As reuniões freqüente mente falham em produzir os resultados desejados e parecem uma per da de tempo. O sucesso é o resultado do planejamento bem como da execução. Os passos de uma reunião efetiva podem variar em sua ordem, mas os elementos a seguir sempre estarão presentes:
1. Antes da reunião, construir um plano, incluindo:
– Definir um propósito inicial.
– Formar o grupo.
– Selecionar o horário e o local com base no propósito.
– Desenvolver um plano ou agenda de reunião.
– Notificar as pessoas com bastante antecedência.
2. Durante a reunião, executar o plano, incluindo:
– Preparar o terreno revistar o propósito e o plano.
– Desenvolver o trabalho principaL sobre o propósito definido.
– Resumir e encerrar.
3. Após a reunião, documentar o plano e agir:
– Compartilhar as minutas e as informações prontamente.
– Desenvolver as ações designadas.
A dupla meta de qualquer reunião de sucesso é realizar um propósito e fazer com que o grupo cresça, melhorando sua habilidade para desempenhar tarefas futuras.
Dica do mês
Segredos para fazer as coisas acontecerem
As seguintes estratégias podem ajuda-lo a gerenciar melhor o seu tempo e a criar uma vida mais organizada:
1. Concentração. Quando se concentra em uma meta, você focaliza a sua atenção e também a sua energia. É difícil se distrair quando se está totalmente concentrado.
2. Motive se e aos outros para ir à ação. As pessoas normal mente sentem se motivadas perante uma meta. Quando você compreender os estilos de motivação de cada um, poderá cobrar metas e procedimentos em que eles farão da maneira desejada.
3. Trabalhe diariamente com agilidade. Incorpore bons hábitos, como dar instruções claras e prazos de entrega de trabalhos justos, quando você puder.
4. Saiba quando agir. Pense sobre estas três perguntas quando for desenvolver alguma atividade: esta atividade tem valor? Ela tem um prazo de entrega? Esta atividade é urgente?
Fonte: Taking Care of Business: Fundamentals of Productive Work Habits EUA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Tempo de Vender
Por Brasílio Andrade Neto
Como é que eu posso vender mais com tanta coisa para fazer?
Você já ouviu alguém falar isso, não? Você tem relatórios e outros papéis para lidar, e-mails para responder, reuniões, encontros e encontrões,.. e, além de tudo isso, você também tem de fazer o trabalho para o qual é pago.
Ah, aí está o primeiro passo para administrar melhor seu tempo. É preciso saber para que você e pago. Quais são os passos que se espera que você dê em seu cotidiano. O que eles envolvem, quem eles envolvem. Uma vez descoberto isso, foque no essencial.
Sempre feche alguma coisa – No caso de vendas, trata se, lógico, de fechar o negócio, fazer o dinheiro trocar de mãos, satisfazer o cliente. Vencer, enfim. Entretanto, muitos profissionais de vendas adiam o momento do fechamento, ficam sem jeito de pedir o contrato. Esse é um dos maiores desperdiçadores de tempo na profissão. Então, pense em sair de cada encontro com um cliente com algo palpável – se não o contrato, uma nova reunião marcada, uma lista de providências a serem tomadas que acabem com suas objeções e preocupações, entre outras. Se você não pode diminuir o tempo gasto em reuniões ou respondendo a e-mails, use mais eficientemente o tempo gasto em frente ao cliente.
Não faça o que você não pode fazer – Certo, vai ser difícil e, dependendo do caso, você vai ganhar um amigo de mal com você por uma semana. Mas quando alguém vier com o papo “será que você quebra um galho para mim”, se você não puder, diga que não pode, e que ficará feliz em ajuda-lo em outra ocasião.
Se puder delegar, delegue – é necessário que você faça todas as tarefas que realiza no dia a dia? Será que algumas funções mais burocráticas e não vitais para o relacionamento com os clientes não poderiam ser feitas por outras pessoas? De novo, foque no que é essencial em seu negócio e coloque o que é acessório no seu devido lugar.
“Há ladrões que não se pode castigar, embora nos roubem o bem mais precioso: o tempo” Napoleão Bonaparte
AMBIENTE DE TRABALHO
Gestão do clima organizacional
Por Marcelo Boog
A pesquisa de clima organizacional, como ferramenta de diagnóstico, “fotografa” o momento da empresa, mostrando os pontos aonde a empresa vai bem, e os pontos a melhorar, mostrando como os colaboradores da organização realmente enxergam determinados assuntos da empresa, como é a atuação das lideranças, os sistemas de comunicação, o trabalho em equipe, além de servir também como instrumento avaliador dos processos produtivos, dos procedimentos adotados pelo RH, etc.
