Como parte do nosso trabalho na VM, seja em mentorias, seja em treinamentos, é comum participarmos de reuniões de vendas. Por exemplo, todas as 2as feiras, às 6h45, eu acompanho um de meus mentorados – que é diretor nacional – na sua reunião semanal com time de gerentes regionais.

Faço isso online, pois estou nos EUA, a empresa é do Rio Grande do Sul e os gerentes estão espalhados pelo Brasil, mas também podemos participar de momentos especiais presenciais (reuniões mensais, semestrais, anuais, por exemplo).

Para poder dar um feedback mais embasado, direcionado e produtivo, criei um checklist que me ajuda a acompanhar essas reuniões, avaliar como foi e depois dar recomendações e conselhos claros para que a pessoa melhore a produtividade e a eficiência da sua reunião comercial.

Aqui estão alguns itens que reviso depois da reunião com o/a líder:

1. Propósito definido: toda reunião deveria ter um objetivo claro e bem definido. Todo mundo na reunião deveria saber exatamente por que está ali.
   
2. Agenda claramente definida: todos os assuntos e a estrutura da reunião, os tópicos a serem discutidos e o tempo alocado para cada assunto deveriam estar alinhados para ajudar as conversas a serem mais produtivas, energizadas e focadas no objetivo da reunião.
   
3. Preparação pré-encontro: todos os participantes devem estar preparados para a reunião, seja na apresentação de seus próprios materiais, números, relatórios, seja revisando material enviado e compartilhado pré-encontro. Isso faz com que a reunião flua melhor e o tempo de todos seja melhor investido.
   
4. Follow-up: uma reunião nunca deveria começar sem os participantes revisarem o que foi decidido no encontro anterior. Pare para pensar nisso: que tipo de cultura se cria numa empresa quando você decide algo numa semana e depois não se checa/confirma se aquilo foi realmente feito e se trouxe o resultado esperado? Em inglês tem uma expressão chamada ‘accountability’, que é você ser responsável e fazer o que falou que vai fazer. Uma cultura de accountability começa com revisão do que foi decidido e quais foram os progressos. Então, lembre sempre de separar 10 ou 15 minutos no começo de uma reunião para revisar, acompanhar e fazer follow-up.
   
5. Gestão do tempo: na verdade, gestão de tempo é sempre gestão de prioridades. Já vi discussões intensas sobre doçura e temperatura do café tomarem muito mais tempo em reuniões do que assuntos profundos e estratégicos. Inclusive, é o maior erro de muitas reuniões: soterrar o estratégico em detalhes operacionais e na irrelevância subjetiva de debates sem embasamento. Outras questões básicas: defina a duração da reunião, comece e termine no horário, aloque tempo para cada item da agenda. Isso ajuda a reunião a fluir bem e aumenta a chance de todos os assuntos importantes serem cobertos com a atenção que merecem.
   
6. Participação ativa: encoraje a participação ativa de todos os participantes da reunião – seja em apresentações, comentários, questionamentos, troca de informações, experiências pessoais, ideias e sugestões. Isso estimula a colaboração, mantém a atenção de todos, gera perspectivas diferentes e cria um ambiente aberto de troca e melhoria.
   
7. Liderança e facilitação: toda boa reunião tem invariavelmente uma ou duas pessoas claramente liderando o processo, seja com tempo, tema, foco, direcionamento, aprofundamento, participação, estímulos, gestão de conflitos. Depois de ter participado de centenas de reuniões de vendas, sei quem é o/a líder geralmente em menos de 2’, sem que me digam e sem que o/a líder precise abrir a boca. Líder forte, inclusive, muitas vezes nem precisa liderar a reunião, pois prefere quem alguém conduza para poder ficar livre para analisar o time como um todo e o fluxo de energia/informações.
   
8. Melhoria contínua: aqui tem dois pontos específicos que gosto de avaliar. O primeiro é se o kaizen (melhoria contínua) está sendo praticado e está no DNA da cultura da empresa. Quais indicadores, o que foi discutido, qual o foco? Falamos mais de melhoria e solução de problemas, o que pode ser feito para melhorar ou só falamos de problemas e ficamos patinando nas justificativas e explicações?
   
