Como administrar seu tempo Hora do cafezinho. Deadline. Só um minutinho, por favor. Aberto 24 horas. Deadline. Vai demorar um pouco. Serviço expresso. Aguarde enquanto seu computador está sendo desligado. Deadline. As expressões sobre o tempo o circundam. Sua vida é medida em horas, minutos e prazos (deadlines), numa corrida incessante. E, ainda assim, a maioria de nós desperdiça esse recurso. E tem mais uma coisa: é o recurso mais democrático que existe. São 24 horas por dia, todos os dias, para todo mundo. Se você não aproveitar um minuto que seja da sua vida, não pode recuperá-lo depois. Vamos, então, aproveitar bem cada momento.

O consultor Carlos Alberto de Andrade, da Manager Assessoria em Recursos Humanos, nota que a questão da administração do tempo é tão importante que mereceu estudos da Organização Mundial da Saúde. E ele dá algumas dicas para você aproveitar melhor o seu dia:

. Tempo para você mesmo. Dedique tempo para viajar ou dedicar-se a algum hobby;

. Tenha 15 minutos de fama. Se você está com problemas, logo no início da manhã, dedique pelo menos 15 minutos de seu tempo pensando em como solucioná-los, antes de fazer seu roteiro de visitas;

. Analise sua balança biológica. Planeje sua vida e carreira profissional, dando espaço para o tempo familiar;

. Estabeleça regras definidas. Reorganize-se e estabeleça regras bem detalhadas para aproveitar melhor o tempo de trabalho e o tempo com a sua família;

. Evite levar trabalho para casa. Não leve preocupações para o travesseiro. Respeite sua balança biológica. Tenha um vida regrada e respeite suas horas de sono. Roubando-as, provocará acidentes.

“- Ah, mas na profissão de vendas é diferente. Não se pode calcular o tempo que você gasta com cada cliente, não é difícil ter de esperar horas até que alguém entre na loja, ou ficar preso num engarrafamento…”

Vamos por partes. Em menos de dez minutos, você vai ver como aproveitar melhor seu tempo, mesmo que tenha de viajar 300 quilômetros, todos os dias, para visitar aquele cliente de Santana do Carapicuíba. Quem tem cronômetro, pode começar a marcar … agora.

8. O cliente e o tempo. Como vendedor, você escuta muito as frases: “Você deve ficar amigo do cliente”, “Vendedor muito objetivo é antipático”, “As vezes, você pode ganhar o cliente pelo cansaço…”, “Uma vez que você está com o cliente, evita que a concorrência esteja com ele”, entre outras. Só que, enquanto você tenta ser amigo do cliente, o seu concorrente está visitando cinco outras pessoas. E são grandes as chances de que o prospect que você está tentando tanto agradar esteja pensando: “Mas que cara chato! Foi vacinado com agulha de vitrola. Ele não vê que eu tenho mais o que fazer, não?”.
Você pode, sim, controlar seu tempo com cada cliente. Ser objetivo, ir direto ao ponto, sem ser antipático. Como bônus, se você passar a controlar o tempo que gasta com cada um, evitará o medo do fechamento, que aflige muita gente. Isso algo que você pode decidir como fazer. Visite o cliente, reserve algum espaço para falar de amenidades, mas lembre-se: você está ali para vender. Mantenha esse objetivo claro, e as coisas começarão a andar mais rápido. O tempo é o recurso mais democrático que existe. São 24 horas por dia, todos os dias, para todo mundo.

7. Interrupções. Esse é um dos maiores ladrões de tempo que… só um instante, tem um senhor em Minas que parou de ler ou artigo para atender ao telefone. Vamos esperar por ele, sim?
Quantas vezes isso já aconteceu com você? Uma reunião que é marcada para começar ás 10 horas, se começar no horário, é interrompida por ligações urgentes, e já que alguém foi atender ao telefone, um outro aproveita para ir ao banheiro, ou vai até o estacionamento ver se alarme disparado é o seu carro, até todos estarem de novo na sala, o telefone já tocou de novo. E assim, um assunto que poderia ser resolvido em meia hora, se arrasta por duas, três horas. Enquanto isso, você perde a oportunidade de estar ganhando dinheiro em outro lugar, fazendo outra coisa. Tente se concentrar em um assunto de cada vez. Aqui vai uma dica para acabar com um dos principais ladrões de tempo nos dias de hoje: o telefone. Simplesmente compre uma secretária eletrônica. E, mesmo que você esteja ao lado do aparelho, deixe a máquina gravar a mensagem. No começo isso pode ser difícil, mas com o tempo você se acostuma.

