade Baptista, de São Luis, MA, o mais importante é ouvir a equipe de trabalho. ?É a área de vendas que traz dados importantes sobre os clientes já que estão mais próximas da realidade e necessidade do mercado?.

Correto, mas não é apenas a área de vendas que deve ser ouvida, como nota o consultor Fábio Violin. Ele faz analogia da empresa com um barco, no qual ele está na proa e você na popa. ?Aí começa a fazer água no ?seu? lado do braço. Bom, isto não é comigo, não é minha obrigação, não é meu setor. Mas e se o barco afundar, não afunda apenas uma parte, afundamos todos juntos?. Portanto, planejar é da responsabilidade de todos, e mais, fazer com que o planejamento produza frutos é responsabilidade de cada um, não somente dos diretores, donos, gerentes.

A maioria das pessoas que responderam à pesquisa concordam com essa visão: 48,5% responderam que planejam o desempenho da empresa inteira. Os 19,4% que responderam que planejam apenas a área de vendas ainda assim conseguem resultados positivos. Mas eles poderiam ser bem melhores.

Na hora de montar o plano, o consultor Eduardo Botelho afirma que é importante responder algumas perguntas:

– O QUÊ? ? Objetivo a ser alcançado.
– POR QUÊ? ? Razões/benefícios a serem conseguidos com o objetivo.
– QUANDO? ? Data para o atingimento do objetivo.
– QUEM? ? Quem estará envolvido e quais suas responsabilidades.
– QUANTO? ? Estabelecimento de custos.
– COMO? ? Ações necessárias para que o objetivo estabelecido seja alcançado.
– QUAIS? ? Serão as dificuldades/obstáculos/problemas que (provavelmente, ou até com certeza) terão que ser enfrentados e vencidos para que o objetivo seja alcançado.

É hora de colocar as pessoas nessa equação.

Por pessoas e para pessoas ? Planejar é responsabilidade de todos, pois de forma direta ou indireta todos estão envolvidos com os resultados, diz o consultor Fábio Violin. ?E mais, mesmo que os diretores ou consultores apontem caminhos, as informações importantes, o ato de colocar em prática o que se deseja, o contato com cliente acontece em todos os níveis. Assim, todos devem ter participação no processo?. Dependendo do tamanho da empresa, é impossível juntar todas as pessoas em torno de uma mesa para discutir o planejamento; mas todos os funcionários devem ser informados do que está sendo feito, de onde determinado número ou meta surgiu, o que aquela empresa espera para o próximo ano ou período.

A experiência do leitor Élcio Marques de Castro, de Belo Horizonte, MG, é um bom exemplo: ?No ano de 2003, realizamos um planejamento da empresa até o ano de 2008. Devemos fechar esse primeiro ano com 105% das metas cumpridas, ou seja, com uma boa sobra. O planejamento alinhou a empresa com um único sentido, envolvendo todos na busca das metas?. ?A união de todos em direção a um mesmo alvo não é apenas um resultado do planejamento, é algo que deve acontecer desde a sua concepção?, diz Ricardo Pedrosa. Independente do tamanho e da estrutura organizacional da empresa, deve ser instituída uma coordenação responsável pela conscientização, elaboração, implantação, administração e acompanhamento do planejamento. O essencial é que todos os envolvidos, em todos os níveis, participem de todas as etapas até o fechamento do seu ciclo, quando deverá ser analisado o resultado operacional, base para a confecção do próximo documento de planejamento.

Esse também foi um dos pontos principais apontados por Eduardo Botelho. Se todos, na empresa, não desejarem, não quiserem que o planejamento aconteça, não adianta forçar. Então, envolva-se e envolva a todos desde cedo.

Números, dados e palpites ? das pessoas que foram pesquisadas, uma grande porcentagem ? 46,61% ? disse que utiliza principalmente números regionais e internos para tomar suas decisões: projeções de mercado, quantidade de cliente x prospects na região e histórico de vendas anteriores. Porém, vários assinantes marcaram mais de uma opção aqui, mostrando o quanto o planejamento é levado a sério por parte dos empresários. Lógico, teve os 5,8% que afirmaram planejar baseado no ?puro chute?, mas isso é outra história.

