De repente o seu diretor entra na sua sala e fala de uma forma direta e breve:

– Você será o coordenador da convenção deste ano!

Como você adora desafios, não vai ser dessa vez que vai fugir e, obviamente, você vai querer fazer do seu evento um acontecimento inesquecível. Mas, como disse uma vez o Paul McCartney: “O segredo do sucesso dos Beatles é começar o mais simples possível e depois ir sofisticando até ficar do jeito que nós imaginamos”.

A convenção maravilhosa começa por construir solidamente os fundamentos e depois, progressivamente, soltar a sua imaginação.

A convenção de vendas é, sem dúvida, uma das mais importantes reuniões de qualquer empresa campeã. Ela é imprescindível porque mostra os objetivos, define a estratégia e as táticas a serem utilizadas pela organização. Motiva equipes, orienta vendedores e, principalmente, cria a consciência de que todos estão no mesmo barco.

É sensacional participar de um evento em que essa oportunidade de encontro é aproveitada para preparar as conquistas do ano para uma empresa que está em um ciclo ascendente; é a demonstração de que novas vitórias estão sendo construídas. E para as organizações que estão com resultados negativos é a oportunidade de mostrar que a equipe tem energia e competência para virar o jogo.

Infelizmente, uma convenção mal estruturada cria a imagem de uma empresa desorganizada e desperdiça uma oportunidade de ouro, além da energia dos participantes e o dinheiro investido.

Geralmente o fracasso de uma convenção começa na sua concepção: muitas convenções ainda são uma série infindável de apresentações monótonas de diretores de empresas, nas quais o participante pára de prestar atenção a partir da segunda palestra. São cansativas, e a troca de experiências e opiniões, seu grande trunfo, é simplesmente esquecida.

O bom vendedor é um profissional dinâmico, inquieto, e portanto ficar sentado escutando alguém o dia inteiro não faz parte do seu repertorio.

A situação fica pior quando o evento acontece em um hotel maravilhoso porque os alunos contemplam o lindo cenário à distância, no caminho do restaurante para o auditório.

Outro equivoco é transformar o evento num momento exclusivo de lazer e diversão. É claro que estas reuniões são oportunidades de conhecimento da equipe como um todo e de: integração, mas não vamos exagerar: praia de manhã, à tarde e a noite só em férias no nordeste.

Menos freqüente, mas não menos dramático, são as situações em que os diretores aproveitam para arrasar os funcionários pelos maus resultados do período. Caso a critica seja necessária, tem de ser feita no inicio do evento, mas utilize a convenção para construir o futuro.

Agora, o pior de tudo é aquele evento cheio de luxo onde as coisas não funcionam! O participante acaba criando a idéia de que a empresa não lhe valoriza e o resultado acaba sendo dramático…

Vamos, portanto, à concepção do evento:

Imagino que a esta altura você já deve estar me perguntando:

– Roberto, e o que você sugere para aproveitar melhor esse tipo de evento?

Aqui vão algumas idéias, que nós, do Instituto Gente, utilizamos para orientar nossos clientes:

Planeje com Antecedência

O primeiro passo é procurar levantar os pontos fortes e fracos do último evento oferecido. Dessa maneira, você saberá quais aspectos devem ser aprimorados, e aqueles a serem mantidos…

Se você não tem pessoas experientes em organização de eventos, eu aconselho contratar uma empresa especializada em organizá-los. Os resultados são muito melhores, pois eles já conhecem o caminho das pedras e, se a empresa for boa, o custo final é menor. Muitas empresas não computam nos gastos o tempo que os gerentes gastam para ir atrás de preços de camisetas em vez de estarem executando suas tarefas.

Faça um cronograma a ser cumprido até a data do evento, tendo sempre em conta que é um trabalho de administração de um projeto: muitos contatos sendo feitos ao mesmo tempo para que tudo esteja preparado na data marcada.

Conquiste a Diretoria

Quando estiver definindo o evento, discuta o projeto com a diretoria da empresa: lembre que a convenção é a realização de um projeto da diretoria.

Quem organiza o evento tem de ter a humildade de ver que o seu trabalho é como o de um artista que toca uma música de Chopin: ele pode dar o seu toque pessoal, mas a partitura é do autor.

