Organizações empresariais e equipes existem para fazer apenas uma função: realizar trabalhos que são muito grandes, complexos ou que mudam rapidamente para que apenas uma pessoa consiga fazer sozinha. Então, por que alguns gerentes ainda tentam fazer tudo sozinhos?

 

Delegar é essencial para que as coisas sejam feitas de maneira eficiente em uma empresa. Mesmo assim, muitas pessoas ainda se sentem desconfortáveis com essa função.

 

Veja se você não tem algum destes pensamentos:

• “Eu faço melhor que eles, então é melhor fazer sozinho”.

• “Eles vão achar estranho eu pedir isso a eles”.

• “Esse trabalho é muito específico e precisa de atenção, logo, eu mesmo preciso fazê-lo”.

• “Será mais fácil e rápido se eu fizer”.

 

Esses são pensamentos comuns que muitos gerentes têm e que acabam servindo de desculpas para que não deleguem. No entanto, quando não delega, você acaba com bastante trabalho, pouco tempo e muito estresse por causa das diversas coisas que não conseguiu fazer. Sua mente fica ocupada pensando em todos os detalhes que estão sob sua responsabilidade, e os assuntos estratégicos acabam sem espaço no seu dia. A crença de que fará melhor, mais rapidamente e com menos erros gera um ciclo vicioso de pouco tempo com muitas coisas para executar.

 

Mas também é verdade que quando delega, você assume o risco de não ter o trabalho realizado corretamente, no prazo e com a qualidade necessária.

 

Então, onde encontramos o equilíbrio? Você escolhe não delegar e acaba estressado e cansado ou delega e assume o risco de ter erros na tarefa?

 

James Manktelow, da empresa americana Mind Tools, desenvolveu um teste bem interessante para descobrir quão bem você delega. Suas respostas mostrarão se precisa melhorar e, mais para frente neste artigo, encontrará ótimas maneiras de fazer isso.

 

Sugerimos a impressão deste artigo para que o teste seja respondido no papel.

 

Para cada questão, circule o número correspondente, ou seja, a resposta que mais se assemelha ao seu jeito, sendo:

1. Nunca

2. Raramente

3. Algumas vezes

4. Freqüentemente

5. Quase sempre

6. Sempre

 

Cada questão só pode ter um número circulado.

 

 

Teste – Quão bem você delega?

 

1. Explico claramente o que precisa ser feito.
1                2           3             4             5

2. Delego as coisas em cima da hora.

1                2           3             4             5

3. Passo projetos maiores para a equipe, dando-lhes a responsabilidade apropriada e uma definição clara de sua autoridade para a tomada de decisões.

1                2           3             4             5

4. Dou direções no início do projeto e espero resultados no momento da entrega.

1                2           3             4             5

5. Se uma tarefa é diretamente relacionada aos meus objetivos e prioridades, escolho não delegar.

1                2           3             4             5

6. Converso abertamente sobre as conseqüências dos prazos e expectativas não cumpridas.

1                2           3             4             5

7. Delego para qualquer um na empresa que eu ache que tenha capacidade para realizar o trabalho.

1                2           3             4             5

8. Uso a delegação de tarefas como oportunidade para desenvolver outras habilidades.

1                2           3             4             5

9. Delego atividades que são essenciais para o sucesso de um projeto.

1                2           3             4             5

10. Espero que as pessoas para quem eu deleguei venham até mim com a solução para os problemas que encontrarem, em vez de simplesmente me pedirem mais instruções.

1                2           3             4             5

11. Delego tarefas que são confidenciais ou sensíveis tão bem quanto qualquer outra atividade.

1                2           3             4             5

12. Considero quão importante o envolvimento do funcionário é para os projetos e tarefas que delego.

1                2           3             4             5

 

Resultados

Após responder as perguntas acima, some todos os números que foram circulados.

