Por Hugo Abud e Renata Catalani
A Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD entrou em vigor em 18 de setembro de 2020, após 2 anos de sua aprovação. Ela tem como objetivo definir categorias de dados, obrigações para as empresas que coletam essas dados e sanções em caso de violação destes direitos.
Para entender essa lei que afetará a todos, você precisa se familiarizar com dois conceitos:
O que são dados?
Para a LGPD dados são todas as informações de uma pessoa. Como exemplo podemos citar os dados cadastrais obtidos após a visita de um cliente potencial ou o fechamento de um negócio. Geralmente dados como: nome completo, número do CPF e do RG, endereço, profissão e faixa de salário são inseridos nos sistemas de CRM das empresas. E, partir deste momento, passam a integrar um banco de dados.
O que é tratamento de dados?
A LGPD prevê que qualquer operação que utilizada dados pessoais é tratamento de dados. Se você, vendedor, coletar dados de um cliente, classificar este cliente de acordo com as políticas internas da empresa e posteriormente a empresa armazenar em banco de dados já é considerado tratamento de dados pessoais, e por isso está protegido pela LGPD.
Agora que você entendeu os conceitos e objetos protegidos pela lei, quais os cuidados que você, empresário, gestor ou membro da equipe de vendas, tem que tomar?
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Informe-se sobre a Política de Proteção de Dados da sua empresa.
Geralmente o setor responsável pela Política de Proteção de Dados é o TI – Tecnologia da Informação. Entre em contato e pergunte se a empresa já possui regras sobre a coleta, acesso, armazenamento, uso e descarte de dados. Saiba quais os caminhos que os dados que você coleta ao fechar uma venda percorrem dentro da empresa. Assim, se o seu cliente perguntar, você saberá explicar os detalhes.
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Ao coletar dados de um cliente, confirme seu consentimento e informe a finalidade do uso dos dados.
Você fechou a venda e conhece a política de dados, o próximo passo é confirmar o consentimento do cliente. Isso pode acontecer através de uma afirmação por e-mail ou WhatsApp, ou até mesmo com uma notificação online no site. Nesse momento também é importante que o cliente saiba o porquê e para que aqueles dados são obtidos. Por exemplo: ao se cadastrar em nosso banco de dados, vamos avisá-lo com antecedência sobre novos produtos e serviços, ou ainda, você fará parte de um programa de fidelidade da empresa.
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Deixe claro ao cliente que os dados coletados não serão transferidos ou utilizados por terceiros.
Antes da LGPD era muito comum a troca ou até mesmo a venda de listas de clientes ou mailings. Contudo, essa prática poderá ser questionada pelo cliente e, se comprovada, poderá até mesmo ser objeto de indenização decorrente de processo judicial, além de penalização pela Agência Nacional de Proteção de Dados – ANPD. Por isso, deixe claro ao seu cliente que os dados coletados são de uso exclusivo da empresa com a qual você está vinculado e que não serão transferidos para terceiros. Isso vai demonstrar que a sua empresa está atualizada e preocupada com o cliente.
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Avise ao cliente que os dados coletados poderão ser excluídos, mediante solicitação, a qualquer momento da base de dados da empresa.
Um ponto importante da LGPD é a possibilidade de um cliente solicitar a exclusão de suas informações do banco de dados de uma empresa. Assim, avise ao cliente que os dados estão sendo coletados e serão armazenados com toda a segurança, mas que se por algum motivo ele quiser, poderá entrar em contato e solicitar a exclusão de seus dados, garantindo assim o cumprimento da lei.
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Lembre-se que os dados coletados com o consentimento do cliente pertencem à empresa.
O gestor de vendas e os vendedores precisam ter conhecimento de que os dados repassados pelo cliente pertencem à empresa, e que esses dados não podem ser usados indiscriminadamente para qualquer outra finalidade. Se houver vazamento de dados e a empresa comprovar que houve descuido de um vendedor, ele poderá ser responsabilizado, com penalidades que vão desde demissão por justa causa – nos casos em que há um contrato CLT, até o pagamento de indenizações calculadas no medido do dano comprovado.
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Vistos os pontos importantes, vamos analisar a principal dúvida que estamos recebendo sobre a LGPD: especialmente após a pandemia, as vendas passaram a acontecer de forma online e na maioria das vezes essas negociações são feitas por meio de celular. Sendo assim, do ponto de vista da empresa, como cuidar dos dados de clientes que são obtidos pela equipe de vendas? Aqui propomos duas soluções, que podem ser adaptadas de acordo com o tipo do negócio:
A primeira é que os smartphones sejam adquiridos pela empresa e cedidos à equipe de vendas. Sendo assim, todas as conversas e negociações ficam armazenadas em um equipamento da própria empresa. A outra solução é adequar o contrato da equipe de vendas, por meio de um termo aditivo, deixando registrado o conhecimento sobre a política de proteção de dados adotada pela empresa, bem como constando expressa ciência e concordância do vendedor de que aqueles dados pertencem à empresa e que não podem ser utilizados para fins diversos, especialmente em caso de desligamento, restando ainda a obrigação de transferir para a empresa todas as informações obtidas durante a vigência do contrato entre vendedor e empresa.
Por essas razões é importante estar atento ao uso dos dados que a equipe de vendas coleta e dar conhecimento a todos os envolvidos da responsabilidade e das atualizações da Política de Proteção de Dados da sua empresa.
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Hugo Abud é especialista em Processo Civil e Renata Catalani é especialista em Direito Público, ambos são sócios do escritório Martins Abud Sociedade de Advogados (@martins.abud) e auxiliam as empresas nas adaptações jurídicas sobre a LGPD.
