Saia do caos: aprenda a administrar seu tempo

Saia do caos: aprenda a administrar seu tempo Sabe quando você acorda pela manhã e não tem vontade de levantar, pois tem a sensação de que não conseguirá fazer tudo que precisa? Então, você pensa: ?Terei de fazer hora extra, é lá se foi o jantar com a família, a consulta com o médico e a reunião com os amigos?.

E assim vão se acumulando dias, semanas e meses. Quanto mais o tempo passa, maior será a quantidade de tarefas e responsabilidades atrasadas. Mas não é o excesso de atividades que causa a falta de tempo, mas a má administração que gera “excesso” de trabalho. Portanto, se você acha que chegou ao ?fundo do poço?, pare e respire. Saiba que é possível recuperar a direção da sua vida, desde que você tenha atitudes e comportamentos conscientes de que se organizar e administrar seu tempo é fundamental para melhorar a sua qualidade de vida, produtividade e desenvolvimento profissional.

Sim, é possível sobreviver ao caos
Jaime Wagner sofria com os problemas e a culpa por não dar conta de tudo: ?Eu trabalhava, estudava e ainda abri uma empresa industrial de ?fundo de quintal?. Após cinco anos, já contava com mais de 200 colaboradores e faturava mais de dez milhões de dólares ao ano?.

Apesar de se orgulhar da sua história de sucesso, ele conta que, com o crescimento acelerado, sentia-se pouco competente para fazer frente a tantas demandas. ?Vieram os problemas: ansiedade, angústia e tensão. Cheguei ao ponto que os especialistas chamam de burnout ? esgotamento nervoso em função do estresse, e a um estado de profunda depressão. Fiz terapia e psicanálise, e isso me ajudou a sair do fundo do poço.?

Depois disso, ele passou a estudar a psicologia e o tempo. Após participar de treinamentos com diversos especialistas, começou a desenvolver o seu próprio sistema. Em 1996, formalizou e batizou o seu método de PowerSelf e abriu uma empresa com o mesmo nome, especializada em administração do tempo com foco no desenvolvimento pessoal, que atua em todo Brasil. ?Hoje, me realizo ao praticar, reforçar e aprimorar esse aprendizado, compartilhando-o com outras pessoas. Esse é o motivo de eu ter escrito o livro A Arte de Planejar o Tempo, para desenvolver, criar e manter o sistema PowerSelf como um empreendimento.?

Como sair do fundo do poço
Uma das causas da má administração do tempo é não se adaptar ao fato de que não dá para fazer tudo o que se deseja sempre. ?Temos demandas externas e internas acima da nossa disponibilidade e capacidade, e isso gera tensão. Se a sensação associada a essa tensão é boa, dizemos que temos uma meta. Se a sensação é ruim, temos um problema?, explica Jaime.

Muitas pessoas tentam aliviar a tensão fingindo não desejar, reprimindo ou suprimindo o desejo. No entanto, querer mais do que se pode não é necessariamente ruim. Pelo contrário, pode ser exatamente a força que nos impulsiona a entrar em ação. Outro especialista no assunto, Marcelo de Almeida, diz em seu livro Organize seu Tempo que muito mais do que dinheiro, tempo é vida, ?ganhar tempo na vida é importante, mas também é fundamental ganhar mais vida em nosso tempo, ou seja, viver com maior qualidade.?

De acordo com Jaime, quando não conseguimos nos administrar, surgem alguns sintomas, como: angústia, ansiedade, fadiga, depressão, falta de motivação, cansaço, sono e estresse excessivo, alguns sinais que ajudam a detectar se estamos no limite, a ponto de explodir. Mas o que fazer para não explodir? ?É necessário mudar a atitude diante da vida, buscar mais sentido, mais ?por quês?. Viver da melhor maneira, um dia de cada vez, sempre em busca dos próprios sonhos, sem culpa de ser feliz.?

Assuma a direção da sua vida, responsabilize-se pelo seu crescimento, pela sua felicidade, sem esperar que sua família, seu chefe ou o governo tenham essa obrigação.

Os próximos passos
Existem diversas técnicas para viver melhor, mas não há uma fórmula ideal. Você deve encontrar a sua para que consiga fazer o que realmente deve ser feito. Você já pensou em quanto do seu dia você passa vendendo? Você acaba se envolvendo em tantas atividades que fica sem tempo para colocar a mão na massa de verdade.

Utilize ferramentas que lhe auxiliem, por exemplo: agenda, celular e programas de computador que facilitam o dia-a-dia. Há pessoas que não gostam de fazer planejamento, mas pensar assim é um grande erro. Comece a rever isso e passe a planejar e a organizar o seu dia, semana, mês, ano e vida. Anote na agenda suas atividades diárias e o horário em que pretende realizar cada uma delas. No final do dia, confira se realizou todas as tarefas. Se deixou algo sem fazer, transfira para o dia seguinte. Esse tempo investido para planejar trará muitos benefícios.

