Sir Walter Raleigh, um antigo explorador inglês, escreveu certa vez que “Não é a verdade, e sim a opinião, que pode viajar pelo mundo sem passaporte”.

Nos mercados competitivos de hoje, suas palavras são muito atuais. Para se sobreviver no mundo dos negócios, é importante a opinião do mercado sobre nós ou nossa empresa.

Na manutenção dessa opinião, entram em cena as relações públicas de uma empresa, seja por atividades a ela ligadas – ou da comunicação mercadológica como um todo – ou ainda pela figura do profissional de relações públicas.

O autor Scott Cutlip, que escreveu com outros profissionais a obra “Effective Public Relations”, descreve as relações públicas como a função gerencial que avalia as atitudes do público, identifica as políticas e procedimentos de um indivíduo ou organização, planeja e executa um programa de ação para conseguir a compreensão e aceitação desse público.

Este artigo trata de um dos instrumentos mais simples – mas também dos mais poderosos – das relações públicas e da comunicação mercadológica no pós-venda das empresas, a saber, as mensagens de felicitações (também conhecidas como comunicação de efemérides), que nada mais são que as datas importantes para seu cliente.

O meio mais comum de transporte de sua mensagem ao seu cliente é o cartão de relações públicas, ou cartão RP. Essa peça, que deve fazer parte do material de expediente de qualquer empresa organizada e preocupada em manter bons laços com seus clientes, fornecedores, autoridades e formadores de opinião em geral, é tradicionalmente um cartão de cerca de 15cm de base por 5cm de altura, branco, em cujo fundo (ou em um canto ou apenas marca d””””””””””””””””água) está a logotipia da sua empresa.

Para a montagem de um pequeno banco de dados de efemérides, mesmo que você não disponha de um database (banco de dados informatizado) de seus clientes, você pode organizá-lo da seguinte forma:

1) Organize um fichário com doze repartições, uma para cada mês do ano.

2) Inclua, se não pela data certa, pelo menos por quinzena, as datas de aniversários de seus clientes – e cônjuges, se tiver essa informação – bem como da fundação das empresas.

3) Faça a mesma coisa com seus fornecedores, que são um público muito importante de sua empresa. Da mesma forma, um público que não deve ser esquecido é o do universo de seus colaboradores. Afinal, um empregado motivado e satisfeito é a impressão mais forte que seu cliente talvez leve da empresa.

4) Obtenha as datas de aniversário, igualmente, de outros 2 públicos que indiretamente, podem influenciar as atividades da sua organização: as autoridades (Prefeito, Secretário da Indústria e Comércio, Presidente da Câmara Municipal, Presidente do Club dos Diretores Lojistas, da sua associação de classe, etc.) e os formadores de opinião. Estes são, em geral, pessoas que se destacam de alguma forma em sua área de atuação ou, mais comumente, os jornalistas e editores de publicações, especializadas em sua área ou não. Tenha sempre em mente que muito do que seu mercado pensa sobre você pode resultar da propaganda de boca desses dois públicos.

5) Liste as datas ligadas à atuação profissional de seus clientes. Por exemplo, dia 18 de outubro é o Dia do Médico, se você for de uma policlínica ou de um hospital ou ainda de uma indústria de medicamentos. Dia 19 de fevereiro é o Dia do Esportista, se você for um fabricante de artigos desportivos. Dia 7 de abril é o Dia do Corretor de Seguros, se você for de uma empresa seguradora. 1º de outubro é o Dia Nacional do Vendedor, se você trabalha com equipes de vendas, e assim por diante. A lista é grande, mas por isso mesmo é plena de oportunidades para motivar seus funcionários, fornecedores ou clientes com uma mensagem pessoal.

6) Examine, alguns dias antes de cada quinzena, as datas importantes da quinzena seguinte. Isso evitará correrias de última hora, com o risco de envio de mensagens incorretas, com erros de datilografia em caso de sobrenomes estrangeiros ou mesmo envio de mensagens trocadas.

7) Proceda à preparação e envio de mensagens correspondentes. Leve em conta o tempo de entrega das mensagens, se for enviá-las pelo Correio. O tempo de entrega, para capitais, é em geral de 48 horas, e no interior pode levar ainda mais tempo. Uma correspondência que chega atrasada, ainda que de felicitações, pode transmitir uma imagem de empresa desorganizada.

8) Mantenha um controle das mensagens que você recebe de outras organizações e, se não puder retribuí-las no momento, cadastre-as, verificando as efemérides que lhe são importantes. Assim que puder, retribua o gesto na data mais oportuna.

Por mais que essa rotina pareça enfadonha ou de pouca importância, abra os olhos para uma das tendências mercadológicas que é a manutenção de laços duradouros com nossos públicos, ao invés simplesmente da “próxima venda”, onde o cliente, uma vez atendido, torna-se um incômodo para a empresa.

Lembre-se sempre que manter um cliente atual é comprovadamente mais barato do que conquistar novos clientes e, nesse caso, as mensagens de felicitações são um pequeno passo nessa direção. É um pequeno investimento a se fazer pelos lucros a longo prazo.

“Não deixe as datas de seus clientes passarem em branco”

Paulo Ricardo dos Santos Meira é mestrando em Marketing pelo programa de pós-graduação em Administração da UFRGS, em Porto Alegre. Ele pode ser contatado pelo telefone (051) 331-2541.