Se a soma está entre 44 e 60 – Excelente! Você delega sob as circunstâncias certas e para as pessoas corretas e entende que esse processo requer um certo investimento do seu tempo e suporte para que possam realizar as tarefas de forma eficiente. Também sabe que a delegação é um ponto-chave da liderança e que você contribui para que seu time fique cada vez mais forte.

 

Se a soma está entre 28 e 43 –Você está fazendo progressos e compreende os princípios da delegação, mas ocasionalmente pega atalhos e escolhe o caminho mais “fácil”. Seja mais proativo na sua estratégia de delegação e lembre que é importante envolver sua equipe e lhe oferecer tempo e suporte.

 

Se a soma está entre 12 e 27 –Certamente, você precisa trabalhar suas habilidades de delegação. Você delega como último recurso, em vez de entender que essa é uma ferramenta útil para desenvolver as habilidades da sua equipe e conseguir que o trabalho seja feito de maneira eficiente.

 

Agora que você já tem o resultado de quão bem delega, vamos falar sobre algumas questões bem importantes sobre o assunto. Se a soma das suas respostas foi inferior a 44, certamente poderá aprender várias maneiras de delegar. Caso seu resultado tenha ficado acima de 44, você também pode se beneficiar desse conteúdo, pois acredito que sempre temos mais espaço para melhorar.

 

Antes de tudo, você deve começar decidindo o que e quando pode delegar. Saiba quando tem de pedir para seus funcionários desenvolverem algumas tarefas e tomar decisões. Uma vez sabendo quais funções são apropriadas para serem delegadas, torna-se muito mais fácil decidir para quem e como vai delegar.

 

Se tentar passar para alguém um trabalho que é inapropriado ou que deveria ser feito por você mesmo, você (e a pessoa para quem delegou) vai falhar, independentemente do planejamento e suporte dados. É possível pedir ao seu funcionário mais capacitado para preparar uma apresentação para você, mas se as palavras e pensamentos não são seus, as chances de você não se conectar com o público na hora da apresentação são altas.

 

Outro exemplo é quando precisa do relatório completo de vendas dentro de duas horas. Pode ser ineficiente ter de ficar meia hora explicando para alguém que nunca o fez antes. Nesse caso, se você mesmo fizer, salvará seu tempo e preocupação.

 

Para descobrir quais tarefas podem ser delegadas, leve isto em consideração:

 

• Tempo –Você tem tempo suficiente para delegar? Precisa investir um pouco de tempo para que você mesmo tenha mais tempo. Parece estranho, mas faz todo o sentido. Uma vez que tenha dedicado um pouco de tempo para delegar uma tarefa, explicando o que deve ser feito, então, você terá o tempo livre que aquela atividade estaria ocupando no seu dia para fazer outros trabalhos.

 

• Disponibilidade –Existe alguém disponível para fazer a tarefa? Você deve ter pessoas com as habilidades necessárias e o conhecimento para completar o serviço corretamente. Freqüentemente, as melhores tarefas para delegar são as que precisam de determinado conhecimento que sua equipe tem mais que você. Se seus colaboradores estão mais acostumados a realizar trabalhos operacionais do dia-a-dia, provavelmente completarão as tarefas mais rapidamente e melhor que você.

 

• Importância –Qual é a importância que a atividade tem para o sucesso de um projeto? É mais seguro você mesmo realizar as que têm baixíssima tolerância ao erro e também aquelas que sejam mais estratégicas que operacionais (por exemplo: recrutamento de um novo vendedor ou tarefas que envolvam informações confidenciais). Se precisar de mais tempo para cuidar das mais importantes, delegue ainda mais trabalhos operacionais. Lembre que a responsabilidade de um gerente e líder é muito mais estratégica que operacional, e o que vejo é que a maioria deles está ocupada demais fazendo “coisinhas” que poderiam facilmente ser passadas para outras pessoas.

 

E para quem deve delegar essas funções?

 

Se você delegar para a pessoa errada, gastará muito mais tempo na parte de instrução e suporte que deveria. E provavelmente ainda terá de investir tempo refazendo a tarefa.

