Para muitos profissionais de vendas, o maior empecilho para aumentar seus resultados é a falta de tempo para procurar novos clientes, enquanto cuida dos clientes que já têm. Por isso muitas pessoas vivem buscando novas forma de administrar seu tempo, pois parece que nunca conseguem fazer tudo aquilo que realmente queriam fazer. Ted Tate, renomado consultor e autor de Just Sell It (sem tradução para o português, por enquanto) sentia-se da mesma forma -se conseguisse administrar melhor o seu tempo, ele finalmente retomaria o controle sobre a sua vida, podendo voltar a fazer tudo o que queria.

Mas ele descobriu que estava errado. É impossível encontrar mais tempo. Não existe onde procurar. O pouco que você tem você está vivendo agora. Logo, não se pode administrá-lo. Então, por dedução lógica, só temos uma solução: tomar a decisão conscientes de como queremos investir nosso tempo. Embora pareça relativamente simples, não é, porque as coisas que geralmente evitamos ou deixamos para depois são geralmente fundamentais para o desenrolar do nosso futuro.

Por exemplo: João tem duas propostas importantes para fazer. Os dois clientes estão esperando que ele mande isso para poder decidir. Dada a importância do assunto, João decide deixar isso para amanhã, quando ele se dedicará inteiramente a isso. No dia seguinte, João passa a manhã fazendo tarefas triviais: vai ao banco, lê a correspondência, retorna algumas ligações, participa dentro da empresa de uma reunião sem muita importância, e resolve outros probleminhas que aparecem. Opa… agora já é a hora do almoço, então João vai no restaurante da esquina, que está mais lotado do que o normal, e ele acaba demorando um pouco mais do que queria. Lá pelas duas da tarde, quando já está começando a ficar com sono e sem energia, João finalmente começa a trabalhar nas propostas. Ele começa a acelerar o processo, porque quer sair antes das 18:00 para não pegar aquele trânsito infernal.

Agora imagine que um dos clientes ligue cobrando a propostas. Será que ele pode dizer “Eu não tive tempo suficiente”, ou “Eu estava tão ocupado que não consegui terminar o seu orçamento”? Note que as duas afirmações são verdadeiras, não é mesmo? Ou existe uma outra verdade aqui, invisível? Será que o João realmente decidiu conscientemente como usar seu tempo? Ou ele deixou, talvez inconscientemente, que os eventos triviais do seu dia a dia o afastassem desta tarefa fundamental?

Estabeleça seus objetivos e suas prioridades

A boa administração do tempo começa com o foco nos seus objetivos – o que você realmente quer atingir. Isso significa colocá-los no papel (porque objetivos que ficam na sua cabeça são somente sonhos). Para os objetivos maiores e mais complexos, quebre-os numa série de passos menores. Faça uma lista escrita do que fazer em cada um desses passos. Uma das razões pelas quais a maioria das pessoas ””enrola”” na hora de resolver grandes tarefas é essa sensação de incapacidade de enfrentar coisas tão grandes. Realizar um grande objetivo com uma série de etapas menores faz com que seja muito mais fácil começar.

A, B, C

Em segundo lugar, priorize a sua lista. Você conhece alguém que passe o dia inteiro com pressa, correndo de uma coisa para outra, levemente confusos e perdidos? Isso geralmente ocorre porque essas pessoas tratam todas as coisas que aparecem como igualmente importantes. Como não existem prioridades, não existe foco sobre o que fazer.

Elas não separam o que tem que ser feito (A), do que deveria ser feito (B), do que seria bom fazer (C). Nem tudo o que fazemos é igualmente importante. Por exemplo, colocar gasolina no carro tem prioridade ””B””, a não ser que você já esteja na reserva – aí, gasolina transforma-se em ””A””.

Pagar o aluguel na data de vencimento é um ””A””. Pagar um mês adiantado pode ser um ””B”” ou um ””C””, dependendo da sua situação pessoal.

