Como fazer brainstorming com a equipe?

“Criatividade pode ser ensinada, potencializada e incentivada. Ela não pertence apenas ao artista dentro de nós e, certamente, não está limitada aos mais talentosos.”

Toda organização, mesmo sem saber, usa o brainstorming ou o também chamado aqui no Brasil de tempestade de ideias. Todo gerente, diretor, voluntário ou funcionário já deve ter participado de uma sessão alguma vez na vida, mas, se não participou, não sabe o que está perdendo.

O brainstorming é uma ferramenta poderosa que, se usada corretamente, pode clarear a decisão que alguém precisa tomar. Mas, como qualquer outra ferramenta poderosa, você deve seguir as instruções de uso ou correrá o risco de fazer um trabalho malfeito ou, pior, poderá prejudicar não apenas você, mas toda a empresa.

O que é?

De autoria de Alex Osborn, essa técnica é muito utilizada em empresas. Entre diversos outros métodos, o brainstorming propõe que um grupo de até dez pessoas se reúna e se utilize das diferenças de pensamentos e ideias para que se possa chegar a um denominador comum eficaz e com qualidade, gerando assim ideias inovadoras que levem o projeto adiante ou que resolvam um problema.

É preferível que as pessoas que se envolvam nesse método sejam de setores e competências diferentes, pois suas diversas experiências podem colaborar com a tempestade de ideias que se forma ao longo do processo de sugestões e discussões. Ideia alguma é descartada ou julgada como errada ou absurda. Todas são ouvidas e trazidas até o processo de brainwrite, que se constitui na compilação ou anotação das ideias ocorridas no processo anterior em uma reunião com alguns participantes da sessão de brainstorming e, assim, as ideias evoluem até chegar à solução efetiva.

Quando se necessita de respostas rápidas a questões ou problemas, o brainstorming é uma das técnicas mais populares e eficazes. Então, acompanhe agora oito dicas preciosas para conduzir uma sessão eficiente de brainstorming:

1. Vá preparado e peça que os outros envolvidos façam isso também –Se você avisar os participantes do objetivo do encontro dois dias antes e pedir que eles venham preparados com uma ou duas ideias, já terá um bom começo.
2. Convide outras pessoas para o encontro –Sim, é muito mais fácil fazer brainstorming com pessoas que estão diretamente envolvidas, mas, se você convidar indivíduos de outros departamentos ou até de outras empresas e clientes, pode se surpreender com o que eles podem contribuir.
3. Pense e repense qual é o real problema –Leve para a sessão o problema a ser resolvido, e não os sintomas. Reescreva a pergunta a ser respondida várias vezes até chegar ao real problema e, assim, abrir novas linhas de pensamento e melhorar a qualidade das ideias, por exemplo: se o tema do encontro for “o que fazer para que os vendedores diminuam o seu tempo ocioso?”, você pode alterá-lo para “como podemos tornar o tempo dos vendedores mais produtivo?”.
4. Anote tudo –Não se esqueça de nem uma palavra sequer. Determine uma pessoa dentro da sala para ser o escritor oficial e peça que ela anote absolutamente tudo, até as piadinhas ou brincadeiras que possam aparecer. Isso o ajudará a depois entender toda a evolução da reunião e ainda dará o benefício extra de incentivar todos a darem melhores ideias (afinal, ficará registrado!). Não se esqueça de dar a oportunidade de o escritor oficial também participar com sugestões.
5. Deixe o julgamento do lado de fora –Imagine um mergulhador em busca de uma pérola. Ele submerge no meio do oceano, nada muitos metros para baixo até encontrar uma ostra. Nada de volta à superfície, abre a ostra e descobre que ali não há pérola alguma. Ele recarrega seu cilindro de ar e nada novamente para baixo em busca de uma segunda ostra. Nada produtivo, não é mesmo? Mas isso é exatamente o que acontece quando você para e analisa cada ideia em uma sessão de brainstorming. Fora a queda na produtividade, você ainda corre o sério risco de deixar as pessoas tímidas, com medo de terem suas ideias rejeitadas. A conversa geralmente fica entre dois ou três participantes, aqueles mais “chegados” do líder. Uma tempestade de ideias é justamente isso: uma tempestade! E, quando nela, você não para e analisa cada pingo. Por isso, ouça tudo e todos sem julgar e, depois, procure pela sua pérola no meio das ideias dadas.
6. Torne-se uma máquina de geração –Nunca pare quando achar que já atingiu uma possível boa solução. Você corre o risco de perder uma ideia melhor que poderia vir nos próximos minutos. Continue com novas ideias ou clareando algumas já dadas quando acabar o fôlego (ou o café). Ideias radicais e malucas não devem ficar confinadas em seu cérebro. Coloque-as para fora. Quem disse que elas não vão funcionar?
7. Não termine quando o tempo acabar –Ou seja, a reunião pode terminar, mas o brainstorming pode continuar. Envie por e-mail a lista completa de ideias dadas durante o encontro para todos os participantes e até para as pessoas que não estiveram presentes. Peça que cada um inclua mais duas sugestões na lista até atingir, por exemplo, cem ideias e vocês poderem passar para o próximo passo, que é analisá-las.
8. Invista no visual –Não escreva no flip chart apenas as principais palavras da ideia. Use também gráficos, desenhos, cor, flechas, triângulos, estrelas, asteriscos e linhas para conectar as ideias. Você vai adorar ver o resultado e, depois de o problema solucionado, talvez até queira colocar em uma moldura.

Agora que você já sabe como fazer uma sessão de brainstorming de sucesso, não perca mais tempo. Ao se deparar com um problema que precisa ser resolvido, reúna o pessoal e teste essa ferramenta. Com o tempo, você, como líder, vai se aperfeiçoando e a turma também.

Prognóstico para os próximos dias: tempestades à vista! E, para elas, você não precisa levar nem um guarda-chuva.