O e-mail pode ser uma das ferramentas mais poderosas de todo o meio online. Você vai conhecer 10 dicas básicas para uma comunicação forte e eficiente por e-mail, evitando as armadilhas do spam e agradando ao máximo seu interlocutor. O email, quando usado de maneira correta, pode ser uma das ferramentas mais poderosas de todo o meio online. O email é uma verdadeira oportunidade de comunicação ?cara-a-cara? com o cliente final, o chamado marketing direto. Apesar desta constatação, poucos são os que utilizam esta comunicação de forma eficiente. Neste artigo vamos explorar estratégias, conceitos e ferramentas para tirar maior proveito da comunicação por email.

Antes de qualquer coisa, que fique claro que este artigo não trata de email marketing, como newsletters, e-zines, nem muito menos do mal-fadado spam. O tópico que estaremos abordando trata única e exclusivamente da comunicação comum por email, seja ela com fins comerciais ou pessoais, mas principalmente com fins comerciais.

A seguir vamos ver 10 dicas básicas para uma comunicação forte e eficiente por email, evitando as armadilhas do spam e agradando ao máximo seu interlocutor.

1. Escolha um bom nome e endereço de email – O endereço de email é muito importante, principalmente se for um email de negócios. Um email do tipo atendimento@suaempresa.com.br significa muito mais que pjrsantos@hotmail.com. Para ter o email @suaempresa.com.br é necessário possuir um nome de domínio próprio. Pode parecer bobagem, mas assinar um email com o nome da empresa com certeza vai passar muito mais credibilidade, além de fortalecer seu branding. O custo para adquirir e manter um domínio hoje é muito barato, se você ainda não possui seu domínio próprio está na hora de começar a pensar nisto.

Já o nome de domínio é como o destinatário vai o campo ?De? em sua caixa de mensagens. Geralmente este é o primeiro campo que a pessoa irá verificar antes de abrir o email. Convém tomar muito cuidado na escolha do nome ? é aqui que o destinatário fará a primeira verificação se o email é ou não importante (e ainda mais importante, se não é spam). Uma escolha descuidada poderá levar seu email diretamente para a lixeira.

Uma alternativa interessante é escrever seu nome e sobrenome (ou nome e cargo), seguidos do nome da empresa entre parênteses. Assim seu destinatário dará muito mais credibilidade à mensagem, se a pessoa estiver aguardando um email de sua parte ou já for conhecida, melhor ainda, a procedência já está garantida.

2. Gaste mais tempo definindo o campo ?Assunto:? – Mais um fator decisivo que irá se enquadrar entre os critérios do destinatário na hora de avaliar a importância da mensagem ? e de definir se o email vale ser aberto ou se vai direto para lixeira.

O campo assunto tem sido muito mal explorado neste tipo de comunicação. Vale lembrar que sua mensagem vai estar concorrendo com diversas outras mensagens na caixa de entrada do correio eletrônico do destinatário e é o campo assunto que vai definir que mensagem merece maior atenção antes da abertura do email. Por este motivo é preciso ser muito perspicaz em sua definição.

O campo ?assunto? deve definir em poucas palavras todo o propósito da mensagem. Geralmente perde-se muito tempo com a elaboração da mensagem e muito pouco com a elaboração do campo assunto. Procure fazer do campo de assunto de seus emails uma síntese daquilo que o destinatário irá encontrar no corpo da mensagem. Não é nada fácil, comumente o campo de leitura dará espaço para cerca de 50 caracteres, mas o ideal é trabalhar com no máximo 30, isso deixa a chamada mais atrativa (e menos poluída).

Criar campos de ?assunto? atraentes e eficientes é um enorme desafio. Um bom exercício é prestar mais atenção nos emails que recebemos, identificar o que nos atraem maior interesse, e o que nos leva a deletar uma mensagem sem sequer abri-la. Apesar das dificuldades os resultados desta pequena mudança de hábito trazem excelentes resultados e acabam se tornando uma prática automática. Acredite, é um esforço que compensa.

3. Comunique somente o essencial – Toda e qualquer forma de comunicação pela web deve ser acontecer da forma mais sucinta possível. A Internet é um meio dinâmico, as pessoas pulam de um site para outro em questão de segundos, normalmente o internauta sequer lê um texto na íntegra, em lugar disso passamos os olhos sobre o conteúdo gastando mais tempo com as partes que realmente nos interessam. Não me admira se você estiver fazendo isto neste artigo.