Veja o que os consultores e profissionais sugerem que você leve em conta na hora de fazer seu planejamento:

·Mais do que números, leve em conta uma análise profunda e isenta dos erros praticados até aquele momento em sua empresa.

Eduardo Botelho, consultor

·Leve em conta a situação do mercado, suas metas, o histórico de vendas. Nós até temos um departamento de pesquisa só para nos auxiliar nisso.

Carolina Campos, Douglas Tsukimoto e Gustavo Zerbini, gerentes da Pernod Ricard do Brasil

·Primeiro, é necessário estudar a fundo os recursos disponíveis e a qualidade dos recursos humanos, materiais, financeiros da empresa. O mercado consumidor, concorrente massivo e segmentado e fornecedor devem ser conhecidos e analisados através de pesquisas científicas. Ricardo Pedrosa, consultor

·O mais importante é conseguir o consentimento e o sentido de responsabilidade de todos. Marisa Duarte, Concórdia, SC

·Apoie-se em informações tanto de fora da empresa (concorrentes, clientes, governo, entre outros) e de dentro da empresa (fatores internos como funcionários, processos, proficiências entre outros). Fabio Violin, consultor

·Se não tiver oponentes ou puder desprezar o poder dos oponentes, planeje sempre com lógica; caso contrário abandone a lógica e pense com os conceitos de estratégia competitiva. Explore sua força e as fraquezas de seus concorrentes. Sérgio Zaccarelli, consultor

·Acreditar naquilo que você vê; ter e transmitir carisma e coragem, para fazer o que precisa ser feito. Agostinho Gonçalves Vieira, Anápolis, GO

Dividir para conquistar ? Esse planejamento da empresa, se bem feito, deve dar origem a dois outros planos de ação. Egberto Prado Lopes Bastos, consultor da MTB ? Assessoria Organizacional, revela o primeiro: um plano de desempenho individual dos vendedores, com avaliação ao longo do ano.

Muitas vezes, o alcance da meta por parte do vendedor não traz o retorno esperado. O faturamento não se traduz em rentabilidade, ou seja, vendeu-se com muito desconto e para maus clientes, gerando baixas margens e inadimplência. “Isso ocorre quando as metas dos vendedores não estão propriamente associadas às metas e à estratégia da empresa”, afirma Bastos. “É justamente por esse motivo que o planejamento deve começar pelas metas quantitativas, que devem ser associadas a uma meta corporativa. Por exemplo: uma meta de aumento de vendas pode ser associada à meta corporativa de baixa inadimplência, indo além do simplesmente vender”.

O leitor José Roberto Locatelli, de Marília, SP, concorda e utiliza metas até mais curtas: ?estipulamos metas por grupo de produtos, semanais e mensais, o que tornou nossas vendas melhor distribuídas, evitando os acúmulos de venda nas últimas semanas do mês?. O outro planejamento é ainda mais específico. É o pessoal, feito ali, na mente e no coração de cada pessoa. O que ela pretende fazer pela empresa e, no fim das contas, por ela própria. Pequenos planejamentos, setor a setor, todos voltados para uma meta, um norte em comum. Aqui está um dos maiores segredos do planejamento.

Mantendo a chama viva ? Certo, você planejou, colocou as metas que sua empresa pretende atingir no mural, todo mundo gostou, sabe o que tem de fazer no ano, perfeito. Aí, entra em cena a grande vilã da história e seu comparsa: dona Rotina e Zé Incêndio. Lidando com uma e com outro todos os dias, durante semanas, é fácil esquecer daquele papel que vai amarelando no quadro de avisos. Aí, metas são abandonadas, intenções esquecidas. É de nossa natureza. Volte aos tempos de escola. Primeiro dia de aula, você abre o caderno, branquinho, branquinho, virgem de anotações, cheio de possibilidades. Você escreve com capricho aquelas primeiras páginas, letra bonita, respeita as margens. Um mês depois já voltou aos garranchos, desenhos nas margens, forca e batalha naval nas últimas folhas.

É de nossa natureza perder o encanto e a motivação com o tempo. Mas há maneiras de se evitar isso. Ricardo Pedrosa diz que uma das formas de se evitar esse abandono é transferir conhecimentos ? treinamento ? até existir a certeza da convicção espontânea por todos. Daí por diante acontecerá a automotivação necessária para a mudança comportamental no sentido de querer fazer acontecer o planejamento. Não se consegue nada de alguém se não for de sua vontade.

