A lista de ?Projetos? permite uma revisão constante e dá certeza de que nada está vazando pelas rachaduras. Criar e manter uma lista de todos os seus projetos pode ser uma experiência profunda! É provável que você tenha mais projetos do que imagina. Se você ainda não fez isso, recomendo que, inicialmente, faça uma lista de “Projetos”. Pode também ser uma categoria num organizador digital, uma folha em um fichário ou mesmo uma única pasta de arquivo, chamada “PROJETOS”, com uma lista geral ou folhas soltas de papel para cada projeto.
A lista de “Projetos” não foi feita para abrigar planos ou detalhes sobre os projetos em si, nem você deve tentar mantê-la organizada por prioridade, tamanho ou urgência: é apenas um ?sumário? abrangente de seus veios abertos. Na verdade, você não vai trabalhar fora da lista de “Projetos” durante as atividades do dia-a-dia. O verdadeiro valor da lista de ?Projetos? reside na revisão completa que ela pode proporcionar (pelo menos uma vez por semana), o que lhe permite ter certeza de que tem passos de ação definidos para todos os seus projetos e que nada está vazando pelas rachaduras.
Algumas formas comuns de subclassificar projetos:
Existem algumas situações em que faz muito sentido subclassificar uma lista de projetos.
Pessoal/Profissional – Muitas pessoas se sentem mais confortáveis em ter duas listas de projetos: uma pessoal e outra profissional. Se você é uma delas, esteja ciente de que sua lista “Pessoal” terá que ser revisada tão judiciosamente quanto sua lista “Profissional”, e não reservada apenas para os finais de semana. Muitas ações de caráter pessoal vão precisar ser administradas em dias úteis, exatamente como todo o resto. E, com freqüência, algumas das maiores pressões sobre os profissionais vêm dos aspectos pessoais de suas vidas, que eles deixam escapar.
Projetos delegados – Se você é um gerente ou executivo sênior, provavelmente é diretamente responsável por vários projetos, que delegou a pessoas subordinadas a você. Embora você possa, é claro, inseri-los em sua lista de “Itens em Espera”, talvez faça mais sentido criar uma lista chamada “Projetos Delegados”, para acompanha-los; sua tarefa será simplesmente revisar a lista com regularidade suficiente para garantir que tudo esteja caminhando da melhor forma.
Tipos específicos de projetos – Alguns profissionais têm, como parte de seu trabalho, vários projetos diferentes do mesmo tipo – que, em algumas instâncias, pode ser interessante juntar, como uma sublista da lista-mãe de “Projetos”. Por exemplo, eu mantenho numa categoria separada, chamada “Projetos a serem executados”, uma listagem cronológica de todos os seminários, treinamentos e consultorias que estão por acontecer, e com os quais estou com-prometido. Esses eventos são “Projetos” da mesma forma que os outros, no sentido de que preciso estar atento e verificar se as coisas estão bem ajeitadas e caminhando, até que estejam concluídos. Mas considero útil vê-los todos organizados numa lista, na ordem em que vão acontecer na minha agenda, separadamente de meus outros projetos.
