Aprenda a delegar e faça com que tudo melhore para você e para seus colaboradores. Delegar é essencial para que as coisas sejam feitas de maneira eficiente em uma empresa. Mesmo assim, muitas pessoas ainda se sentem desconfortáveis com essa função. No entanto, quando não delega, você acaba com bastante trabalho, pouco tempo e muito estresse por causa das diversas coisas que não conseguiu fazer.

Mas também é verdade que quando delega, você assume o risco de não ter o trabalho realizado corretamente, no prazo e com a qualidade necessária.

Então, onde encontramos o equilíbrio? Você escolhe não delegar e acaba estressado e cansado ou delega e assume o risco de ter erros na tarefa?

Antes de tudo, você deve começar decidindo o que e quando pode delegar. Saiba quando tem de pedir para seus funcionários desenvolverem algumas tarefas e tomar decisões. Uma vez sabendo quais funções são apropriadas para serem delegadas, torna-se muito mais fácil decidir para quem e como vai delegar.

Para descobrir quais tarefas podem ser delegadas, leve isto em consideração:

Tempo ? Você tem tempo suficiente para delegar? Precisa investir um pouco de tempo para que você mesmo tenha mais tempo. Parece estranho, mas faz todo o sentido. Uma vez que tenha dedicado um pouco de tempo para delegar uma tarefa, explicando o que deve ser feito, então, você terá o tempo livre que aquela atividade estaria ocupando no seu dia para fazer outros trabalhos.

Disponibilidade ? Existe alguém disponível para fazer a tarefa? Você deve ter pessoas com as habilidades necessárias e o conhecimento para completar o serviço corretamente. Freqüentemente, as melhores tarefas para delegar são as que precisam de determinado conhecimento que sua equipe tem mais que você. Se seus colaboradores estão mais acostumados a realizar trabalhos operacionais do dia-a-dia, provavelmente completarão as tarefas mais rapidamente e melhor que você.

Importância ? Qual é a importância que a atividade tem para o sucesso de um projeto? É mais seguro você mesmo realizar as que têm baixíssima tolerância ao erro e também aquelas que sejam mais estratégicas que operacionais. Se precisar de mais tempo para cuidar das mais importantes, delegue ainda mais trabalhos operacionais. Lembre que a responsabilidade de um gerente e líder é muito mais estratégica que operacional, e o que vejo é que a maioria deles está ocupada demais fazendo ?coisinhas? que poderiam facilmente ser passadas para outras pessoas.

Para passar uma atividade a alguém, considere estes fatores:

Estrutura organizacional ? Delegue para pessoas que respondam diretamente a você. Se incumbir algo a alguém que responde a outro gerente, você coloca todos em uma situação difícil. Caso seja necessário uma pessoa de outra equipe, inclua o gerente dela no seu planejamento e dê a ele também alguma responsabilidade (e crédito) pela tarefa cumprida.

Envolvimento ? Considere o comprometimento do seu grupo. Ganhar a cooperação dele e o suporte na decisão de delegar pode ser um fator importante para o sucesso da operação. Eles se sentirão mais envolvidos e comprometidos com os resultados.

Indivíduo x time ? Algumas tarefas podem ser facilmente cumpridas por apenas um indivíduo. Mas quando você delegar pedaços maiores de um trabalho, pense em quantas pessoas precisam estar envolvidas e quais habilidades e conhecimento precisam ter.

Para finalizar, leve estes elementos em consideração durante todo o processo de delegação de tarefas:

Estabeleça suas expectativas ? Diga o que você espera de cada um. Quando a pessoa sabe do resultado desejado, fica muito mais fácil trabalhar de acordo.

Determine pontos de verificação ? Ao delegar, não espere para saber como andou o processo apenas quando já acabou. Crie oportunidades para sentar com a pessoa que está realizando o trabalho e descobrir se está tudo bem, se os resultados serão alcançados e se ela precisa de ajuda.

Delegue o processo ? É muito comum vermos uma pessoa que está delegando uma tarefa dizer exatamente o que, como e quando tem de ser feita, ou seja, ela espera que o funcionário faça tudo exatamente igual ao que ela mesma faria. Nesses casos, as chances de o colaborador o decepcionar são grandes, pois vai ser quase impossível executar tudo do jeito que você quer. Por isso, delegue também o processo, a não ser que a pessoa seja muito inexperiente. Dê a ela liberdade de achar a melhor forma de atingir o resultado esperado.

Defina seu papel ? Explique quanto suporte você vai dar. Deixe a pessoa saber quando poderá contar com sua ajuda e instruções.

Fale sobre conseqüências ? Se permitir que a pessoa tenha autoridade sobre a tarefa delegada, informe quais serão as conseqüências no caso de sucesso ou fracasso do projeto.

Lembre-se de que delegação não vem naturalmente para a maioria de nós e podemos sempre pensar que é mais fácil e seguro nós mesmos realizarmos a tarefa. Infelizmente, esse tipo de pensamento gera um alto estresse para o líder, que acaba vendo o seu dia repleto de pequenas coisas operacionais para fazer, deixando muitas vezes elementos mais importantes de lado.

Por isso, precisamos treinar a delegação sempre. Você não pode fazer tudo, então, decida o que realmente precisa ser executado por você e o que pode ser passado a outras pessoas. Dê ao seu grupo a chance de aprender e crescer com essas tarefas.

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