Ciclo PDCA. Aprenda a utilizar o ciclo PDCA e aumente suas vendas
O que todo vendedor quer? Vender mais, ter uma carteira recheada de clientes fiéis, uma lista de prospects que podem comprar com ele a qualquer hora. Tudo isso e mais um pouco. E o que todo vendedor precisa fazer para conseguir tudo isso? A lista também não é das menores, mas a utilização do ciclo PDCA deve estar nela.
O que é o ciclo PDCA – Na década de 1930, o norte-americano Walter Shewhart desenvolveu uma ferramenta que poderia ser utilizada na abordagem de qualquer problema, para qualquer situação. Ele deu a essa ferramenta o nome de Ciclo PDCA. O ciclo, que depois foi difundido por William Edwards Deming e também é conhecido como ciclo de Deming, está dividido em quatro fases: to plan, to do, to check, to act, ou seja, planejar, executar, controlar e agir.
Edelvino Razzolini Filho, um dos autores do livro Dicionário da Administração de A a Z, define essas quatro etapas do ciclo PDCA como:
» Planejar (to plan) – Estabelecer a missão, visão, objetivos (metas), procedimentos e processos (metodologias) necessários para que os resultados possam ser atingidos.
» Executar (to do) – Realizar as atividades necessárias para que o plano seja cumprido conforme o planejado.
» Controlar (o check) – Estabelecer formas de monitorar e avaliar periodicamente os resultados alcançados; avaliar os processos e resultados, confrontando-os com o planejado, com os objetivos, especificações e estado desejado, consolidando as informações para que se possam tomar as necessárias ações corretivas.
» Agir (to act) – É nesse momento que são feitas as ações corretivas. Depois de verificar o que aconteceu até a terceira etapa do ciclo, agora é a hora de agir para melhorar o que até então não tinha sido bem-feito. Além disso, é aqui que o vendedor deve melhorar o sistema de trabalho adotado para alcançar suas metas.
Como utilizar – Claudio Skora, mestre em Administração de Empresas, afirma que o ciclo PDCA deve ser utilizado sempre que for necessário tomar decisões, ou seja, em qualquer situação de gerenciamento. Um vendedor, por exemplo, pode usar o ciclo assim que receber uma meta. Confira:
O vendedor de uma renomada loja de calçados recebe uma meta para o próximo mês. De nada vai adiantar ele começar a vender sem ter feito um bom planejamento e sem ter em mente o que e como ele precisa fazer suas atividades. Depois de fazer esse planejamento, ele começa a executar tudo o que foi planejado, tentando seguir à risca o que estava em seu planejamento. Depois de executar o seu planejamento, é preciso que ele faça um controle de todos os passos dados até então e de todas as atitudes tomadas por ele para poder saber em que errou e em que acertou. Para finalizar, o vendedor deve repensar as suas atitudes e agir preventivamente para evitar futuros erros, além de estabelecer novos planos de ação e até mesmo novas metas.
O que não fazer – O ciclo PDCA, assim como todas as outras ferramentas de venda, deve ser bem utilizado para trazer o retorno esperado e, depois de vários anos atuando em empresas que utilizam essa ferramenta, os especialistas na área já sabem dizer quais os erros mais comuns e como eles podem ser evitados.
Para Edelvino, um grave erro está na definição dos objetivos. Segundo ele, muitas empresas traçam objetivos nada claros para os seus vendedores, e esse erro atrapalha todo o restante do ciclo. “Quando iniciar o trabalho com o ciclo PDCA, é preciso ter claro qual é o verdadeiro objetivo a ser atingido, pois só assim o processo poderá ser bem-sucedido”, declara. Para ele, uma boa maneira de evitar que esse erro aconteça é simplificar o trabalho. “É preciso que o processo seja o mais simples possível, retrate as práticas atuais (do vendedor e/ou da empresa), seja fácil de ser revisto, atenda às necessidades do trabalho, conte com a participação das pessoas que executam a tarefa e, finalmente, mantenha o foco no cliente, uma vez que esse deve ser sempre o objetivo das empresas e dos profissionais de venda”, completa.
Outro erro cometido pelas empresas e vendedores que utilizam o ciclo PDCA e lembrado por Claudio está na escolha dos indicadores para o monitoramento das evoluções trazidas por meio de sua utilização. Segundo ele, muitas vezes as pessoas deixam de pensar qual é o melhor método e medem os resultados através de qualquer um.
Benefícios – Quando bem aplicado, o ciclo PDCA pode trazer resultados muito positivos para as empresas e para os vendedores. O desenvolvimento pessoal é um dos benefícios trazidos por essa ferramenta, já que o vendedor passa a pensar mais nas atitudes que toma e acaba aprendendo com os erros cometidos – o que faz com que ele pense antes de cometê-los novamente. Além disso, “o PDCA permite que se padronizem procedimentos e, com isso, garante uma uniformidade no trabalho, permite que se registre o conhecimento sobre os processos, melhora o nível técnico do profissional e ainda evita o desperdício de tempo”, afirma Edelvino.
Agora que você já conhece essa ferramenta, que tal colocá-la em prática? Para isso, relembre tudo o que precisa ser feito:
1 – Defina suas metas – E aí, quanto você quer vender em um mês? Um semestre? Um ano? Quais são os seus objetivos?
2 – Defina como você fará para alcançar as suas metas – Quantos clientes você vai ter de visitar por dia para que no fim sua meta seja batida? Quais serão as atitudes que você vai tomar para vender para todos esses clientes?
3 – Treine – O desenvolvimento pessoal não precisa partir do líder da equipe, você mesmo pode ler sobre vendas e se aprimorar a cada dia. Pegue livros, revistas, leia textos na internet que falem sobre vendas e se desenvolva!
4 – Venda! – Execute a arte de vender, coloque o seu planejamento em ação! Vá até os seus clientes e apresente os benefícios do seu produto, em como você pode ajudá-lo.
5 – Verifique os resultados obtidos até aqui – Será que como as coisas andam você vai conseguir atingir a sua meta no fim de tudo? Será que seu planejamento foi correto? Será que existe alguma coisa que poderia ter sido feita melhor?
6 – Atue corretivamente – Conserte os erros que percebeu ter feito e aprenda com eles, pensando em não cometê-los novamente nas próximas vendas que fizer!