Mas não esqueça de estipular uma quantidade de tarefas que consiga cumprir. Nesse momento, é fundamental definir o que é importante. Aprenda a priorizar. Para Marcelo, o maior segredo é manter o foco nas prioridades. ?O sucesso na administração do tempo não está em controlar o tempo, mas em gerenciar as prioridades, ou seja, trabalhar com atenção no que realmente agrega valor.? Identifique o que é mais importante e urgente e faça primeiro, ou seja, realize as tarefas que não podem ficar para depois.

Cuidado com os ladrões
Um fator muito importante é não desperdiçar energia. Conheça os chamados ladrões de tempo:

E-mails ? Delete os assuntos que não interessam. Primeiro, responda os importantes, estabeleça horários para verificar a caixa de entrada, evitando passar várias horas do dia clicando em “enviar/receber”.

Telefonemas ? Você não é obrigado a atender todas as ligações, cheque suas prioridades. Não há mal algum em retornar a ligação mais tarde, desde que realmente a retorne.

Reuniões ? Primeiro veja se a reunião é realmente necessária, caso positivo, prepare uma pauta com antecedência para ganhar objetividade e não fugir do foco inicial.

Ociosidade ? Ao esperar ou se deslocar de avião, ônibus ou carro, aproveite para investir em seu desenvolvimento. Leia livros, revistas, ouça mensagens motivacionais, áudios de treinamento, verifique seu planejamento ou se prepare para o compromisso seguinte revendo assuntos e anotações, mas não desperdice seu tempo.

Planejamento X organização
Para Jaime, ao cuidar do tempo, é fundamental separar a questão em duas esferas: organização e planejamento. ?Organizar é reagir bem, responder de forma proativa ao que acontece; planejar significa agir de forma continuada e cumulativa no sentido de atingir metas, de mudar o que acontece.? Veja como organizar e planejar:

A fórmula da organização:
&raquo Anotar o que acontece (para esclarecer e não esquecer) e dar respostas.

&raquo Contar até três antes de reagir para poder escolher a melhor resposta.

&raquo Escolher ser fiel aos próprios princípios e valores ? às bases filosóficas. Valor é o que se crê ser correto; princípio é o que se acha que é verdade.

&raquo Dedicar tempo à reflexão e ao diálogo para questionar e solidificar a base (princípios e valores).

A fórmula do planejamento é um processo em três níveis:
&raquo Político ? Ter a coragem de definir metas (desejos) difíceis e (o que é a mesma coisa) ter a coragem de reconhecer e encarar os seus problemas maiores ? insatisfações.

&raquo Estratégico ? Analisar causas e dividir o problema ou a meta em passos ? objetivos intermediários.

&raquo Tático ? Mensal e/ou semanalmente avaliar o que já fez, decidir o que pode ser feito no próximo mês e (nos níveis político e estratégico) adaptar metas e estratégias às circunstâncias reais.

Organização e planejamento proporcionam mais produtividade e bem-estar
Cláudia Santos é consultora comercial da Pentec Industrial Ltda., em Caeté, MG. Separada e com três filhos, ela é apaixonada por vendas. Além de cuidar da casa, trabalha em horário integral e vende semijóias para complementar o orçamento. “Preciso administrar o tempo entre trabalho, família e lazer.?

Ela já passou por momentos complicados, em que a falta de administração do tempo afetava sua vida pessoal, mas agora procura organizar sua vida de forma que consiga produzir melhor, atingir metas, além de curtir a família e cuidar de si. ?Tenho consciência de que administrar bem o tempo é qualidade de vida. Pela manhã faço um plano de ação enumerando tarefas por ordem de prioridade. No final do dia, verifico o que fiz, e o que não foi executado passa para o plano de ação do dia seguinte.?

Cláudia reconhece que isso requer muita disciplina, pois há dias em que bate a preguiça e nem sempre o planejamento pode ser cumprido, mas ela acredita que administrando melhor o tempo torna-se mais produtiva, ágil e melhora os resultados. ?Assim, posso focar em outras ações que agregarão conhecimento e crescimento pessoal e profissional, promovendo uma qualidade de vida diferenciada.?

6 passos para cuidar de seu tempo
1. Faça sempre uma relação de objetivos e atividades.
2. Elabore todos os dias um plano de ação para definir as prioridades do dia.
3. Defina as prioridades em função dos resultados que você espera de cada objetivo e atividade.
4. Trabalhe em função dessas prioridades, sempre iniciando o dia pelo assunto mais importante.
5. Reveja diariamente seu plano de ação para saber se o que foi previsto foi realizado.
6. Faça tudo isso agora, não deixe para amanhã.