O leitor André Bergoli, do Rio de Janeiro, mostra as vantagens de se dedicar: ?é preciso ter a consciência que a perda de tempo planejando é compensatória, dedicar-se 100% ao planejamento, engajar-se. Eu devo a ele 80% de meu sucesso empresarial?. Egberto Bastos reforça que o acompanhamento de alcance de metas parciais deve ser constante. ?Dessa forma, é possível acompanhar o desempenho de cada vendedor e corrigir quaisquer problemas que venham a ocorrer antes da avaliação final, aumentando a possibilidade de sucesso?.

O consultor Fábio Violin diz que, para evitar que o planejamento seja abandonado, além de estabelecer prazos, metas e responsáveis, é preciso desenvolver alguma forma de avaliação do progresso. Muitos dividem a grande meta anual em pequenas metas, mensuráveis; a série de ?pequenas vitórias? é suficiente para manter a maior parte do pessoal motivada. Geralmente, dá-se um estímulo aos responsáveis. ?Mas muitos pedem a cabeça do responsável quando algo sai errado, o que é incorreto pois gera apreensão, descrédito e instabilidade no ambiente de trabalho?, completa.

Erros a serem evitados ? Nossos especialistas alertaram que há vários pequenos detalhes que podem tirar um planejamento de sua rota. Acompanhe:

·Falta do ?como?. Não adianta definir ?o que? se quer até ?quando? se não mostrar possíveis caminhos para tal, ou pelo menos indicar quem serão os responsáveis pela criação de tais caminhos.

·Falta de prioridades. Na hora de planejar, eleja uma meta principal acompanhada, se quiser, de alguns objetivos menores; estabelecer três ou quatro metas de igual importância torna o planejamento inútil, pois as pessoas perdem o foco.

·Pressa. Planejamento não funciona para quem precisa de resultados para ontem.

·Não controlar de forma efetiva os resultados das ações e as necessidades decorrentes de melhoria, mudança, redução ou expansão dos objetivos.

·Planejar baseado em um problema passageiro e não na real situação da empresa. É como se um carro de corrida fosse para todas as provas com pneu de chuva porque, no dia em que ele foi desenhado, chovia.

·Definir mal os problemas. Por exemplo, pode não adiantar planejar bem a abertura de uma nova filial da empresa em uma determinada cidade, se a decisão de abrir essa filial não foi vista como parte de um problema maior de como crescer ou expandir. Não adianta planejar bem a abertura da filial se o problema maior foi mal decidido

·Não controlar de forma efetiva os resultados das ações e as necessidades decorrentes de melhoria, mudança, redução ou expansão dos objetivos.

O planejamento pessoal ? Tão importante quanto o planejamento de uma empresa é o planejamento de cada profissional que lá trabalha. Você já pensou onde e como deseja estar no final de 2004? E, se você souber disso, o que você deve fazer para alcançar tal meta? No planejamento pessoal, entretanto, existe algo mais importante do que números. Veja:

Habilidades anteriores + habilidades que você adquiriu esse ano = potencial aumento de vendas.

Em outras palavras, se você quer vender mais, cresça como profissional. Planeje, para 2004 ações sólidas que o ajudem a atingir sua meta. Cursos, leituras, práticas diferentes. Mesmo ações simples podem ajudá-lo. Se você, por exemplo, comprometer-se a contatar um cliente ou prospect todo dia naquela horinha em que todo mundo já está se preparando para ir para casa. É algo simples, mas que no final do ano significa que você falou com mais de 200 clientes ou prospects, o que deve gerar uma boa quantidade de negócios.

Muitas dessas ações são conhecidas apenas por você, que adapta os planos e metas da empresa de maneira a se adequarem aos seus próprios planos ? uma ação positiva de quem age e não apenas reage. Outras ações a empresa pode sugerir.

Para Egberto Bastos, a empresa deve determinar quais competências compõem o “ideal” para o cargo, ou seja, como o funcionário deve atuar (comportamento, habilidade e conhecimento) para atingir às metas quantitativas e atender aos padrões de desempenho. “As competências, quando bem desenhadas, garantem o sucesso do funcionário e, conseqüentemente, da empresa no longo prazo. ?Essa é até uma segurança maior para os funcionários, que sabem exatamente o que devem desenvolver, em que áreas devem se aprimorar para serem promovidos, conquistar novas responsabilidades, entre outras.

