Em um mundo perfeito, cada e-mail enviado a um potencial cliente é lido e respondido prontamente. Show de bola, não é? Infelizmente, a verdade é que a maioria de nossos prospects está tão ocupada em seus afazeres que presta pouca atenção às mensagens que recebem, quanto mais dão algum tipo de resposta a elas.

Mas, então, e-mails não são úteis para um trabalho prospectivo? Devemos esquecer essa ferramenta? Não, é claro que não! A verdade é que a maioria dos profissionais de vendas não sabe como usar corretamente o correio eletrônico.

Existem algumas formas inteligentes de trabalhar e-mails e fazer que seu prospect, no mínimo, tenha a atenção despertada, não delete sua mensagem, leia-a (nem que seja mais tarde) e retorne esse contato.

Pode ser que o mundo perfeito descrito há pouco não seja alcançado, mas, definitivamente, sua taxa de sucesso irá melhorar muito com o bom uso dessa ferramenta. Pode acreditar. Como exemplo, descrevo um caso recente de uma de minhas clientes, a qual obteve retorno de um prospect 20 segundos depois de ter enviado um e-mail. Segundo ela, fazia algumas semanas que tentava contatar um gerente de negócios por telefone, e nunca recebia uma resposta.

Você também pode conseguir resultados semelhantes respeitando – e nunca esquecendo – os três principais mandamentos que explicam por que prospects ignoram e-mails (não somente os seus).

1. Muitos sequer recebem sua mensagem
   Com o aumento exponencial de mensagens indesejadas que recebemos todos os dias, não é de surpreender que os filtros de proteção antispam sejam cada vez melhores e difíceis de serem transpostos. Mensagens com arquivos anexados (especialmente os mais “pesados”), com muitos links, excesso de gráficos ou tabelas e pirotecnias criativas são mais facilmente barrados e, muitas vezes, não alcançam a caixa de e-mails dos potenciais clientes. Pior, eles nem ficam sabendo que você tentou contatá-los. Procure simplificar seus e-mails, principalmente os de prospecção. Nada de imagens ou fotos. Vale também para o tamanho daquela logomarca que você usa na assinatura de sua comunicação.
2. Será que você realmente motivou o prospect a retornar sua mensagem?
   Por mais difícil que seja afirmar isso, a verdade é que poucas pessoas se importam se sua empresa tem uma longa tradição no mercado e um histórico invejável de sucesso. Os prospects estão muito preocupados com os problemas que têm para resolver em suas empresas. E esse deve ser o “gancho” de sua comunicação, ela deve focar na forma como você pode resolver os problemas deles, não o seu. Não perca tempo com formalidades e frivolidades, vá direto ao ponto: como você pode resolver a vida do potencial cliente. Motive-o a querer saber mais sobre como pode ajudá-lo e de que forma isso acontecerá. Em síntese, a questão não é falar de você, mas demonstrar efetivamente que você sabe qual é o problema que o prospect enfrenta e que pode colaborar para encontrar a solução para ele. Acredite, as chances de você iniciar uma real conversa sobre vendas aumentam significativamente quando essas dicas são seguidas!
3. Não pretenda negociar tudo só porque você conseguiu atenção
   Minha experiência indica que você dispõe de apenas três segundos – ou menos – para convencer seu prospect de que ele deve ler seu e-mail e de que não investirá mais tempo do que acha necessário na leitura de toda a mensagem. Percebe a lógica apresentada? Primeiro, você o convence a ler; depois, a persistir na leitura. O seu objetivo não é ser apenas atraente, mas também estimulante. Não permita que seu e-mail tenha mais do que três parágrafos. Se for necessário estender-se mais, opte por um formulário em que o potencial cliente é convidado a responder a algumas perguntas pertinentes à proposta que você quer oferecer. Qualquer coisa além disso aumenta, e muito, as chances de você ficar a ver navios…

Seus potenciais clientes já têm muito o que fazer, então, não faça mal uso do tempo deles. Em seus contatos, procure deixar claro o que você quer e o que eles devem fazer assim que terminarem de ler seu e-mail: retornar a mensagem, telefonar, clicar, preencher, etc. Diga-lhes o que devem fazer em uma frase simples e objetiva; não tenha medo. E assegure-lhes de que isso não levará mais do que alguns segundos. Conduza o processo, demonstre confiança e segurança.

É claro que não posso garantir 100% de sucesso em suas campanhas de prospecção por e-mail apenas por seguir fielmente os três passos indicados neste artigo. Seria leviano de minha parte. Mas posso prometer que você verá um aumento significativo nos retornos de seus e-mails se acreditar, praticar e persistir nessa estratégia.

Tenho clientes que elevaram suas taxas de respostas em 61% ao adotarem essas dicas de abordagem por e-mail. Muitos reportaram que, em vez de investirem muito tempo pesquisando lista de contatos, passaram a investir muito mais tempo em se relacionar com prospects que se interessaram pelas propostas recebidas.

Esse, claro, é o sonho de qualquer profissional de vendas. Acredite nessas três dicas e coloque-as em prática em suas próximas campanhas de e-mails. Sua carteira de clientes aumentará e suas vendas também.

Tradução e adaptação: Júlio Clebsch