   E o segundo ponto é se o/a líder recebe bem feedback da própria equipe sobre pontos sendo discutidos e apresentados na reunião, mas também sobre o formato da própria reunião. Uma boa reunião é ‘viva’, tem um formato padrão que é respeitado, mas vai evoluindo conforme se tem uma sequência maior de reuniões.
   
   Lembre que a reunião tem um PROPÓSITO: se isso vai ser feito em 27’ ou em 1h15’, a verdade é que no fundo não interessa muito. O que interessa é que a reunião foi PRODUTIVA.
   
9. Tomada de decisão: alguma coisa foi decidida ou definida? Quantas reuniões são marcadas só para marcar uma outra reunião? Quantas reuniões poderiam ter sido substituídas por e-mails? Quantas reuniões têm gente que está ali e não deveria estar e, ao mesmo tempo, uma pessoa importante não está porque não foi avisada ou não sabia que algo importante seria decidido? Por isso números 1, 2 e 3 são tão importantes. Mas lembre que reunião precisa decidir, definir ou comunicar.
   
10. Planos de ação: cada pessoa da reunião entendeu o que foi decidido, qual seu papel e o que precisa ser feito exatamente – seja para melhorar seus números, seja para ajudar alguém a atingir algum objetivo? Sempre revise no final da reunião o que foi decidido e o que cada um tem que fazer. Você vai se surpreender com a quantidade de coisas que passam em branco e como várias coisas que pareciam claras e definidas precisam ser revisadas novamente. 5w2h é uma boa referência para isso (e já ajuda na ata da reunião, que vai ser importante na revisão da semana seguinte).

Este é um serviço que ofereço aos meus clientes de workshops e mentorias, mas que pode ser contratado de maneira isolada, caso interessar.

Se por acaso eu não tiver agenda, alguém da minha equipe pode participar e depois entregar o relatório com a revisão da reunião e nossas sugestões de melhoria. Temos vários consultores com muita experiência fazendo isso todas as semanas, muitas vezes até conduzindo a própria reunião no lugar de diretores ou gerentes, em vários ramos/setores.

Das minhas experiências, o que mais noto de falhas mais comuns:

• Falta de foco (assuntos demais, sem prioridades)
• Objetivos não muito claros para a reunião
• Pessoas despreparadas
• Desperdício de tempo e desorganização
• Pouca troca de experiências
• Líderes que falam demais e não deixam a equipe se posicionar
• Líderes que falam de menos e não se posicionam em relação a assuntos importantes
• Reuniões que acabam sem nada decidido e sem clareza de direção
• Reuniões que terminam de maneira ‘xoxa’, sem sal, sem energia
• Reuniões que não precisavam e nem deveriam ser reuniões
• Foco demasiado em problemas e não na solução dos problemas
• Muito tempo dado a explicações sobre coisas que deveriam ter sido feitas e não foram
• Muita complacência com a mediocridade, com excesso de justificativas e com maus resultados (duro de falar, eu sei… mas é verdade).

Reforçando: somos grandes defensores na VM de reuniões semanais de vendas e temos MUITA experiência com isso em empresas de diversos tamanhos, ramos, situações e regiões do Brasil.

O processo para colocarmos em prática é bem simples:

1. Reunião de briefing para nos conhecermos e você me explicar a situação atual.
2. Acompanhamento da reunião.
3. Reunião para revisar o relatório, com avaliação e sugestões de melhoria.

Se quiser que eu ou um de nossos consultores participe das reuniões e apresente depois um diagnóstico completo sobre o que está excelente e nota 10 (tem muita coisa boa sendo feita e sabemos valorizar isso), o que está bom, mas pode ser melhorado, e melhores práticas/sugestões, entre em contato: [email protected] que eu peço para uma pessoa da minha equipe falar com você para agendarmos isso.

Reuniões com a equipe de vendas são provavelmente uma das ferramentas mais poderosas que todo/a líder tem para dar tração, ritmo e energia para o time. É fundamental que sejam aproveitadas em todo seu potencial.

Abraço, boas reuniões e uma boa semana para você,
Raul Candeloro
Diretor

P.S. Existem vários formatos de reunião e um dos que mais gosto é o 4DX, do livro As 4 Disciplinas da Execução. Recomendo a leitura para todo mundo que quer reuniões mais eficientes e produtivas!