Com a comunicação por email não é diferente, além de que, não podemos esquecer que o internauta não terá apenas uma mensagem para ler, mas várias. No mundo em que vivemos o tempo é curto, facilitar o trabalho do destinatário passando somente as informações essenciais em suas mensagens vai agradar em cheio seu público. Procure passar somente o essencial, dividindo um tópico para cada parágrafo, iniciando sempre com um parágrafo que defina com precisão todo o restante do conteúdo que será abordado.

Comunicações mais longas que necessitem de especificações ou documentos devem ser passadas ou por anexo ou em impresso. Isso acaba até por facilitar a vida de todos, é muito mais fácil para o destinatário armazenar tais documentos em pastas e imprimi-los quando houver necessidade e, para você remetente, fica mais fácil salvar, armazenar e fazer eventuais edições no conteúdo. Não há nada pior que estar escrevendo um longo email e se deparar com uma falha no sistema ou queda de energia, isso sim é perda de tempo.

Mensagens muito curtas, ou que dependem de interação também não são adequadas na comunicação por email. Enviar por email uma mensagem do tipo ?que tal almoçar hoje às 13:00 no Restaurante X?? não é uma boa. Isso pode levar a uma série de outras mensagens como: ?pode ser amanhã??, e ainda ?pode ser amanhã, mas às 13:30? e ?ok, combinado?. Este tipo de comunicação não é adequada ao email, ela gera muita interferência no restante da comunicação. O ideal neste caso é utilizar o telefone ou um programa de mensagens instantâneas como o Messenger e o ICQ.

4. Utilize uma linguagem mais informal – Aqui cabe a cada um julgar o grau de formalidade (ou informalidade) que cabe a cada mensagem, que vai variar de acordo com o assunto a ser tratado e com o grau de ?familiaridade? com o destinatário. No entanto é importante frisar que uma linguagem mais informal geralmente funciona melhor na Internet.

A linguagem mais rebuscada ou o tom ?marqueteiro? já são figurinhas carimbadas na web. Qualquer um pode se valer desta linguagem na comunicação via web, desde a grande empresa até o negócio de fundo de quintal, que vende fórmula para fazer sabonetes em casa.

Uma linguagem mais informal e descarregada de superlativos e adjetivos costuma funcionar muito melhor. Primeiro porque na web qualquer um pode falar que é o bom e que tem a melhor solução – difícil é definir quem é quem. Segundo porque com uma linguagem mais informal cria-se uma comunicação mais agradável com o interlocutor, deixando-o mais a vontade e gerando um relacionamento mais harmonioso. È aí que se ganha (ou que se mantém) o cliente.

5. Não pratique spam e previna-se contra ele – Vou poupar você leitor da definição exata de spam, isso levaria horas. Aqui vamos considerar que spam são aqueles emails medonhos, não solicitados, que não tem nada a ver com seu negócio. O número destas mensagens vem aumentando ano a ano no mundo todo e o problema do spam já se tornou uma das grandes preocupações do momento dentro das empresas. De certa forma isto acontece porque por um lado o spam dá resultado e é muito barato. Por outro lado fica difícil difícil definir o que é resultado. Se por um lado você fecha negócios com digamos 5% (chutando bem alto) do seu mailing, é importante avaliar quantos internautas contidos nos outros 95% ficaram irritados com suas mensagens, prejudicando a imagem de sua empresa. Pense bem nisso antes de disparar seu próximo email.

De outro lado, fica difícil manter uma boa comunicação quando ao checar suas mensagens 90% delas são de pouco ou nenhum interesse. A melhor forma de contornar isto é formatando duas contas de email. Uma utilizada somente para comunicação de negócios, preferencialmente aquele email com seu domínio próprio. Esta primeira deverá ser mantida em sigilo, procure divulgá-la somente para seus clientes e pessoas de confiança. A outra conta de email pode ser um email gratuito qualquer para comunicação de assuntos de fora da empresa. Esta segunda conta é a que deverá ser utilizada para fazer cadastros em sites que não tenham relação direta com seu negócio, geralmente os grandes vilões do spam.