6. Onde fica Santana do Carapicuíba, afinal? Se você sai à rua, atrás do cliente, o mínimo que se espera é que você saiba para onde está indo e como chegar lá. E que esteja preparado, com todo ou material à mão.
Essa preparação prévia vale em dobro para quem trabalha em lojas ou escritório. Poucas coisas são menos profissionais do que ficar gritando: “Márioôô, você viu minha tabela?” ou “Só um instante, o que eu queria falar com você é… onde está aquele papel… bom, sabe…. Se você “perder” alguns minutos por dia definindo seu itinerário e as ferramentas que você vai precisar naquele dia, no final do expediente você terá uma surpresa: seus minutos perdidos podem ter se transformado em uma hora ganha.

5. Prioridades. Seguindo o consultor J. C. Bemvenutti, da Mc Ilimitada, nós confundimos muito o que é urgente com o que é importante. E escolhemos o pior, o que é (ou parece ser) urgente.
Você está na sua mesa discutindo algo extremamente importante e toca o telefone. Pode ser que seja a coisa menos relevante do mundo, mas dificilmente você consegue deixar de atender a esse telefone. E com uma série de interrupções o dia fica mais curto. Muitas pessoas se queixam: “Não tenho tempo”. Parece que foi o Papa Paulo VI que costumava falar isto: “Eu geralmente escolho as pessoas que já estão extremamente ocupadas, porque elas arrumam mais tempo”.

Você precisa assumir as coisas da sua vida e não ser uma vitima dela. “Eu tenho de ir lá, eu tenho de fazer isso…” Não tem nada, isso é uma opção sua. Você tem de começar a gerir melhor suas opções. Até para acabar com um círculo vicioso. Uma pessoa que trabalha 12 horas por dia, passa a ter um tipo de problema em casa que interfere emocionalmente nele. Esse mesmo individuo, fisiologicamente está cansado e dorme menos. Quem dorme menos, no outro dia produz menos, então precisa trabalhar 12 horas e 6 minutos. Mas o sujeito que trabalha 12 horas e 6 minutos, está mais cansado que o cara que trabalha 12 horas e, no outro dia, vai ter que trabalhar 12 horas e 19 minutos. O rendimento vai caindo, por questões fisiológicas. O que se tem a fazer é eleger as suas alternativas e não achar que tem de fazer isso ou aquilo.

4. Mensagem errada para a pessoa errada. Você lutou para conseguir marcar uma hora para falar com o pessoal daquela grande empresa. Ninguém lhe forneceu indicação, você foi com a cara e com a coragem. Estudou o percurso para chegar lá, e mesmo assim madrugou. Vai que fura um pneu! A secretária do seu contato, reina, absoluta, numa sala quase do tamanho da sua fábrica.
Calculando mentalmente sua comissão, você entra na sala e… começa a se atrapalhar na sua exposição. Não consegue encontrar os argumentos certos que atingiram o cliente. Entra em contradição e esquece detalhes. Mas tudo bem, pois você está falando com um funcionário obscuro de quarto escalão, cujo poder de decisão se resume à escolha de açúcar ou adoçante no café.

Procure descobrir, de antemão, se a pessoa com quem você vai conversar e a mais indicada. Fale com o guarda, a secretária. Observe o ambiente. E somente aí se concentre. Primeiro em ouvir o que a pessoa tem a dizer. Em segundo lugar, para descobrir suas necessidades. E Depois, venda.

3. Tá na hora da minha visita mensal ao Marcelino, da Loja Acme. E lá vai o vendedor. Pega seu carro, enfrenta ou congestionamento, dá duas voltas na quadra até encontrar um lugar para estacionar, cumprimenta todo mundo na loja do cliente, principalmente a loirinha da contabilidade. Adentra o escritório do cliente costumaz, que praticamente já conhece o catálogo de cor. E sai de lá com o pedido de sempre, com poucas modificações. Antes de ir embora, ele ainda faz uma parada estratégica na padaria da esquina, que faz o melhor pão de queijo da cidade.
Vamos ver a mesma venda feita de outro modo:

” – Tá na hora de eu lidar com Marcelino da Loja Acme”.

E lá vai o vendedor, pegar o telefone e discar para a loja de seu cliente. Cinco minutos depois, o pedido está fechado. Assim, ele garantiu a venda usual do cliente, e ganhou bastante tempo, o que permitirá que não se precise fazer serão, e, quem sabe, possa se passar pela loja do Marcelino na hora em que a loirinha da contabilidade esteja saindo, e oferecer-lhe uma carona. Em suma, se com certos clientes você pode vender por telefone, venda por telefone.