Fotografias são perfeitas para registrar um momento. A escolha do momento certo de se aplicar uma pesquisa de clima pode resultar em uma “fotografia” melhor ou pior, ou seja, ter uma visão mais próxima ou mais distante da realidade. Esse momento deve estar inserido dentro de um processo, planejado e executado no tempo certo.
Um fator crítico para o sucesso da pesquisa de clima é o “Por que estamos fazendo essa pesquisa?”; ou ainda “O que vamos fazer com os resultados da pesquisa?”. São perguntas que devem ter respostas claras e definidas.
Ao se aplicar uma pesquisa de clima, levantam se expectativas nos funcionários, e um dos principais cuidados a se tomar é não frustrar essas expectativas, que no fundo são uma esperança. Com a confidencialidade garantida, cada um pode se expressar livremente e manifestar sua opinião sobre as dificuldades da empresa. Uma vez que isso acontece, gera se a expectativa e a esperança de que esses pontos sejam sanados e que o clima interno melhore.
O risco de frustrar essas expectativas é de passar na cabeça dos funcionários algo como “Lá vem eles de novo! Agora com essa pesquisa. Para quê? Eles não fazem nada para melhorar! Ninguém realmente nos ouve”. E a empresa deve realmente ouvir o que existe para ser dito. Muitas vezes eles podem ter muita razão.
Cada participante deve ter acesso aos resultados da pesquisa, mesmo que não totalmente, e ser informado de quais serão os próximos passos que a direção da empresa adotará. Isso cria nos funcionários uma cumplicidade para com os objetivos da empresa e certamente melhora o clima interno e a produtividade. Nesse sentido, recomendamos que a pesquisa de clima não seja isolada, mas sim que seja parte de um processo de gestão do clima organizacional, em um trabalho integrado e abrangente, num processo do antes, durante e principalmente depois da pesquisa, com as ações concretas que a empresa adotará. É indicado também após a concretização das ações, ou num determinado intervalo de tempo, fazer nova pesquisa, por exemplo 6 a 12 meses após a primeira, para se comparar os resultados. E colocar ao lado as duas fotografias, o antes e o depois.
Marcelo Boog é consultor da Boog & Associados, nas áreas de Gestão de Pessoas, Ecotraining e Pesquisa de Clima Organizacional! Visite: www.boog.com.br
DELEGAÇÃO
10 sugestões para delegar bem
1. Defina claramente o que está delegando. Diga com todas as letras o que você pretende: o que deve ser feito; os resultados almejados; a data limite para sua execução; o sistema de acompanhamento adotado.
2. Defina o grau de autoridade de responsabilidade. Não basta passar o “abacaxi” da responsabilidade da tarefa ao subordinado. É preciso também dar lhe autonomia decisória para alocar recursos e recorrer a pessoas em caso de necessidade, ou o “abacaxi” com certeza não será descascado.
3. Saiba a quem delegar. Verifique se a pessoa que recebeu a delegação tem o preparo, a experiência e a capacidade requeridas para executar o serviço. Caso contrário, você poderá estar se lançando num vôo cego.
4. Treine. Caso o subordinado não tenha os três requisitos anteriormente mencionados, mas demonstre potencial e boa vontade em aprender, então nada melhor do que treina-lo. Se investir na pessoa certa, o retorno não tardará a vir.
5. Delegue não apenas para os mais capazes. Dê oportunidade para que todos aprendam novidades e as coloquem em prática. Você ficará surpreso com algumas pessoas que já estavam “no freezer”, mas que, com a nova chance, renascem das cinzas, podendo inclusive aumentar a produtividade e progredir novamente.
6. Delegue o resultado, não os procedimentos. Certifique se de que a pessoa entenda “o que” deve ser feito. O “como” deixe sob a responsabilidade dela a menos que seja totalmente inexperiente no assunto. Nesse caso, treine a antes.
7. Conheça bem o seu pessoal. Se não o conhecer dará um tiro no escuro ao tentar acertar o alvo. Antes de delegar, conheça a competência de cada um, quem está mais apto a fazer o quê, suas limitações, seus planos e aspirações e iniciativa, potencial de crescimento.
8. Seja acessível. De nada adianta você se prontificar a responder perguntas e ajudar nas dificuldades se, na primeira vez em que o subordinado aparece com dúvidas, você mostra um semblante de tigre irritado. A paciência e a disposição em explicar fazem parte do processo de delegação.