 

Outra preocupação é que da mesma maneira que você pode estar estressado com tantas coisas para fazer, pode ser que um funcionário seu também esteja, então, não adianta delegar muito para o mesmo indivíduo.

 

Para passar uma atividade, considere estes fatores:

 

• Estrutura organizacional –Delegue para pessoas que respondam diretamente a você. Se incumbir algo a alguém que responde a outro gerente, você coloca todos em uma situação difícil. Caso seja necessário uma pessoa de outra equipe, inclua o gerente dela no seu planejamento e dê a ele também alguma responsabilidade (e crédito) pela tarefa cumprida.

• Envolvimento –Considere o comprometimento do seu grupo. Ganhar a cooperação dele e o suporte na decisão de delegar pode ser um fator importante para o sucesso da operação. Eles se sentirão mais envolvidos e comprometidos com os resultados.

• Indivíduo x time –Algumas tarefas podem ser facilmente cumpridas por apenas um indivíduo. Mas quando você delegar pedaços maiores de um trabalho, pense em quantas pessoas precisam estar envolvidas e quais habilidades e conhecimento precisam ter.

 

Para finalizar, leve estes elementos em consideração durante todo o processo de delegação de tarefas:

 

• Estabeleça suas expectativas –Diga o que você espera de cada um. Quando a pessoa sabe do resultado desejado, fica muito mais fácil trabalhar de acordo.

 

• Determine pontos de verificação –Ao delegar, não espere para saber como andou o processo apenas quando já acabou. Crie oportunidades para sentar com a pessoa que está realizando o trabalho e descobrir se está tudo bem, se os resultados serão alcançados e se ela precisa de ajuda. Isso não significa perguntar “como está indo” de hora em hora. Dê espaço para que o serviço seja realizado e confie na decisão que você tomou. Mas também não se afaste completamente. O tom da sua verificação tem de ser de cooperação, e não de cobrança.

 

• Delegue o processo – É muito comum vermos uma pessoa que está delegando uma tarefa dizer exatamente o que, como e quando tem de ser feita, ou seja, ela espera que o funcionário faça tudo exatamente igual ao que ela mesma faria. Nesses casos, as chances de o colaborador o decepcionar são grandes, pois vai ser quase impossível executar tudo do jeito que você quer. Por isso, delegue também o processo, a não ser que a pessoa seja muito inexperiente. Dê a ela liberdade de achar a melhor forma de atingir o resultado esperado. Geralmente, quanto mais autonomia você dá, melhores são os resultados.

• Defina seu papel –Explique quanto suporte você vai dar. Deixe a pessoa saber quando poderá contar com sua ajuda e instruções.

 

• Fale sobre conseqüências –Se permitir que a pessoa tenha autoridade sobre a tarefa delegada, informe quais serão as conseqüências no caso de sucesso ou fracasso do projeto.

Uma vez que se acostume a delegar e sua confiança nas pessoas da sua equipe for aumentando, você poderá usar a delegação de tarefas de forma mais estratégica. Ela não somente o ajudará a ter mais tempo como também será uma ótima ferramenta para desenvolver melhores habilidades e conhecimentos em seus funcionários.

 

Se tiver oportunidade, deixe seu time participar do processo de delegação. Permita que eles escolham quais tarefas preferem fazer, pois isso aumenta a motivação, dá a eles a sensação de realmente fazerem parte de uma organização viva e, principalmente, de contribuírem para o sucesso de todos.

 

Lembre-se de que delegação não vem naturalmente para a maioria de nós e podemos sempre pensar que é mais fácil e seguro nós mesmos realizarmos a tarefa. Infelizmente, esse tipo de pensamento gera um alto estresse para o líder, que acaba vendo o seu dia repleto de pequenas coisas operacionais para fazer, deixando muitas vezes elementos mais importantes de lado.

 

Por isso, precisamos treinar a delegação sempre. Você não pode fazer tudo, então, decida o que realmente precisa ser executado por você e o que pode ser passado a outras pessoas. Dê ao seu grupo a chance de aprender e crescer com essas tarefas.