O tempo é a coisa mais democrática que existe. Todo mundo recebe, todos os dias, vinte quatro horas para gastar. Nem um pouco mais nem um pouco a menos. Já que não podemos comprar mais tempo, reciclar o já utilizado, ou mesmo recuperar o tempo perdido, a melhor coisa que temos a fazer é aprender a administrá-lo da maneira mais eficiente. Afinal o “planejamento perfeito é a melhor preparação para uma improvisação genial”.

Aqui vão algumas dicas que podem ajudá-lo, e à sua equipe também:

1. Evite os ladrões de tempo. Segundo Edgar K. Geffroy, autor de 200 maneiras de vender mais e melhor (Editora Saraiva), esses ladrões são:

? Procrastinação

? Centralizar tarefas que podem ser delegadas

? Colegas que se aproveitam da sua boa vontade

? Chefes que marcam reuniões não decidem nada

? Clientes que precisam ser reeducados

? Distrações agradáveis (bate-papo cafezinho, pausa para fumar, etc

? Trabalhar sem concentração

? Tagarelar

? Ser perfeccionista

? Indecisão na hora de decidir

? Demora exagerada ao telefone

? Demora exagerada com clientes

? “Pseudo-atividades”

? Falta de planejamento e organização

2. Defina metas razoáveis para suas atividades.

3. Dê a si mesmo o tempo suficiente para realizar essas metas (geralmente demoram um pouco mais do que você espera).

4. Defina objetivos de curto e médio prazos.

5. Ponha seus objetivos no papel e revise-os regularmente.

6. Contrate um assistente para lidar com visitantes inesperados.

7. Aprenda a dizer “Não” educadamente e sem sentimentos de culpa.

8. Trate sempre primeiro dos assuntos desagradáveis.

9. Não se esqueça da Lei de Pareto: Vinte por cento dos seus esforços produzem 80% dos seus resultados.

10. Se você tem um trabalho urgente para fazer, cheque se não existe uma sala vaga – principalmente a sala de reuniões – e mude-se temporariamente para lá. Avise apenas sua secretária ou um colega.

11. Faça uma lista de pessoas com as quais ainda não está preparado para falar, ou com quem não quer falar (pessoalmente ou por telefone e dê para a recepcionista/telefonista/secretária.

12. Prepare listas do que fazer em situações e atividades repetitivas.

13. Encoraje subordinados a resolverem problemas por si próprios. Não deixe ninguém aparecer com um problema sem apresentar pelo menos duas ou três alternativas para resolvê-lo.

14. Quando você delegar algum trabalho, explique exatamente que tipo de resultado está esperando e deixe sua equipe decidir que caminho tomar para alcançar esses resultados.

15. Seja específico ao delegar uma tarefa. Proponha uma data-limite e marque-a no seu calendário, para você poder fazer o follow-up.

16. Quando você delegar uma tarefa e ela for cumprida com sucesso, não se esqueça de parabenizar a pessoa responsável. Isso vai facilitar outras vezes que você quiser delegar algo.

17. Não se perca em bate-papos inúteis. Se a cordialidade e boa educação requerem um papinho no momento, faça-o no começo da conversa, para poder encurtá-lo.

18. Evite interrupções.

19. Separe alguns momentos do dia onde você simplesmente não recebe telefonemas.

20. Não vá a reuniões a não ser que você tenha algo a dizer ou se o resultado pode afetá-lo diretamente.

21. Tente não fazer reuniões para coisas que podem ser resolvidas pelo telefone/fax.

22. Ligue sempre antes de uma reunião para confirmar se está tudo certo.

23. Evite marcar reuniões na hora do rush

24. Dê um tempo para respirar entre um compromisso e outro, para reorganizar as idéias com calma. Ao invés de digitar a resposta a um fax, carta ou memorando, simplesmente responda a mão no próprio original e mande-o de volta por fax ao remetente.

26. Elabore cartas padronizadas e personalize-as no computador.

27. Faça com que seu nome seja retirado da lista de circulação de materiais desnecessários dentro da empresa.

28. Se você tiver que ler um documento muito longo, faça uma leitura dinâmica primeiro, marcando palavras ou frases que você considera importantes. Vai ser mais fácil de ler depois usando essas referências.

29. Se você continua “enrolando” e procrastinando uma determinada tarefa, pergunte-se honestamente se é realmente necessário realizá-la. Depois, tome imediatamente a atitude adequada.

30. Quebre grandes projetos em partes pequenas e estabeleça um cronograma com datas-limite para cada um desses “miniprojetos”.

31. Invista num cesto maior de lixo – e use-o!

32. Separe algum tempo do seu dia para lidar somente com problemas inesperados.

33. Mantenha sempre uma lista de “Coisas a fazer” e leia-a com freqüência. Risque todas as atividades que já tiverem sido completadas.

34. Escute música suave no carro, pois ela permite que seu subconsciente aflore e que seu cérebro passe a trabalhar mais criativamente. Tenha sempre por perto um bloco para tomar notas.

35. Ao invés de se empanturrar no almoço, faça várias refeições menores e mais leves, e tente fazer um pouco de exercício (pelo menos 10 minuto andando) logo depois do meio-dia. Isso vai manter seu nível de concentração durante a tarde.

36. Tire também 10 minutos por dia para relaxar. Aprenda a diminuir um pouco o ritmo. Muitas vezes, a pressa acaba causando erros que custam mais tempo a longo prazo.

37. Faça um planejamento diário. Isso vai lhe trazer sete benefícios:

? Vai ajudá-lo a manter o controle da situação.

? Vai ajudá-lo a estabelecer prioridades.

? Você pode verificar se fez tudo que pretendia.

? Você pode dividir grandes projetos em partes pequenas.

? Você consegue lembrar-se de tudo.

? Você aproveita melhor seu tempo.

? Você consegue aproveitar melhor as horas vagas.

38. Solucione problemas antes que eles se tornem problemas ainda maiores.

39. Faça com que seu slogan seja “Faça agora!”, respeitando sempre suas prioridades.

Nota do editor: Não procure implantar todas as dicas de uma vez só . Estabeleça um prazo e, em períodos de tempo menor, datas para que grupos de dicas sejam adotados e absorvidos por você e a sua equipe.

Este texto foi editado originalmente para os assinantes do Fax: Venda Mais. Trata-se de uma coluna semanal escrita pelo editor Raúl Candeloro, enviada semanalmente para os seus assinantes via fax ou correio. Se você quiser fazer a sua assinatura mensal do Fax: Venda Mais, no valor de R$ 17,00, e passar a recebê-lo semanalmente, ligue para (041) 336-1613 e fale com Carla ou Alessandra.