9. Evite a delegação para cima. A delegação de baixo para cima acontece quando um subordinado seu vem lhe fazer uma pergunta e você responde: “Pode deixar comigo, que eu resolvo esse problema” ou “Vou descobrir a resposta e depois lhe direi”. A atividade foi delegada de volta a você. Em vez disso, poderia ter dito a ele para pesquisar e tentar encontrar a melhor opção.
10. Avalie os resultados em conjunto com o subordinado, dando e recebendo feedback. Assim, você poderá verificar seus acertos e dizer o que ainda precisa melhorar em seu trabalho. Saiba elogiar e, quando houver erros, faça a crítica de forma construtiva, incentivando o subordinado a melhorar. Afinal, com os erros também se aprende.
Fonte: Manual do Chefe em Apuros, de Ernesto Berg – Makron Books
COMUNICAÇÃO
A comunicação que (des)encanta
Por Antônio P. B. Braga
No início dos anos 80, como gerente de uma multinacional, participei de uma solenidade de despedida de um diretor, que estava se aposentando, e ao mesmo tempo era a posse do seu sucessor. Foi um jantar com um show artístico. Antes, porém, aconteceram os discursos pelas pessoas previamente escaladas. Após a sessão de discursos, iniciou se o jantar. Lá pelas tantas um colega pegou o micro fone e inventou de fazer um discurso, sem o mínimo cabimento, em homenagem novamente às duas pessoas. Elogiou tanto o que estava se despedindo, em detrimento ao empossado, perdendo se totalmente na sua fala, ficando o sucessor relegado a um plano bastante inferior, e ainda com o nome pronunciado de maneira errada pelo orador. Daí em diante o ambiente de festa se transformou num clima pesado. Para encerrar, ainda recitou um poema de quase meia hora de duração. Que decepção!
Esse exemplo demonstra que o princípio da comunicação não está em falar bonito, com palavras difíceis e frases de efeitos. Não é dizer coisas que muitas vezes só emocionam a si próprio e não ao ouvinte. A boa comunicação se baseia na arte de falar bem, que significa fazer se entender e entender o interlocutor. Se for em público, deve se levar uma mensagem clara, objetiva, inteligível, que desperte o interesse e não canse quem está ouvindo. Pois não existe coisa pior do que pessoas prolixas, que não sabem se expressar com objetividade. É como a pessoa que ao fazer o uso do cotonete para limpar o ouvido esquerdo utiliza-se da mão direita. Então é muito importante fazer uso da empatia.
Segundo Epíteto, “A natureza deu ao ser humano uma língua e dois ouvidos, para que ele ouça duas vezes mais do que fale”. Entretanto, não se pratica isso facilmente, pois várias pessoas fazem uso da audição erradamente. Elas muitas vezes estão com os pensamentos mais concentrados nos seus argumentos ou nas respostas que vão dar do que em entender o outro. Veja o caso do vendedor não profissional, que está sempre mais interessado em resolver o seu problema do que o do cliente e por essa razão não quer “perder” tempo ouvindo-o com atenção.
A boa comunicação envolve um conjunto de fatores, além da fala e audição, como a capacidade de enxergar, a postura física, os gestos, a concentração no diálogo, que nos denunciam facilmente. E a sintonia na comunicação é diretamente proporcional ao nível da prática desses fatores. Portanto, estar sempre com o nível máximo de atenção ativo, sinalizando com um aceno de cabeça, curtas respostas, sorrisos, mantendo um bom contato visual, fazendo perguntas sem interromper o interlocutor, são fundamentais. Além do mais, não mudar de assunto bruscamente só porque não está nos interessando, como também repetir algumas palavras do interlocutor, demonstra o nosso interesse na conversa.
Para que a comunicação passe do desencanto para o encantamento, com reflexos altamente positivos, é de suma importância a observação e a prática dos princípios sugeridos por Dale Carnegie:
1) Torne se verdadeiramente interessado na outra pessoa.
2) Sorria.
3) Lembre se de que o nome da pessoa é para ela o som mais importante de qualquer língua.
4) Seja um bom ouvinte. Encoraje a outra pessoa a falar dela.
5) Fale coisas de interesse das outras pessoas.
6) Faça a outra pessoa se sentir importante e faça isso sinceramente.
Antônio P.B. Braga é palestrante e instrutor de Vendas e Qualidade no Atendimento da Saga Consultoria em Vendas.
