Viviane Ferreira, secretária do IPEF (Instituto de Pesquisas e Estudos Florestais), estava num dia superatarefado. Como recepcionista da empresa precisava cuidar de uma reunião muito importante que aconteceria no dia seguinte. Além disso, seu diretor iria viajar. Ou seja, era um dia daqueles… E, para completar, quem chega? Ele, o vendedor de assinaturas de revistas. Viviane foi logo falando:

– Hoje infelizmente não poderei lhe dar atenção. Estou muito ocupada… Volte um outro dia!

Mas isso de nada adiantou. O vendedor começou sua ladainha:

– É que estamos com uma promoção, você precisa deixar que seus colegas saibam disso.

– Meu caro, hoje você não vai poder oferecer nada aos meus colegas.

E o que fez então nosso vendedor? Contentou-se e bateu em retirada? Não! Ele escondeu-se em algum cante por uns quinze minutos e, então, como um verdadeiro agente secreto, passou pela porta abaixado, quase de joelhos, para que ela não o enxergasse. Dali a alguns instantes, toca o telefone de Viviane. É seu gerente:

– Viviane, o que me diz deste rapaz aqui dentro do instituto vendendo revistas?

A recepcionista ficou tão surpresa quanto ele e respondeu que iria tomar providências. Entrou e literalmente “grudou” na orelha do vendedor. Isso mesmo.

Puxou-lhe a orelha como faria com um menino de 5 anos de idade! E o levou pelas orelhas até a porta. É claro, com uma cena hilária dessas (o vendedor tinha o dobro do tamanho dela, e teve que se abaixar para que ela não as arrancasse) todos – inclusive o vendedor – riram muito da situação. Por fim, até ela começou a rir. E, segundo Viviane, o vendedor de assinaturas nunca mais voltou a incomodar.

É claro que essa é uma situação-limite, uma caricatura do procedimento de um vendedor. Mas que as secretarias têm muito a falar – e reclamar – dos vendedores que as abordam diariamente, isso tem. Segundo Jaciara Pongan, secretária da Unipan – uma instituição de ensino superior – o que acontece com freqüência é que muitos vendedores vêem as secretárias como os “leões da sala de entrada”. “Por mais que sejamos gentis e repassemos a eles os procedimentos e regras para atendimento de vendedores, eles tentam nos driblar. Ligam para os celulares dos diretores e até mesmo esperam por eles nos corredores da instituição”, diz Jaciara. Mas isso de nada adianta, pois eles são novamente encaminhados a falar com as próprias e a respeitar os procedimentos. “Isso resulta quase sempre num pedido de desculpas a minha pessoa, e o que respondo é que não tem problema, pois conversando todos se entendem”, diz a secretária.

Segredos do poder – Mas então o que fazer diante da “toda-poderosa” secretária que está à sua frente – ou do outro lado da linha? Você sabe que ela pode barrar seu contato, pois ela tem poderes para isso. Mas será que é assim mesmo?

Todos sabemos que a função da secretária é “filtrar” o que deve chegar ao seu executivo. Portanto, ela tem uma grande responsabilidade, e não quer ser culpada por interrupções improdutivas no trabalho de seu chefe. Mas é aí que começam os problemas de quem quer entrar em contato: é o poder que, com o tempo, a secretária passa a ter sobre seu gerente. Segundo Stefi Maerker, consultora da área secretarial, em seu livro “Secretária – Uma Parceira de Sucesso” (Editora Gente), “levando em conta que a secretária é uma das principais fontes do executivo, quanto mais o tempo passa, mais ela se envolve com o negócio, os clientes, os fornecedores e os demais profissionais da empresa. Ela se torna um centro vital de informações – o que realmente lhe confere um poder significativo”. Para Stefi, assusta saber que, em última análise, o executivo tem acesso basicamente às informações filtradas por ela. Mas toda profissional competente de secretariado sabe que a função dela é, basicamente, fazer com que as coisas cheguem ao executivo da maneira mais clara possível. Ela deve ser uma facilitadora. E não uma pedra no sapato dos vendedores.

Quando o inimigo está ao lado – Também existem secretárias que reclamam das atitudes de vendedores da própria empresa. É o caso de Jucileide Machado, que trabalha na Indústria de Embalagens Promocionais Vifran. Ela está nessa empresa há pouco mais de um ano, e diz estar sofrendo para “colocar a casa em ordem”, pois os vendedores, em sua maioria já com 30 anos de casa, sentem-se desobrigados a cumprir regras. Ela conta histórias no mínimo divertidas, como esta:

“O pedido de compra através de vendedor externo obedece a um procedimento para que seja aprovado e colocado em fabricação. Um dos procedimentos é a assinatura de nosso gerente comercial no verso do pedido. Certo dia, um vendedor pediu que enviássemos um fax para um cliente aprovar o pedido. Disse a ele que, conforme as normas, somente com a aprovação da gerência é que poderíamos fazê-lo. Não demorou e ele voltou com o pedido assinado. Esse pedido já tinha passado por minhas duas assistentes que não perceberam a cópia quase perfeita que ele (vendedor) havia feito da assinatura de nosso gerente. Quando chegou à minha mesa, não acreditei no que via. Pedi ao tal vendedor que me acompanhasse até a gerência. Entreguei o pedido ao meu gerente, que lhe chamou a atenção severamente. Não houve punição por se tratar de um senhor de mais de 50 anos de idade. Este simplesmente respondeu “mas ficou perfeita a cópia… Vocês quase não perceberam”.

O caminho das pedras – É claro que toda “bronca” das secretárias vai para aqueles vendedores que só pensam em fechar o pedido. Aqueles que, segundo Jucileide, “só se preocupam com a venda e não com todo um processo. Ainda bem que esse tipo de coisa só acontece com alguns”.

Então, para você que quer mesmo encantar e ter a seu favor as secretárias, aí vai algumas dicas dadas por elas mesmas:

1. Se for possível, marque sua visita antecipadamente;

2. Seja claro e sincero sobre o assunto que quer falar com o executivo;

3. Não minta e não persista na mentira. Tudo vai cair por terra quando você for recebido pelo executivo e vai ser muito ruim para sua imagem;

4. Desenvolva empatia pela secretária. Entenda que ela está ali cumprindo ordens de seus superiores com o papel de “filtro”;

5. Não tente comprá-la com presentinhos ou flores as secretárias são espertas, e muitas já desenvolveram um “feeling” para sentir quais são as verdadeiras intenções do interlocutor;

6. Não tente amedrontá-la com voz séria, zangada ou misteriosa. Muito menos com ameaças e/ou intimidações;

7. E, para você que tem secretária, é fundamental definir claramente com ela sobre quem deseja receber, e que tipo de informação ela deve pedir antes de lhe encaminhar visitas ou telefonemas.

O importante mesmo é deixar para lá essa história de “batalha” e começar a enxergar na secretária de seu cliente alguém que pode lhe ajudar e não o contrário. Alguém que pode lhe abrir portas. Pode facilitar seu trabalho. Com bom humor, respeito e sinceridade você chega lá.

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Valéria Poletti é editora da revista Secretária Executiva e da e-zine Marketing Pessoal https://vendamais.com.br E-mail: vpoletti@editoraquantum.com.br