2. Isso está interessante, mas tenho uma reunião. Quando se fala em administração do tempo, há um vilão que se destaca: as reuniões. Onde por horas fica-se sentado, semi que muitos resultados apareçam. Os mais hábeis aproveitam para exercitar seus dotes artísticos, preenchendo seus blocos de anotação com quadrados, círculos, ilhas com palmeiras e extraterrestres. Mas as reuniões podem ser produtivas, conforme mostra a consultora Sandra Márcia Nunes Liger, também da Manager Assessoria em Recursos Humanos:
“Antes de planejar, é preciso avaliar a real necessidade de se fazer uma reunião. Nem sempre é a melhor forma de se dizer o que é preciso dizer. Uma vez que decidiu-se pela reunião, devo-se definir com clareza os objetivos dela, convocar somente as pessoas diretamente envolvidas nos assuntos a serem abordados e informá-los sobre a pauta, para que todos já venham preparados. É importante, também, confirmar antecipadamente a presença de todos, preparar um local adequado a fim de evitar interrupções e estabelecer prazos para a discussão de assuntos”, afirma Sandra.

1. Só um momento, tenho uma coisa para fazer. Será que você não pode delegar essa tarefa? Não tenha medo de fazer isso, concentre-se nas tarefas importantes – aquelas que efetivamente levam a algum resultado. As rotineiras, delegue. Confie na sua equipe. Ou você acha que, sem delegar e confiar na sua equipe, o Bill Gates daria contada Microsoft e de sua “pequena” fortuna, sozinho?!
Pode parar o cronômetro agora. O tempo está nas suas mãos. Todo dia você tem a oportunidade deter as 24 horas mais produtivas, relaxantes e divertidas da sua vida. Não as desperdice.

TEMPO! PRECISO DE AJUDA
Se você é como a maioria das pessoas e tem dificuldade de controlar seu tempo e seus compromissos, você pode agora contar com uma ajuda inestimável. Foi desenvolvido, por americanos e japoneses, algo que pode acabar com seus problemas. É chamado de Armazenagem Geral e Específica de Notas Diárias e Afazeres, sigla A.G.E.N.D.A. Totalmente portátil e fácil de utilizar, a A.G.E.N~D.A. tem a vantagem de ser gratuita.

Você recebe vários exemplares desse invento, todo começo de ano. Seu único inconveniente é que o usuário deve se acostumar com ela. Porém, ao cabo de três semanas sendo forçado a escrever e a consultá-la, você duvidará que um dia conseguiu viver sem ela.

Falando sério agora, existem várias opções no mercado para você aproveitar melhor seu tempo. Algumas são verdadeiros escritórios portáteis, como a pasta Job, da Tilibra. Além da agenda em si, você leva uma pasta com divisões para cartões, papéis e disquetes.

Mas, estamos em uma época em que o papel está disputando espaço com a tela do computador. Quem navega na lnternet tem à disposição o site www.elefante.com.br, que o informa de datas importantes, aniversários, e o que mais você quiser, o aviso vem através de e-mail e o serviço é gratuito.

Há várias agendas para computador também, que emitem avisos, ajudam a organizar compromissos, marcar calendários e afins. Tudo com a vantagem de poder fazer isso em grupo. Se alguém da sua empresa quiser marcar uma reunião, poderá assinalar no computador de todos, assim ninguém esquecerá. Também diminui um pouco o tráfego de bilhetinhos de mesa em mesa. Além disso, com mensagem de tela para tela ninguém pode dizer: “Ô letrinha miserável. Isso aqui é um quatro ou um nove?” Alguns programas para administração do tempo disponíveis no mercado:

HORAS, MINUTOS, E UNIDADES DE VIDA
Por J. C. Bemvenutti

Um dos defeitos que as empresas têm é que as pessoas continuam fazendo o que sempre fizeram, só que mais rápido.

Vamos pegar um time de futebol. Joga-se com 11, mas dois são expulsos. Você não concorda que é preciso mudar o sistema de jogo?

Nas empresas não se muda o sistema de jogo. Tem 11, dois vão embora, e continua-se jogando do mesmo jeito. E ai o cara pensa: “Eu tenho que fazer!”. Não. Precisa é rever as alternativas. Você precisa fazer na medida em que o medo que você tem de perder o emprego é maior do que qualquer outra coisa. O que eu sempre digo é o seguinte: nada vale a pena se você tiver pago com unidade de vida.

A unidade de vida tem um valor relativo em cada um de nós. É quando você começa a pagar o que recebe de salário com angústia e desespero. Ou tendo que se abaixar tanto a ponto de abalar a sua moral, com sofrimento, fazendo algo no que você não acredita.

Isso custa-lhe unidade(s) de vida. Se eu recebo em dólar e pago em unidade de vida, estou trocando por algo que vale menos.

Para saber mais
Administração do Tempo em Vendas, de B. Millioni, Editora Nobel, 135 páginas
Vendas para leigos, de Tom Hopkins. Editora Berkeley, IDG Books, 327 páginas
Uma Questão de Tempo, de Álvoro Esteves. Editora Objetiva, 236 páginas

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Administração do tempo – BTC/Suma Econômica