Focalize primeiro a lista ””A””. Esqueça todo o resto. Somente depois de completar a lista ””A”” é que você deve olhar para a lista ””B””. Muitas pessoas evitam a lista ””A”” porque estas geralmente são as tarefas mais complexas e desagradáveis.

Tenha um cuidado todo especial para evitar cair na lista ””C””. Estas são sempre as tarefas mais fáceis e agradáveis. Aqui é que começam as dificuldades, e onde se vê se você realmente tem disciplina. Quando você tem objetivos escritos, ficará surpreendido com que rapidez passará a ser uma pessoa disciplinada. A administração do tempo e a definição de seus principais objetivos na vida andam lado a lado. Tarefas inacabadas

Termine completamente uma tarefa antes de começar a próxima. Quando você deixa de lado algo incompleto, essa tarefa continua dentro do seu cérebro, contribuindo com mais coisas dentro da sua cabeça – terminando por provocar uma sensação de confusão. A próxima vez que você pegar um projeto parcialmente realizado, você tem que decidir quais passos precisam ser novamente realizados. Realizar uma série de pequenas tarefas incompletas desperdiça desnecessariamente o seu tempo. Se você completa uma tarefa, você pode esquecê-la, deixando seu cérebro livre para concentrar-se na próxima tarefa.

Falhas: em estabelecer prioridades e dedicar-se a elas

Estas são as duas principais razões pelas quais muitas pessoas passam o dia como umas baratas tontas, sem saber o que vão fazer no minuto seguinte. É por isso que interrupções freqüentes podem tomar todo seu tempo disponível. Também é uma das razões pelas quais algumas pessoas arrumam problemas por não conseguir realizar o que deveriam. Algumas pessoas têm dificuldades em planejar o futuro (muitas vezes num nível subconsciente), porque não querem ter que lidar com certas situações.

Trabalhar duro e obter resultados são duas coisas diferentes

Os itens prioritários, aqueles mais importantes, são muitas vezes entediantes, difíceis ou desagradáveis, e por isso causam certa apreensão. Deixamos que as pessoas ””roubem”” nosso tempo mesmo quando sabemos que não deveriam (por exemplo, ajudando colegas a resolver problemas). Encaramos e resolvemos as tarefas de baixa prioridade antes das de alta prioridade. Deixamos que nossa atenção seja desviada por interrupções constantes. Muitas vezes isso acontece porque nossos objetivos pessoais são muito diferentes do que os profissionais. Onde está seu coração?

A tirania do urgente

E aquelas interrupções que arruinam nosso cronograma? Parece sempre existir alguma coisa clamando pela nossa atenção. Tem sempre alguém interrompendo para pedir uma opinião, ou telefonemas de clientes, amigos e parentes. Embora existam milhares de pequenas interrupções que podem roubar nosso tempo, nenhuma delas têm realmente este poder – a não ser que deixemos. Na imensa maioria das vezes, a maior parte dos ””ladrões de tempo”” pode ser colocada de lado até que terminemos a tarefa. Quando estiver sobrecarregado de interrupções, Ted Tate recomenda que você tente:

1. Simplesmente dizer ””não””.
2. Eliminar itens de baixa prioridade da sua agenda.
3. Delegar ou terceirizar algumas tarefas.

Crises

Não permita que outras pessoas criem crises, e depois venham pedir que você as resolva. Seja capaz de dizer ””não”” com firmeza. Além disso, nem todas as crises precisam de atenção imediata. Se for possível, agende um horário para resolvê-las, e continue a fazer o que já vinha fazendo.

Ao preparar sua agenda, separe um tempo do dia só para resolver este tipo de situação.

Embora você não possa administrar o tempo, você certamente pode administrar a si próprio, escolhendo como vai investir sei dia. Isso requer pensar nos seus objetivos com antecedência, decidindo como você vai alcançá-los, sem permitir que o trivial atrapalhe sua caminhada em direção a resultados cada vez melhores em vendas