Alguns pontos fundamentais a serem discutidos:

* O que poderia ser melhorado na performance dos nossos vendedores?

* O que gostaríamos que eles aprendessem durante a convenção?

* Quais ações e atitudes a serem estimuladas?

* Definir os objetivos da convenção: saber aonde se quer chegar, estabelecer os objetivos, visualizar a montanha a ser escalada. É essencial para o sucesso de qualquer empreitada.

A pessoa mais importante a ser conquistada é o presidente. O seu envolvimento cria um comprometimento que vai ser decisivo para o departamento de vendas. Quando algum gerente, durante a concepção do evento, me pede que eu não sugira que o presidente fale na convenção, eu percebo isso com um mau sinal na vida da empresa. Os executivos devem estar em sintonia com a presidência; se não, passam a existir duas empresas dentro da mesma e o resultado final é catastrófica.

Na minha opinião, o presidente deve sempre fazer a abertura de qualquer evento propiciado pela empresa. Esse ato define o apoio, o compromisso do comando como a tripulação. Quando o presidente não for bom de oratória e comunicação, aconselhe-o a procurar um orientador para cuidar da sua performance (o melhor de todos que conheço é Miguel Filliage).

A Concepção do Evento

Você já reparou que um livro, filme, peça de teatro sempre têm um ritmo? Uma hora você fica triste, depois você fica curioso, torce, briga e, no final, você celebra as conquistas.

Em convenções empresariais não é diferente: tem de ter o momento para as aulas, os debates sobre as metas, palestras motivacionais, shows, brincadeiras, conversas informais.

Depois de uma palestra motivacional, não funciona uma aula teórica. Depois de um passeio de escuna, pela manhã, não funciona uma discussão de estratégia. A manhã é o melhor momento para aulas e discussões estratégicas, pois a cabeça está fresca e descansada. Depois das 19h, ninguém agüenta mais uma reunião. Crie uma seqüência de atividades que aproveite sempre o melhor dos participantes.

Plano de Ação

Se os objetivos foram definidos, então o próximo passo é estruturar um plano de ação. Agora é a hora de planejar como tudo sairá do papel. O melhor local, a infra-estrutura necessária para que os resultados sejam os esperados. O modo pelo qual serão viabilizadas as palestras e as formas de dar continuidade a elas dentro do cotidiano e realidade da organização.

Luxo não é o mais importante. Ao contrário dos eventos de marketing nos quais o luxo cria uma imagem que agrega valor, nos eventos de venda este quesito não é o mais importante. Se o dinheiro está sobrando, utilize-o com o máximo de brilho possível, mas saiba que não é regra para o sucesso. Às vezes, o hotel é lindo, mas o participante paga um avião, depois um ônibus e finalmente uma lancha. É muito desgastante.

Reserve um hotel mais simples, porém isolado, confortável e perto do aeroporto, contrate um bom violonista, um sistema de som que funcione. Fazer um evento mais simples vai ficar coerente quando você falar para os seus representantes cortar as suas porcentagens…

Material do Evento

Toda convenção tem de ter um slogan ou tema:

* Escola de Campeões.

* Liderança 2000

* Fábrica de Vencedores

Deve ser uma mensagem de estimulo. Portanto, crie um slogan para o seu evento e coloque-o em todo o material. banners, cartazes. Agora, esse material tem de ser muito elegante. Camisetas e bonés, por exemplo, quando são confortáveis e esteticamente bonitos, os funcionários costumam usá-los mesmo após o evento, estimulando as lembranças de tudo o que foi aprendido e vivido durante o encontro. Quando o material é grosseiro, fica jogado num canto ou é doado para o primeiro que manifestar interesse e não cria um efeito posterior ao evento.

Ah! E não esqueça dos crachás com o nome bem grande para facilitar a aproximação de todos.

