Entenda por que você deve cuidar melhor do processo de onboarding dos novos vendedores da sua equipe, saiba como o agile onboarding pode ser útil neste processo e descubra como utilizar este conceito a seu favor

Você já ouviu falar em agile onboarding?

Como explica Júlio Paulillo, cofundador e CMO do Agendor, plataforma de gestão comercial e CRM, agile onboarding é a aplicação de metodologias ágeis de desenvolvimento de softwares e produtos – como Lean, Kanban e Scrum – no onboarding de novos membros da equipe. Ou seja, no processo de integração de novos colaboradores ao seu time.

“Este conceito é importante porque, como o próprio nome diz, agiliza o tempo de ramp-up de novos vendedores. Um benchmark de mercado é que novos vendedores levem até três meses para estarem 100% adaptados, sendo que 30% podem ser considerados proficientes logo no primeiro mês (atingindo 30% da meta definida para a senioridade), 70% para o segundo mês e 100% no terceiro mês”, aponta.

Em entrevista exclusiva à VendaMais, Paulillo fala sobre os erros que as empresas cometem no onboarding de vendedores, revela o que é preciso fazer para evitá-los – ou corrigi-los –, apresenta a definição de onboarding perfeito, dá dicas para você aprimorar o processo de onboarding de seus novos colaboradores, e muito mais. Acompanhe e convença-se a cuidar melhor da sua “largada”.

Ramp-up é o tempo que se leva para considerar que um vendedor já está pronto para vender e começar a trazer resultados.

VendaMais – Quais são os principais erros que as empresas cometem no que diz respeito ao onboarding de vendedores?

Júlio Paulillo – O principal erro é não realizar o processo de onboarding com novos vendedores, independente da metodologia utilizada. Muitas empresas acabam recrutando vendedores, dando um treinamento básico sobre mercado e produto e já despacham os vendedores para a rua, sem nenhum contexto ou acompanhamento que permitirá a evolução deles.

No entanto, vendedores despreparados podem danificar a reputação da empresa, por não realizarem uma abordagem comercial de forma consistente com a marca e outros membros da equipe de atendimento. Além disso, eles são menos propensos a atingirem a alta performance rapidamente, causando turnover na equipe comercial.

Destaco ainda que vendedores despreparados podem confundir os clientes com informações erradas, causar conflitos com outras áreas da empresa – como atendimento ou implantação – e, por fim, perder o cliente. Afinal, por não conhecerem as especificidades dos produtos ou serviços que vendem, não saberem onde buscar informações ou para quem perguntar e não conhecerem os processos internos da empresa, tendem a ser menos ágeis no tempo de resposta aos clientes, causando insatisfações no atendimento, o que leva a perda do cliente para a concorrência.

O que é preciso fazer para evitar ou corrigir estes erros?

A resposta é o onboarding correto de novos vendedores. O agile Onboarding guia o vendedor por todo o conhecimento básico necessário para que ele seja produtivo o mais rápido possível.

Como você define um onboarding “perfeito”? Quanto tempo deve durar este processo, quais etapas não podem ficar de fora, quem deve ser envolvido etc.?

Existem muitas atividades que são necessárias fazer para que o vendedor atinja a produtividade, desde a criação de uma nova conta de e-mail, de um novo usuário no sistema de CRM da empresa, apresentação do histórico da empresa, alinhamento de expectativas, projeção de crescimento, até atividades mais relacionadas ao comercial, como e execução de role-plays para simular abordagens com clientes, revisão de abordagens antigas gravadas de vendedores de sucesso, realização da primeira ligação a um cliente, envio de e-mail etc.

A execução de todas essas atividades pode levar de quatro a oito semanas (sprints), se seguido um processo ágil (Agile Onboarding).

No início, a equipe de RH (Gente e Gestão, no caso do Agendor) é envolvida para prover todas as informações necessárias – desde a apresentação do escritório, cultura da empresa, plano de evolução, alinhamento de expectativas e toda a documentação necessária para oficializar a integração na empresa.

Depois, nós, sócios, somos envolvidos para compartilhar a história do Agendor, nossos valores e propósito.

O vendedor é então estimulado a fazer um pitch pessoal de até um minuto para toda a empresa (ou departamento), para que laços já comecem a ser criados com o restante do time.

Após essa primeira fase, o vendedor passa a executar uma série de atividades relacionadas ao comercial, desde se aprofundar em nossa ferramenta de CRM (www.agendor.com.br), assistir a vídeos de treinamento, acompanhar ligações de vendas etc., para garantir o ramp-up mais ágil possível.

Tudo isso é feito com o acompanhamento do gestor e seguindo a sequência de atividades que foram definidas e priorizadas no “backlog” dos sprints.

Quais são suas dicas para quem quer melhorar o onboarding de vendedores?

