A produtividade é um dos principais pilares do sucesso profissional e, todos os dias, empresas de diferentes segmentos da economia buscam maneiras de melhorar nesse quesito. Em teoria, os trabalhadores em geral passam 8 horas ou mais por dia em suas tarefas, mas sabemos que é impossível ficar 100% focado, quanto mais produtivo nesse período. E se houvesse uma maneira de continuar realizando seu trabalho pelo mesmo período de tempo e conseguir realizar ainda mais tarefas e obter ainda mais resultados? Essa é a equação em que todos estão de olho. 

Embora o tópico da implementação da inteligência artificial nas empresas hoje em dia possa ser bastante controverso e trazer com ele o medo da perda de empregos, o uso da automação vem crescendo exponencialmente para aumentar a capacidade humana em várias áreas.

O fator humano sempre será um trunfo para as empresas, e adicionar pessoas e automação às atividades diárias pode ser a receita de sucesso nos próximos anos. Segundo a Associação Brasileira de Automação, no ano passado, o uso da automação nas empresas brasileiras cresceu 8%, o que pode levar a uma grande economia de tempo e dar aos trabalhadores mais tempo para se concentrarem em tarefas estratégicas.

Tecnologia pode auxiliar a simplificar processos e gerar maior produtividade

De acordo com as pesquisas mais recentes da Pipedrive, a implementação de IA e automação nos processos de vendas, por exemplo, pode economizar até 25% do tempo das pessoas diariamente. “Pense que, se um vendedor tira 30 dias de férias por ano, apenas com algum determinado tipo ou modelo de automação a empresa consegue gerar produtividade para cobrir parte desses dias”, diz Rodrigo Stoqui, Business Developer da Pipedrive no Brasil.

Outra pesquisa recente feita pelo GrooveHQ mostrou que uma equipe de três pessoas pode economizar até 600 horas por ano com pequenas melhorias de automação. É o equivalente a 25 dias úteis de produtividade extra!

“Este é um verdadeiro ponto de virada para todas as pessoas que trabalham com vendas. Com esse tipo de ferramentas, os processos podem ser muito mais simplificados, além de ágeis e eficazes. Ao implementar a IA no funil de vendas das empresas, até as tarefas mais simples, como adicionar um acordo, criar uma atividade e enviar um e-mail, podem ser automatizadas e economizar pelo menos 1 dia e meio por mês ou 18 dias por ano de cada pessoa da equipe de vendas, considerando a média de 8 horas de trabalho por dia”, explica Vinay Ramani, CPO da Pipedrive.

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Depois de analisar vários aspectos de como a automação pode realmente dar mais tempo às equipes, aqui está uma lista de três dicas que tornarão as atividades diárias de todos muito mais eficazes:

1. Automatize tarefas irritantes que levam muito tempo

68% dos profissionais de vendas sentem-se irritados com as constantes trocas de mensagens necessárias para organizar reuniões e confirmar compromissos – duas atividades muito regulares para vendedores ou qualquer profissional. 

A melhor maneira de economizar tempo nesta parte do dia seria uma ferramenta que permita aos usuários sugerir e definir rapidamente uma reunião com base na disponibilidade de cada participante. Recursos como esse podem mapear todas as agendas dos participantes para sugerir automaticamente um horário para o organizador e enviar o convite para o restante.

“Com essa automação simples, você pode evitar o envio e o recebimento de muitos e-mails apenas para agendar uma reunião ou chamada. Sabemos que, normalmente, as pessoas usam pelo menos três e-mails para acertar a data e um determinado horário para ir à agenda, agendar na reunião, inserir todos os dados, etc.”, diz Ramani.

2. Qualifique seus leads automaticamente para fechar mais negócios no mesmo período de tempo

No mercado de vendas era comum pensar que, se a taxa de negócios fechados estivesse caindo, seria necessário prospectar mais e mais clientes e gastar cada vez mais tempo trabalhando nisso. Felizmente, essa ideia está mudando e os gerentes estão começando a entender que, de fato, manter a equipe focada nos leads mais quentes é o que pode trazer melhores resultados.

“O melhor é que, com a automação, todo empresário ou gerente de equipe pode ter automaticamente os leads que vêm de seus sites classificados e distribuídos para sua equipe de vendas muito rapidamente. A equipe não precisa perder tempo fazendo essa classificação e os vendedores podem contatar o cliente tão rápido, que é mais provável que ele possa fechar o negócio”, explica Vinay. “Você pode ganhar horas todos os meses para todas as pessoas da equipe e ainda aumentar as chances de conversão”, completa.

Um estudo publicado na Harvard Business Review revela que empresas que entraram em contato com potenciais clientes dentro de uma hora após receberem uma consulta tinham quase sete vezes mais probabilidade de criar uma conversa significativa do que aquelas que tentavam o contato uma hora mais tarde e mais de 60 vezes mais chance do que as companhias que esperavam 24 horas ou mais para responder.

Os mesmos pesquisadores descobriram mais tarde que o tempo ideal para responder a um lead da web é de cinco minutos e que mesmo uma pequena demora pode resultar na perda da venda. 

3. Invista em um assistente de vendas de IA

A mente humana é, sem dúvida, poderosa e capaz de fazer coisas maravilhosas. No entanto, às vezes ter um assistente de vendas baseado em inteligência artificial pode ser altamente eficaz. Essa é outra economia de tempo para os vendedores e executivos, uma vez que reúne dados sobre negociações e atividades de vendas com leads mais promissores, para que os profissionais de vendas possam se concentrar em atividades mais estratégicas, como fechar negócios.

Vendedores e proprietários de empresas podem economizar, por exemplo, até 60 minutos por mês automatizando tarefas simples, como “criar um projeto toda vez que uma nova pessoa for adicionada como contato” ou “enviar um email e criar uma nova atividade no funil de vendas toda vez que um projeto é adicionado”.

Com a implementação da IA e da automação em suas atividades diárias, funcionários e gerentes podem se concentrar nas atividades mais estratégicas nos negócios. Consequentemente, podem acomodar ainda mais atividades no horário de trabalho, sem precisar estender a jornada por longas horas na frente do computador.

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