Em tempos difíceis, todo mundo quer saber o que é preciso fazer para vender mais e melhor. A resposta é simples: ter controles inteligentes e fáceis de aplicar! No entanto, colocá-la em prática é que é complicado…

Sabendo disso, apresento quatro ferramentas poderosas que podem ser usadas por toda a equipe de vendas – do vendedor ao diretor comercial – no controle do processo comercial. Com o apoio delas, atingir suas metas ficará mais fácil.

Passo a passo

O gerenciamento de vendas começa na análise da produtividade da equipe, ou seja, no acompanhamento da agenda de trabalho de cada vendedor e de seus resultados.

Valorizo muito os controles visuais, aqueles feitos com quadros na parede, em que se pode anotar o dia a dia da equipe. Por meio deles, o gerente consegue ter uma visão da produtividade do time e entender quais são os problemas que precisam ser trabalhados. Este é um modelo que me agrada bastante:

No quadro acima, vemos a programação de reuniões, visitas e entrevistas de um vendedor (ou uma equipe) que visivelmente tem alguns dias e horários menos produtivos durante a semana.

Cabe ao líder monitorar esse cronograma constantemente e entender por que alguns vendedores decaem sua produtividade sistematicamente em alguns momentos da semana. As questões ao analisar no quadro semanalmente são:

• Qual o melhor dia da semana para os negócios?
• Por que decaímos em um determinado período da semana?
• Qual dia mais produtivo e o que você fez para vender mais ou marcar mais visitas?

Mapa de Oportunidades

Na sequência, é preciso é gerenciar os negócios, afinal, tem muito vendedor que faz um grande volume de visitas, entrevistas e propostas, mas não mantém a média no volume de fechamentos.

Para isso, a melhor ferramenta é o Mapa de Oportunidades, que é uma das mais importantes maneiras de aumentar vendas de mix (venda cruzadas e ampliadas).

Como fazer:

• Listar seus clientes ou prospects.
• Elencar os melhores produtos/serviços que você oferece.
• Cruzar a lista de produtos com a de clientes/prospects, assinalando aqueles que já compraram marcando um “X”.
• Comparar a lista de produtos/serviços com a de clientes/prospects, assinalando aqueles que poderiam comprar com um “O” (oportunidades).
• Nos clientes “X”, você pode efetuar novas vendas – por exemplo, de serviços (isso se chama venda vertical).
• Para os prospects (“O”), você deve oferecer os produtos/serviços que considerar adequados. Basta saber despertar interesse!
• Nas empresas sem legenda nenhuma, pergunte-se: como posso oferecer o que vendo de forma que isso possa ajudá-las ou interessar a elas? (Se conseguir responder essa questão, você as transforma prospects. Se não conseguir, bola pra frente)

Aplique as instruções dadas na matriz do Mapa de Oportunidades a seguir e exercite esse poderoso conceito de referência cruzada entre aquilo que sua empresa vende e para quem se pode vender um produto e/ou serviço inicial ou adicional:

Para o vendedor, um Mapa de Oportunidades deve considerar, no máximo, uma semana de trabalho. Foco e visão são essenciais ao cruzar os produtos que mais precisam ser vendidos e, ainda, os clientes potenciais – sejam ativos, inativos ou prospects (potenciais novos clientes já qualificados).

O mapa de oportunidades é também a base para os controles mais importantes do líder, pois permite o monitoramento da equipe e leva às previsões de vendas, normalmente difíceis de mensurar nessas áreas. No entanto, o poder de síntese ou de sumarização dos resultados é elementar na utilização dessa ferramenta por parte dos líderes. É claro que, individualmente, cada mapa é muito útil para o trabalho com os vendedores que têm dificuldades de venda, mas é preciso ter uma visão global do volume de oportunidades da equipe. Para tanto, o líder deve recorrer a controles informatizados. Sistemas de automação de força de vendas são excelentes e muitos permitem que sua empresa tenha uma visão mais profissional do volume de oportunidades por clientes, por segmento e nicho de mercado.