Tudo que tem um início deve ter um fim ? E chegamos, então, à hora da verdade ? de apurar todos os números e ver o que foi conseguido e o que pode ser melhorado para os próximos planejamentos. Algumas empresas falham nessa hora e não divulgam os resultados conforme deveria. Ora, todo o pessoal da empresa trabalhou duro, por muito tempo, para atingir determinado objetivo. Os resultados, então, devem ser divulgados com, no mínimo, a mesma festa e fanfarra com que se anunciou os objetivos do planejamento. Se os números não foram atingidos, reúnam-se, vejam o que ficou faltando fazer. Se as metas foram alcançadas e superadas, comemorem e prometam que o ano que vem será ainda melhor.

Se for preciso, coloque os números em perspectiva. Imagine que você planejou aumentar as vendas em 20%. Fechou o ano com um aumento de 17%. Aí, vai ver o mercado e descobre que, em média, seus concorrentes só cresceram 5%. Nesse caso, pode comemorar, que o resultado foi muito expressivo, sim. Também divulgue os resultados que não podem ser expressos em números e que são um bônus de um bom planejamento. Um aumento na motivação e energia interna do pessoal, por exemplo. O leitor Sérgio Cândido Gomes, de Muriaé, MG, diz que o maior problema dele era a falta de mão-de-obra especializada. ?Os trabalhadores entendiam a profissão como um bico, mas o planejamento tem contribuído muito para mudar essa consciência?.

Os resultados podem ser medidos, contados, pesados, na ponta do lápis são a base de todo o planejamento. Mas você tem muito mais a ganhar. E o melhor de tudo é que, quanto mais você faz planos para a sua empresa, quanto mais cuidado você tem na hora de traçar o norte de seus negócios, melhor os resultados se tornam. E, ano após ano, as notícias positivas tendem a se acumular. É como diz o leitor Vanderson Jacob, de Tatuí, SP: ?O planejamento ajudou na confecção de um barracão para depósito e na compra de um caminhão. Em 2004 estou planejando comprar uma carreta ? já estou agindo?.

Um planejamento que dê bom resultado é o melhor motivo para se planejar novamente. Você tem um ano inteiro à sua frente. Qual a empresa que quer construir? O que deseja para o seu futuro? Quantos possíveis clientes existem na sua região e quantos deles você deseja que comprem de você? Tire alguns dias para pensar na resposta, junte o pessoal da sua empresa, bote no papel. Comprometam-se hoje com um futuro melhor para todos.
Aí, é só arregaçar as mangas e fazer acontecer.

Resumo Se você quer fazer um planejamento que funciona, siga esses passos:

1 ? Defina claramente o que você quer. Para isso, estude a fundo a situação da sua empresa e da sua região.

2 ? Escute seus clientes e o pessoal da sua empresa. Eles têm muitos dados e informações úteis a passar.

3 ? Envolva a todos na sua empresa. É a motivação e o comprometimento de todo o pessoal que determinará o sucesso do planejamento.

4 ? Reconheça que estão todos no mesmo barco. Envolva todos os setores da empresa, não apenas vendas.

5 ? O planejamento deve ter metas mensuráveis e um prazo final conhecido por todos.

6 ? Estabeleça caminhos para atingir o objetivo.

7 ? Crie metas intermediárias que facilitam o alcance da meta maior.

8 ? Divulgue os resultados, tire lições do que conseguiram e o que ficou a desejar. Lute para que o próximo ano ou período seja ainda melhor.

O planejamento segundo Comércio

?Planejamos conseguir mais clientes. Para tanto, batemos três vezes em todas as portas de Santa Fé do Sul entregando amostras de ração para cachorro e gato e um folheto da loja. Numa cidade de 20 mil residências, distribuímos cinco mil ímãs de geladeira com nosso telefone e endereço. Já melhoramos nosso nível de atendimento e aumentamos o tamanho e estoque de produtos na loja.?
Carlos Brandão Carreri ? Santa Fé do Sul ? SP

Indústria
?O planejamento permite não vender além da capacidade de produção, dar parâmetros para o setor de suprimentos para não faltarem insumos, parâmetros para o setor financeiro em relação ao faturamento e não falhar com os clientes com promessas que não podem ser cumpridas.?
Gelson José Gasparotto ? Jundiaí ? SP