Alguns Personagens Importantes a Serem Definidos

* O coordenador

Todo evento tem de ter alguém que assuma o controle em momentos de indecisão. Alguém que mostre a placa para o palestrante que está avançando no seu tempo… (isso é horrível quando acontece). Ter de almoçar às três da tarde só porque o diretor de marketing não preparou a sua apresentação e perdeu os limites…

É complicado quando não existe um coordenador. As pessoas não sabem quem procurar à medida que os imprevistos aparecem, e eles sempre aparecem. Combine com a diretoria para que qualquer mudança seja discutida com o coordenador antes, para que o evento não vire uma bagunça, e procure respeitar a estrutura.

* O mestre de cerimônia

Durante a convenção, uma questão de praxe paira no ar: Quem apresenta os palestrantes?

O ideal é ter uma pessoa muito animada e com boa base, para não só apresentar os conferencistas e coordenar as atividades, como principalmente, alinhavar as apresentações. “Hoje de manhã o nosso presidente falou sobre conquistarmos esses novos mercados, os diretores comerciais e de marketing apresentaram as suas estratégias e agora nós vamos dividir vocês em grupos para discutirem e apresentarem idéias de táticas para obtermos os resultados”.

Outra peça chave é o animador do evento. A medida que o trabalho avança é importante ter alguém que energize o grupo durante os intervalos, entre uma atividade e outra.

Crie Momentos Mágicos

Agora, que os fundamentos foram cuidados, é hora de criar magia no evento. Aquele passeio surpresa… a mensagem debaixo da porta do apartamento… o bilhete do filho desejando boa viagem.., aquele jantar indiano em uma tenda ao ar livre…

Eu me lembro com muito carinho de um evento do Sebrae-PR, em que a primeira atividade do seminário foi um balé da APAE de Ibiporã. A força dos membros do balé passou uma energia para os participantes acreditarem no seu potencial de superar todos os seus desafios.

Consiga o Comprometimento dos Participantes

Discutir as metas, elaborar estratégias conjuntamente, separar um tempo para o grupo debater temas de seu interesse e apresentar propostas é fundamental para que a convenção seja levada para o dia-a-dia do profissional.

Em meu seminário Compromisso de Campeões, nós discutimos as mudanças que serão necessárias para a superação dos desafios e pedimos a cada participante que faça uma carta de compromisso das suas metas e uma fica com a empresa. Muito mais do que um instrumento de cobrança, isso serve como um incentivo extra para o seu crescimento.

Por último, mas importante também: as pessoas têm família!

Muitas empresas organizam eventos tão superlotados de atividades que o participante nem tem tempo para dar uma ligada para casa.

Lembre-se de que o cônjuge que ficou em casa pode estar precisando falar com o seu funcionário… Esse contato vai dar ima energia extra para ele participar com mais vigor e, ao final, providencie uma lembrança para ele ou ela levar para o seu companheiro. Vai ser a cereja do seu chantilly!

Ufa! Bastante coisa… Mas tenho certeza que vai ser uma experiência sensacional… Muita coisa funcionando muito bem e outras tantas podendo ser aprimoradas. Por isso, no final do vento comemore bastante o seu sucesso, relaxe e, no dia seguinte, comece a avaliação do encontro. Anote todo o seu aprendizado para no ano que vem fazer uma convenção ainda melhor.

Lógico, por que essa é uma das melhores características dos campeões: eles sempre querem mais. A montanha que ele acabou de escalar perde a graça porque no dia seguinte ele se pergunta: qual a próxima montanha a ser escalada?

Eu, como sempre, estou torcendo pelo seu sucesso.

Empresas que organizam alguns de meus eventos, e dão ótimos resultados. Confira:

Office Marketing
Josemar Basso
Rua 17 de Junho, 436
Porto Alegre RS
Fone: (51) 226-8600

Vice Versa Eventos
Kátia Cintra
Rua Urano, 9 Conj. 43 – Aclimação
São Paulo – SP
Fone: (11) 277-4860
E-mail: eventovv@cepa.com.br

Perez Damiani
Rafael Perez
Rua Pelotas, 782 – Vila Mariana
São Paulo – SP
Fone: (11) 574-7811

Preparador de apresentações de Altos Executivos:
Miguel Filliage
Fone: (11) 210-5777

Qualquer informação sobre o seu evento:
Instituto Gente
Fone: (11) 3872-6104
E-mail: igente@uol.com.br

Roberto Shinyashiki
E-mail: igente@uol.com.br