Saber onde estão as oportunidades faz parte da análise competitiva e profissional de que sua empresa precisa. No entanto, mesmo sem um sistema é possível fazer um bom mapa utilizando planilhas eletrônicas, tais como as do Excel. É claro que, à medida que seu número de vendedores crescer e você precisar de mais relatórios gerenciais, usar uma planilha simples pode ser arriscado e inviável.

Controlando volume de vendas e previsões

Pipeline ou funil de vendas. Esse é o nome da ferramenta mais útil para o controle do volume de vendas e de previsões – e não apenas conceitual, pois esse recurso poderoso nos ajuda a controlar cada etapa da venda, recorrendo ao conceito de porcentagem (milestones) do processo de vendas com cada cliente e à alocação de negócios dentro de um período do mês ou dos próximos meses. Parece complicado, mas não é. Vamos ver como fazer o funil de vendas e obter previsões assertivas.

Pipeline – o funil de vendas

No livro Gestão em vendas – Os 21 segredos do sucesso, José Luiz Tejon e Marcos Cobra destacam a importância de ter um sistema de gerenciamento em vendas, normalmente embutido em uma aplicação maior chamada CRM (Customer Relationship Management), que nada mais é do que um sistema de gerenciamento do relacionamento com o cliente.

Na obra, um dado sobre uma pesquisa de produtividade de vendedores chama a atenção. Analisando uma pesquisa promovida pela Souza Aranha, Tejon e Cobra concluem que vendedores gastam muito tempo e convertem poucos negócios de um modo geral. A falta de informações e de monitoramento por parte do líder através de controles profissionais, segundo eles, faz com que se gaste muito dinheiro com a venda, acarretando no falso resultado de poucos clientes.

Quantos clientes sua equipe consegue prospectar e quantos deles se convertem em negócios fechados? Se sua empresa é uma fábrica de propostas vazias, muito cuidado – o lucro está indo pelo ralo!

O funil de vendas é o método mais simples e eficaz de medir a convergência de propostas em negócios. Ele simplesmente determina aquilo que sua empresa oferece e reverte em vendas de fato. Veja a figura a seguir e reflita sobre como sua equipe precisa melhorar em cada etapa do funil a fim de ter menos clientes na entrada e mais negócios na saída.

Os estágios do funil de vendas

As análises poderosas que um líder pode ter com o uso do funil de vendas são:

• Quantos clientes temos que fomentar para ter o número de compradores de que precisamos?
• Qual o tempo do ciclo de venda e quantos negócios demoram demais para se tornarem qualificados?
• Quantas vendas evoluem e quantas se perdem por falta de negociação eficaz?
• Quantos negócios são adiados?
• Quais os motivos de não venda? Por que estamos perdendo negócios?

Forecasting

Por último, vem a previsão de vendas (ou forecasting), que se faz com o Mapa de Oportunidades, seguido pela filtragem do funil de vendas e o controle da venda através de milestones (percentual da etapa com o cliente). O modelo abaixo é um excelente ponto de partida:

O processo de vendas parecerá muito mais fácil quando tivermos vendedores controlando todas as etapas. E é por isso que esses controles contam com a participação efetiva de todos da equipe. São simples de usar e não ficam para o fim do mês.

Observe que estamos trabalhando com dados reais, e essas informações atualizadas fazem com que reuniões de vendas sejam imensamente mais produtivas. Acabou aquele modelo de cada vendedor ter que preparar seus relatórios ou ficar de improviso, memorizando clientes e suas respostas quanto ao fechamento da venda.

Controle sua agenda produtiva, faça seu mapa e aplique o conceito do funil de vendas para ter uma previsão assertiva dos negócios em condição de fechamento. Assim, você certamente vai assumir o controle dos seus resultados.

Marcelo Ortega é palestrante, consultor e treinador de equipes comerciais. Autor de Sucesso em vendas, Inteligência em vendas, RedBook e de diversos artigos, vídeos, áudios e materiais de educação continuada em vendas.

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