Serviços
?Planejamos e tivemos o resultado esperado em vendas e atendimento; diminuímos o custo operacional; simplificamos atendimento; motivamos o pessoal (o mais difícil de ser atingido).?
Jessica Monezi Javens ? São Paulo ? SP

Representantes
?Sou representante comercial, então para ter um salário decente, primeiro preciso estipular o quanto quero ganhar. Sabendo disso, é hora de calcular de quantas em quantas semanas recebo uma coleção nova (trabalho com confecção). Então vejo o número de clientes que possuo e faço uma média de compra desse cliente, sempre com crescimento em relação ao mesmo período do ano passado. Acrescento o número de clientes novos que quero e quanto eu espero que cada um deles compre. Com isso, aumentei meu faturamento, o número de peças vendidas por coleção e a quantidade de clientes em carteira.?
Leandro Longo ? Curitiba ? PR

FRASES

?Não planejar é uma insensatez?
Eduardo Botelho ? Consultor

“O planejamento favorece o engajamento de todos na ação. Traz motivação e estimula para atingir as metas e até superá-las?
Isabella Ramos Brito, assinante, Imperatriz ? MA

DEPOIMENTOS
?Graças ao planejamento, hoje temos nossa sede própria com uma sala de treinamento bem equipada. No ramo pessoal, tenho uma filha linda que estuda num bom colégio, o que foi planejado antes que eu me casasse?
João Rodrigues dos Santos ? Jaguariuna ? SP

?Fizemos um planejamento para tirar a empresa de uma situação muito difícil. Em três meses conseguimos sair?
Andréa M. M. Junqueira ? Oliveira ? MG

?Planejamos conseguir dez novos clientes em setembro de 2003. Conseguimos?
Paulo Ricardo Ribeiro ? Amapá ? AP

?A empresa tem menos problemas financeiros a médio prazo. Toda a equipe de vendas sabe onde quer chegar. Portanto é mais fácil saber que energia, força, direção se deve tomar para atingir a meta?
Dejair B. de Paula Jr. ? Maringá ? PR

?Se já consegui um resultado positivo com planejamento? Conquistei uma nova representada, comprei um carro novo, consegui poupar e obter resultados financeiros positivos, administrei melhor receitas e despesas e levantei capital para montar o próprio negócio?
Geraldo Aparecido Zobjole ? Campo Grande ? MS

Para saber mais:

Consultores
Ricardo Pedrosa ? www.gentteeficaz.com.br
Eduardo Botelho ? www.ipeb.com.br
Sergio Zacarelli ? [email protected]
Fábio Luciano Violin ? [email protected]
Maria Ignez Prado Lopez Bastos ? [email protected]
Silvia Magalhães de Araújo Itokazu ? [email protected]

Quem planeja no Brasil

·Toda a empresa precisa atingir determinada meta ? 48,5%
·Diversas áreas da empresa fazem planejamento ? 21, 6%
·Apenas a área de vendas planeja ? 19,4%
·Não planejamos ? 10,5%
A reação mais comum das pessoas frente ao planejamento

·Gostam e sentem que é mais uma segurança para o trabalho ? 65%
·Participam ativamente, mas abandonam o planejamento em poucos meses ? 15,2 %
·Acham que é perda de tempo, 5,6 %
·Outros ? 14,2% coloque uma pessoa sentada, com expressão neutra no rosto.
Otimismo com reservas
65% dos leitores pesquisados por VendaMais esperam que as vendas de 2004 sejam um pouco melhores do que as de 2003. Apenas 11% esperam vendas iguais ou piores que as desses ano.

Para saber mais ? Livros
Administração Contemporânea ? Perspectivas Estratégicas ? Marcelo Milano Falcão Vieira e Lúcia Maria Barbosa de Oliveira
Estratégia Empresarial, Tendências e Desafios ? Um Enfoque na Realidade Brasileira ? Takeshy Tachizawa e Wilson Rezende
Construindo Planos de Negócios ? Todos os Passos Necessários para Planejar e Desenvolver Negócios de Sucesso ? Cesar Salim, Nelson Hochman, Andrea Cecilia Ramal e Silvina Ana Ramal