Recomendo o uso de ferramentas visuais que deem mais clareza sobre quais atividades ainda precisam ser realizadas (To-do), quais atividades estão sendo realizadas (Doing) e quais atividades já foram finalizadas (Done), o famoso “Kanban” – uma das metodologias ágeis que podem ser aplicadas no Agile Onboarding. Para empresas que já possuem um tino tecnológico, aconselho o uso de ferramentas de Kanban digitais, como o Trello (www.trello.com), que, por sinal, é usado internamente no Agendor para este mesmo processo.

Um processo de agile onboarding não é suficiente para garantir que os novos vendedores atinjam rapidamente a alta performance, certo? O que, além disso, o gestor pode fazer para aumentar as chances de os novatos conquistarem bons resultados?

O coaching e acompanhamento constante e feedback em tempo real são essenciais. Semanalmente, o gestor precisa se reunir com seus vendedores para bater todas as métricas necessárias para que o vendedor passando pelo processo de atinja a alta performance. Aqui no Agendor nós consolidamos os times de marketing e vendas em um único time de “Aquisição”, que tem como principal objetivo compartilhado a aquisição de clientes. Fazemos uma reunião de Aquisição toda segunda-feira, quando todos os números – desde a quantidade de visitas que foram geradas no site, taxas de conversão do Funil de Vendas, LRT (Lead Response Time – tempo de resposta aos leads), quantidade e volume de vendas ganhas e perdidas, e muitos outros – são analisadas para garantir a integração entre os times de marketing e vendas.

Os gestores precisam ser capazes de identificar quais etapas do processo comercial estão os gargalos dos vendedores e atuar individualmente para tampá-los.

Qual é o papel dos vendedores com mais tempo de casa no processo de onboarding?

Você, como gestor, precisa identificar quais são as características dos melhores profissionais de vendas do seu time e replicar com novas contratações. Mesmo assim, ainda existirão etapas do funil de vendas em que alguns dos vendedores terão um bom desempenho e outros não. Nesse cenário, o gestor pode fazer um esquema de coaching cruzado, estimulando que as experiências sejam compartilhadas, para que todos os vendedores sejam igualados por cima em todas as etapas do funil.

Como os vendedores devem ter sua performance avaliada durante o processo de onboarding?

Antes de começar um sprint, existe uma reunião chamada Sprint Planning (planejamento de Sprint), em que as tarefas do onboarding são levantadas e priorizadas. Durante essa reunião, é necessário definir os critérios de sucesso para cada uma das tarefas priorizadas. Ao final de cada sprint, existe a reunião de Sprint Review (análise de sprint), em que a equipe se junta para analisar as tarefas que foram e não foram executadas. É neste momento que a performance do vendedor é avaliada, e que as seguintes perguntas podem ser feitas:

– Quantas tarefas foram executadas, daquelas que foram planejadas?

– Qual foi a taxa de sucesso na realização das tarefas?

– Quais tarefas terão que ser reiniciadas no próximo sprint, por não terem atingido o resultado esperado?

– E assim por diante.

Como deve ser o feedback dos gestores aos profissionais que não estiverem atingindo as expectativas/metas?

O feedback precisa ser claro, objetivo e rápido, em tempo real, se possível. Isso porque o objetivo do Agile Onboarding é fazer com que os vendedores atinjam proficiência no processo comercial o mais rápido possível. Os daily meetings/stand-up meetings (reuniões diárias de até 15 minutos, das quais todo o time de novos entrantes na equipe comercial participam – em pé, ao redor do board Kanban, mais especificamente), também pode ser usados para que a própria equipe se ajude na resolução de impedimentos que eles estão tendo. Ou seja, o próprio manifesto ágil estimula a interação e colaboração entre as pessoas para que os resultados sejam atingidos o mais rápido possível.

Aproveito para acrescentar características pessoais que são essenciais para quem vai passar por um processo de agile onboarding: capacidade e abertura a mudanças, autogerenciamento, relacionamento interpessoal e muita atitude.

Quais são os resultados que um gestor de vendas pode esperar depois que adotar um processo de onboarding mais estruturado?

• Mais tempo para atuar na estratégia de vendas, pois os vendedores terão mais autonomia rapidamente, e não precisarão ficar acessando o gestor para resultados problemas mundanos.

• Maior consistência e previsibilidade de resultados, porque a abordagem comercial será mais padronizada e existirão menos gargalos no funil de vendas/processo comercial.

• Menor turnover, porque os vendedores serão melhor capacitados para atingir os resultados que buscam.

• Menos conflito com clientes e outras áreas da empresa, por problemas de comunicação/passagem de informações erradas.

• Mais agilidade e poder de negociação com os clientes, por saberem onde buscar informações, como proceder em situações adversas e todas as especificidades do produto/serviço.

Convencido a cuidar melhor do onboarding de seus novos colaboradores? Assista ao episódio da websérie VM Responde em que Raul Candeloro e Marcelo Caetano apresentam a sua visão sobre o tema. O vídeo está disponível em bit.ly/vmresponde-onboarding.