Para saber mais

Livros
Título: A Arte de Planejar o Tempo
Autor: Jaime Wagner
Editora: Literalis

Título: Organize seu Tempo
Autor: Marcelo de Almeida
Editora: DCL ? Difusão Cultural do Livro

Visite os sites:
www.powerself.com.br
www.marcelodealmeida.com.br
Onde encontrar: www.livrariascuritiba.com.br
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Tire a sua febre

Por Jaime Wagner

O teste abaixo, desenvolvido pela PowerSelf, mede a atitude das pessoas em relação à maneira como administram seu tempo. Leia as questões e marque verdadeiro (V), quando achar que a frase se aplica a você ou falso (F), caso a afirmação não esteja de acordo com o que você pensa e como se comporta.

Perguntas:

1. Sou desorganizado por natureza. V ( ) F ( )
2. Só há uma maneira de conseguir realizar mais coisas: trabalhar mais. V( ) F ( )
3. Minha produtividade não varia ao longo do dia. V ( ) F ( )
4. O planejamento retira a espontaneidade da vida. V ( ) F ( )
5. Só quando o prazo final se aproxima é que me torno totalmente produtivo. V ( ) F ( )
6. Quero ter controle total sobre o emprego do meu tempo. V ( ) F ( )
7. Se quero uma coisa bem-feita, preciso fazê-la eu mesmo. V ( ) F ( )
8. A delegação sempre economiza tempo. V ( ) F ( )
9. Há mais de um ano que não tenho contato direto com a natureza: não vejo o sol nascer ou se pôr, não ouço o canto dos pássaros nem aprecio uma bela paisagem. V ( ) F ( )
10. O cumprimento de prazos e a pontualidade são os melhores indicadores de eficiência e de consideração para com os outros. V ( ) F ( )
11. Fico impaciente quando vejo um colega, subordinado ou chefe sentado em uma mesa limpa sem fazer nada. V ( ) F ( )
12. Parece que estou sempre correndo de um lado para outro ou de uma demanda para outra. V ( ) F ( )
13. Se eu não fosse tão requisitado, investiria mais tempo em mim. V ( ) F ( )
14. Meu humor é inversamente proporcional ao tamanho da minha pilha de pendências. V ( ) F ( )
15. Sinto-me mal quando os colegas brincam no local de trabalho. V ( ) F ( )
16. Não tenho paciência para ler livros, prefiro ler jornais e revistas, ver televisão e ouvir rádio para me manter informado. V ( ) F ( )
17. A maioria das pessoas com quem lido tem dificuldade de expressão e demora muito para falar. V ( ) F ( ) 18. Fico ansioso quando não estou em contato com o local de trabalho por mais de uma hora. V ( ) F ( ) 19. Costumo comer enquanto trabalho para ganhar tempo. V ( ) F ( ) 20. Um dia, quando eu tiver mais tempo, farei o que realmente quero. V ( ) F ( )

Resultado:
Depois de responder, conte quantas vezes optou pela resposta V, de verdadeiro. O número que você encontrar estará de acordo com uma das possibilidades abaixo.

De 0 a 3 ? Atitude positiva
Você não terá dificuldades para tirar o máximo proveito e ser mais eficaz no seu processo de realização pessoal. Seu investimento em técnicas de melhoria fará sua organização e produtividade atingirem níveis ainda mais altos.

De 4 a 8 ? Atitude construtiva
Você já tem uma predisposição à mudança, e isso é ótimo. Porém, ela pode ser ainda mais explorada. Quanto mais você se conscientizar de que é você quem faz a diferença e quanto mais souber como fazer isso, melhor você se sairá.

De 9 a 14 ? Atitude negativa
Algumas crenças limitantes estão dificultando o processo de controle da sua vida. Essas crenças não agregam em nada e deveriam ser modificadas. Mas essa dificuldade é a de mudar, e depende só de você. Depois, a tendência é melhorar cada vez mais. Esse esforço inicial vale a pena, pois os resultados que você colherá lhe darão motivação suficiente para a manutenção dos bons hábitos do tempo, que logo serão automáticos.

De 15 a 20 ? Atitude bloqueada
Talvez você não tenha consciência disso, mas pelas suas respostas está acostumado com alguns maus hábitos em relação a seu tempo. E, talvez, nem acredite que esteja ao seu alcance mudá-lo. Se você pensa assim, está enganado. Algumas de suas crenças estão limitando o seu crescimento pessoal. Você precisa se esforçar, rever suas atitudes em relação ao tempo e buscar ferramentas que lhe auxiliem a administrá-lo melhor.

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