LIDERANÇA
Lidere pelo exemplo Por Paulo Araújo
O que pessoas como Comandante Rolim Amaro, Irmã Dulce, Betinho ou Jesus Cristo têm em comum? Capacidade de realização? Formação acadêmica? Visão e foco? Por que esses líderes de diferentes setores, promovedores de ações e mobilizações diferentes fizeram história?
O segredo é uma técnica simples, até óbvia, mas que pode ajudar muito na sua carreira e vida. Revelo o segredo: eles lideravam pelo exemplo.
Muitos presenciaram o falecido Comandante Rolim recebendo passageiros, ao lado do famoso tapete vermelho, ou servindo clientes junto com as comissárias de um vôo. Irmã Dulce não hesitava em ajudar um doente e, muitas vezes, foi pessoalmente pedir doações para ajudar na construção de suas obras. Pense em Betinho que, pessoalmente, foi buscar quilos e mais quilos de alimentos na casa de doadores. E acima de tudo, Cristo que em lição de humildade e amor ao próximo, lavou os pés de seus apóstolos.
Baseado nessas pessoas e ações, melhore a sua performance como líder. Fique atento às dicas de como conquistar o comprometimento e o respeito de seus colaboradores.
Mais ação, menos palavras. A frase “faça o que digo, não faça o que faço”, não é adequada para o meio empresarial. Um dos maiores fatores de desmotivação da equipe é justamente uma liderança que prega, mas não faz. Destaca a importância da qualidade, pontualidade, foco no resultado, mas não aplica tais fatores, somente os cobra dos outros.
Mudanças só são efetivas quando as lideranças dão o exemplo. A palavra “mudança” é o maior chavão do momento. E claro que precisamos mudar nossas atitudes frente aos novos tempos, mas para isso o líder não deve esquecer que sua equipe é o reflexo do seu comportamento e de suas ações. É simples assim: líderes acessíveis recebem mais idéias e sugestões de seus subordinados, criam um ambiente agradável, enfrentam desafios e não deixam os conflitos ficarem a mercê do sabor dos ventos. Líderes mal humorados e cheios de razão, por sua vez, afastam as boas idéias, criam inconscientemente boicotadores, ávidos por tropeços do chefe para depois dizer na Rádio Peão: “Eu sabia que ia dar errado!”.
Paixão em servir. Quanto mais alto você está na hierarquia, maior deve ser a preocupação em servir os colaboradores da empresa. Ter humildade e estar sempre com as portas abertas são características que fazem parte da biografia de grandes líderes. Disposição em ouvir, interesse genuíno nos problemas dos outros, geram confiança na equipe, fazendo com que todos percebam que fazem parte de uma comunidade, a qual realmente se importa com você. O líder deve somar, integrar e sempre desenvolver as pessoas que estão à sua volta.
Descentralize, acompanhe e celebre. Delegar não significa gerar anarquia, nem somente verificar os resultados no fim do processo, quando já pode ser tarde. Tem chefe que pensa que somente ele pode fazer bem feito, que distribuir funções é correr um risco desnecessário, podendo perder seu poder ou a sua posição. Um dos maiores problemas das lideranças de hoje é não saber delegar, aqueles que detêm o “poder”, em sua grande maioria, são extremamente centralizadores. O líder deve acompanhar as atividades descentralizadas, sugerindo, orientando, elogiando e corrigindo quando necessário. Seja couch, aprimorando a sua capacidade de desenvolver pessoas.
Inspiração e credibilidade. O líder genuíno é aquele que inspira, dá liberdade de criação para a equipe. Sabe que o erro é uma etapa para o sucesso. Conhece a fundo a empresa, seus produtos, processos e redes de relaciona mento, orienta e conduz com energia a equipe em momentos de crise, sabe diferenciar os envolvidos dos comprometidos, procura descobrir o que motiva cada colaborador de sua equipe de trabalho e sabe que os melhores resultados só virão se o colaborador estiver de corpo, mente e alma na empresa. Além disso, tem consciência que credibilidade é algo a ser conquistado pelo respeito, pelos pequenos atos que fazem a diferença.
Cuidado com o Português
Alguns assinantes de VendaMais já tinham falado sobre aquele barzinho. Um lugar agradável para relaxar e com duas grandes figuras atrás do balcão, O barman Machado, sempre pronto a ajudar; e o garçom, vindo de Portugal. Ele é muito simpático e prestativo, mas extremamente desajeitado. Vive derrubando coisas nos clientes. Por isso, é que naquele bar o que mais se ouve é:
– Cuidado com o Português!
