Prender a atenção de todos durante uma reunião com um grande grupo já é uma tarefa complicada. Prender a atenção de todos durante uma reunião com um grande grupo já é uma tarefa complicada. Porém, às vezes, parece que o universo está conspirando contra você ? os microfones e projetores em particular. Quando estes necessários e potencialmente irritantes itens pararem de funcionar na hora em que você mais precisa, fique calmo, e utilize estas dicas especiais:
- Microfones endiabrados ? Se o som do microfone for para o espaço durante a apresentação, nem pense em sair falando alto. As pessoas não vão entender de qualquer forma e você se tornará o centro de suas frustrações. Se o equipamento puder ser consertado, faça um intervalo e depois um pequeno resumo. Se não der para consertar, fique de pé e comece a circular pela sala, alternando os cantos escolhidos de cada vez. Faça com que todos se sintam mais envolvidos deixando algumas pausas para que possam fazer perguntas. Para prevenir este problema, lembre-se de checar o equipamento antes da apresentação.
- Projetores problemáticos ? Projetores de slides e aparelhos de data-show costumam queimar suas lâmpadas. Caso você não tenha reservado uma sobressalente, terá de apresentar os slides verbalmente. Entretanto, evite falar algo como “bem, se vocês pudessem ver o slide…”. Prefira apresentá-los a partir do conteúdo que representam.
Coisa rápida
Ao considerar o tempo de duração de uma reunião, lembre-se da medida efetiva de trabalho dos participantes. Estudos dizem que a produtividade de um grupo decai após uma hora e meia de trabalho. Após duas horas, ela cai assustadoramente. Qualquer reunião de uma única sessão deve ter menos de uma hora e meia, sendo que o tempo ideal é de uma hora. Reuniões muito longas devem ser divididas em duas sessões, com um intervalo de 10 ou 15 minutos.
