Segunda-feira cedo, mais ou menos umas 9 horas da manhã. Sua reunião semanal de vendas era para ter começado meia hora atrás, mas até agora apenas 5 de seus 12 vendedores apareceram, sendo que um deles acaba de se levantar e sair da sala para atender o telefonema de um cliente. Você revê suas anotações e dá uma olhada em volta da mesa. Os outros quatro vendedores que ficaram estão completamente absorvidos revisando suas agendas. As únicas caras amigáveis são a da assistente e do pessoal do atendimento, que estão ali para ficar por dentro das novidades.
Se esse tipo de pesadelo acontece com frequência em sua empresa, continue lendo. Você já deve saber que reuniões como a descrita acima só fazem piorar a produtividade.
Por que isso acontece? Para a especialista Donna Siegel, editora do SalesDoctors Magazine, o maior problema é que essas reuniões acabam virando uma salada em que todo e qualquer assunto é discutido. Os colaboradores da empresa têm alguma coisa para dizer à equipe de vendas e, já que a equipe está toda ali reunida, aproveitam para tentar resolver seus próprios problemas.
Embora possamos entender que muitos desses assuntos sejam importantes e mereçam ser discutidos, é de se questionar por que todo mundo pensa que a reunião de vendas é o único lugar e momento para discutir aquilo. Se você tem apenas uma hora por semana para se reunir com toda a equipe, é melhor aproveitá-la a fim de discutir o que realmente interessa: vendas.
Então, se você quer que seus vendedores comecem a aparecer sem precisar ficar relembrando ou ameaçando, que suas reuniões passem a ser realmente produtivas e parar de desperdiçar tempo e esforços, experimente usar estes métodos apresentados por Donna Siegel para aproveitar ao máximo suas reuniões de vendas:
Uma reunião de vendas produtiva começa com um plano
Sua primeira tarefa ao organizar uma reunião é entender o que exatamente deve e pode ser realizado. Pela experiência de Siegel, reuniões de vendas são muito mais produtivas se mantiverem foco em apenas três objetivos:
Apresentar novas informações e novidades necessárias.
Compartilhar ideias e recursos.
Melhorar técnicas de venda.
Apresentar novas informações e novidades necessárias –Seja uma megacorporação ou uma empresa individual, é preciso estar mudando constantemente para sobreviver. As organizações introduzem novos produtos e serviços, mudam as características daquilo que já vendem, surgem novas tendências no mercado, concorrentes inventam táticas novas, os procedimentos e rotinas mudam, etc.
Sua equipe de vendas precisa estar por dentro de todas essas mudanças se você quiser que continuem realmente produtivos. É por isso que o líder de vendas deve fazer uma breve introdução sobre cada mudança efetuada e discutir brevemente seu impacto no processo da venda – ou nas relações com clientes. Reuniões de vendas são excelentes oportunidades para informar as novidades aos colaboradores. Afinal, quem é que não gosta de estar bem-informado?
Compartilhar ideias e recursos –Geralmente, seus vendedores não têm tempo para ficar conversando com os outros profissionais de vendas da empresa. Mesmo que estejam na mesma sala, estão tão ocupados procurando prospects, preparando propostas e fechando vendas que não sobra muito tempo para ficar batendo papo. Mas, ao mesmo tempo, eles possuem contato com muitas pessoas, o que acaba criando uma riqueza de informações recebidas dos prospects, bem como de novas ideias que foram usadas/vistas/aprendidas a fim de lidar com certas situações de venda. Uma reunião é o lugar ideal para que seus vendedores compartilhem essas informações de forma organizada e produtiva.
Melhorar técnicas de venda –Vendedores são como atletas: se não houver atenção constante para os detalhes de suas técnicas, eles começam a “enferrujar”, o que pode acabar custando caro em termos de vendas perdidas. Então, para que isso não aconteça, é fundamental que o líder faça um reforço eficaz e contínuo das técnicas corretas de vendas com sua equipe. Uma reunião de vendas é o melhor lugar para tratar desses assuntos – sem interrupções e com a participação de todos.
A estrutura de uma reunião produtiva
As reuniões de vendas mais produtivas, de acordo com Siegel, têm quatro componentes, que seguem esta ordem:
Notícias importantes da semana– A primeira parte de uma reunião de vendas é uma excelente oportunidade para que os vendedores compartilhem informações importantes sobre o que anda acontecendo em seu território ou no dia a dia. Essa é uma ótima forma de começar, pois permite que todos participem e ainda dá tempo para os atrasadinhos chegarem.
Algumas ações importantes incluem, por exemplo, um fato interessante sobre um grande prospect, uma nova tática que está sendo usada pela concorrência, uma nova exigência feita por um cliente ou notícias sobre o mercado em geral, entre outras.
Novidades –A segunda parte da reunião deve ser destinada para informar os vendedores sobre mudanças que a empresa está promovendo e que, de alguma forma, terão impacto sobre eles.
Novas ideias –Acabamos de ver que alguns assuntos podem aparecer fora de hora, sendo agendados para depois. Esse é o momento certo para trazê-los à tona. Então, faça um brainstorm (tempestade de ideias), discuta melhores práticas e invente novas maneiras de enfrentar situações difíceis em vendas. Confira algumas dicas para esse segmento da reunião:
Introduza um assunto que seja de interesse da força de vendas.
Peça que um ou dois vendedores apresentem suas experiências pessoais sobre o assunto.
Faça com que os outros profissionais de vendas compartilhem ideias ou ações que já fizeram para solucionar esse problema.
Anote todas as ideias apresentadas.
Encoraje sua equipe a inventar uma nova forma de fazer isso – só para estimular a criatividade e aumentar o interesse.
Apresente todas as ideias coletadas e faça com que cada vendedor escolha uma delas para usar naquela semana com seus clientes e prospects.
Refinamento das técnicas de venda –O segmento final da reunião deve ter seu foco no refinamento de uma única técnica de venda. Ao incluir um breve espaço de tempo, todas as semanas, especificamente para a melhoria contínua em vendas, você faz com que os vendedores passem a pensar constantemente nisso. Para que essa parte da reunião funcione, é preciso um pouco de planejamento. Por isso, antes da reunião:
Distribua para a equipe um texto ou documento que estimule ideias que depois possam ser discutidas.
Lembre a todos que o texto deve ser lido antes da reunião ser iniciada.
E durante a reunião de vendas:
Faça com que o grupo discuta como essas ideias podem ser implementadas no dia a dia.
Pergunte a seus vendedores como eles aplicariam essas técnicas com seus clientes atuais.
Se tiver tempo, faça com que seus profissionais de vendas simulem uma conversa com clientes, imaginando como eles reagiriam usando essa nova técnica.
Alguns pensamentos adicionais
A reunião de vendas pode ser a hora mais produtiva de toda a semana e um evento do qual todos os seus vendedores queiram participar. Mas para conseguir unir produtividade e entusiasmo, é preciso ter a certeza de que:
A reunião será relevante para os vendedores. Você fica falando o tempo todo em administração do tempo? Se eles vão investir seu tempo nisso, é bom que tirem alguma coisa de proveito.
A reunião será altamente participativa, e não um monólogo ou discurso seu. Vendedores estão sempre famintos por novas ideias e adoram mostrar para seus colegas as soluções criativas que inventaram para determinadas situações.
A reunião respeitará o tempo agendado, mesmo que isso signifique marcar um outro encontro.
Faça isso e suas reuniões semanais deixarão de ser obrigatórias e se transformarão no acontecimento da semana.