Sete horas da noite, o bar do Machado começa a receber o pessoal que sai do trabalho e dá uma passadinha lá para relaxar e bater um papinho. Hora também em que o garçom, o Português, começa a derrubar coisas nos clientes. Apesar dos avisos do Machado, um deles, premiado com um banho de torradas, queijo e patê, tentou contemporizar:
– Não foi tão ruim. Da vez passada, tomei um banho de cerveja.
– E da vespa frita? riu o Machado, enquanto alertava outro cliente – Cuidado com o Português!
– Ora, vamos, Machado, você entendeu.
– Sim, dá para entender. Só que é melhor evitar esses cacófatos. Fale “da outra vez”.
– Caco…o quê?
– Cacófato. Quando duas palavras formam outra, sem querer. Por exemplo “a boca dela”, “não pense nunca nisso”, “ela tinha um bom estoque” e outro similares.
– E dá para evitar, Machado?
– Não todos, porque ao falar naturalmente um ou outro vai ocorrer. Porém os mais comuns, como os que eu citei, dá, sim. Use sinônimos, expressões similares.
Machado, de Assis, Interior de São Paulo, dá suas dicas sobre a Língua Portuguesa todos os meses aqui na VendaMais.
COMUNICAÇÃO NA EMPRESA
Todo mês uma história real de comunicação empresarial com final feliz
Este mês, temos um caso interessante enviado por Silvia Leite de Moura Fonseca, gerente geral da Açoservice (www.acoservice.com.br), empresa de processamento de aço de Diadema – SP Segundo ela, o ditado popular “Uma imagem vale mais do que mil palavras” nunca teve tanto significado quanto ao expressar a política de comunicação interna da Açoservice.
Entendendo que cada pessoa interpreta uma frase ou texto a partir de suas experiências pessoais, concluiu se que com uma imagem se conseguiria reduzir esses “ruídos” ou barreiras. Assim, optou se pela comunicação através de desenhos.
“No começo, era quase que necessário, pois existiam muitos funcionários que não sabiam ler. Hoje em dia, após o Telecurso, isso não existe mais. Porém, nem por isso deixamos de lado essa ferramenta: as imagens”, diz ela.
Na verdade, a primeira Política da Qualidade da empresa foi passada dessa forma, quase que sem querer, pois não era difícil transferir suas idéias para o papel de forma simples e de fácil compreensão. Hoje, os resultados da Pesquisa de Satisfação dos Clientes são informados através de imagens, as campanhas em diversas mídias e as instruções de trabalho também, até quando conquista se clientes novos isso é feito. Sempre, através de imagens criativas e bem humoradas.
“Dá mais trabalho, mas os resultados são formidáveis”, completa Silvia.
DIA A DIA
Produtividade
Noventa e seis por cento dos executivos entrevistados pela Accountemps acreditam que pessoas com senso de humor se saem melhor em seus trabalhos que aqueles que têm pouco ou nenhum senso de humor. Estudos também demonstraram que pessoas que se divertem em seus trabalhos são mais produtivas e criativas e, além do mais, sentem uma maior satisfação profissional.
Que tal também contar o que está fazendo em sua empresa para melhorar a comunicação interna? Estamos esperando sua história. Basta escrever para o e-mail: Rodrigo@editoraquantum.com.br que entraremos em contato para fazermos uma entrevista.
PENSAMENTOS
“Arranje tempo para deliberar, mas quando chegar o tempo de agir, pare de pensar e faça”
Andrew Jackson
“Nem ataque cardíaco acontece de súbito. São necessários anos de preparação”
Mount Sinai Medical Center
“Existem duas opções na vida: resignar-se ou indignar-se. E eu não vou me resignar nunca”
Darcy Ribeiro
“Troque o “não” pelo `por que não?
Victor Mirshawka Jr.
“Transportai um punhado de terra todos os dias e fareis uma montanha”
Confúcio
“Se tivesse seis horas para derrubar uma árvore, eu passaria as primeiras quatro horas afiando o machado”
Abraham Lincoln
“A honra consiste em tornar belo aquilo que se é obrigado a fazer”
Alfred de Vigny
“Bem feito é melhor que bem dito”
Benjamin Franklin
“Quem mata o tempo não é um assassino: é um suicida”
Millôr Fernandes
“Nada precisa tanto de reformas quanto os outros”
Mark Twain.
