Quer administrar melhor seu tempo? Leia o artigo de L. A. Costacurta Junqueir, que traz dicas essenciais para quem quer ?mais tempo?. Confira!
Nos Ćŗltimos anos, identificamos um interesse cada vez maior de nossos clientes em treinar seu corpo de vendas para melhor administraĆ§Ć£o do tempo. Este artigo retrata nossa preocupaĆ§Ć£o em oferecer ao profissional de vendas (nĆ£o ao executivo/gerente) uma sĆ©rie de sugestƵes para aumento de sua eficiĆŖncia atravĆ©s da melhor utilizaĆ§Ć£o do seu tempo. Antes de enumerarmos as soluƧƵes, queremos dar-lhe maior consciĆŖncia do problema e de sua extensĆ£o. Para isso, procure fazer a si mesmo as seguintes perguntas:
Ā» Estou sempre envolvido em uma montanha de tarefas burocrĆ”ticas?
Ā» Passo mais tempo no escritĆ³rio que com o cliente?
Ā» Os critĆ©rios que uso para determinar os clientes a serem visitados tĆŖm mais relaĆ§Ć£o com amizade pessoal, proximidade geogrĆ”fica, entre outros, do que com o retorno real e potencial que eles podem trazer?
Ā» Durante as visitas, estou unicamente preocupado com atividade de manutenĆ§Ć£o deles em vez de tambĆ©m me preocupar com a abertura de novas frentes e produtos com aquele cliente?
A resposta afirmativa a qualquer uma das questƵes anteriores Ć© um seguro indicador de que vocĆŖ tem problemas na administraĆ§Ć£o do seu tempo. Agora, vamos enumerar algumas sugestƵes para resolver esse problema.
Ā» Elimine para sempre a ?visita inesperada? ? O visitante inesperado Ć© um dos maiores transtornos para um executivo ou empresĆ”rio. VocĆŖ pode gerar mĆ” vontade nele se desejar vender-lhe alguma coisa. Uma alternativa para conquistar o cliente que se recusa a recebĆŖ-lo Ć© marcar a visita com trĆŖs ou quatro meses de antecedĆŖncia, assim nĆ£o hĆ” como ele nĆ£o atendĆŖ-lo, pois ninguĆ©m no Brasil se programa com tanta antecedĆŖncia.
Ā» Confirme as visitas por telefone ? Uma ligaĆ§Ć£o telefĆ“nica pode economizar uma viagem infrutĆfera, quando um motivo inesperado forƧar a mudanƧa de planos do seu cliente. Ao chegar, se vocĆŖ nĆ£o puder ser atendido de imediato, dĆŖ Ć secretĆ”ria uma idĆ©ia de quanto tempo poderĆ” esperar em virtude de seus futuros compromissos. Esse tempo deve ser fixado por vocĆŖ, previamente, em funĆ§Ć£o da prioridade do cliente e do assunto.
Ā» DĆŖ a seu cliente uma estimativa da duraĆ§Ć£o da visita ? Mantenha-se atento Ć sua estimativa (inĆcio e tĆ©rmino). Planeje sua apresentaĆ§Ć£o cuidadosamente para ter certeza de que usarĆ” eficientemente seu limitado tempo.
Ā» Aproveite bem seu tempo de viagem/deslocamento ? Os profissionais de venda gastam muito tempo se deslocando de um lugar para outro, tempo esse que nĆ£o deve ser desperdiƧado. Existe uma sĆ©rie de atividades que podem ser desenvolvidas durante a viagem de carro, trem ou aviĆ£o. Enquanto espera, planeje seu dia seguinte, procure pensar nas possĆveis contra-argumentaƧƵes de seu prĆ³ximo cliente, leia um bom livro tĆ©cnico, reveja o planejamento da prĆ³xima semana, etc.
Ā» Planeje seu tempo para quando o cliente desperdiƧar o dele ? Nada Ć© mais frustrante do que ?estar tocando o seu bonde? enquanto o cliente estĆ” preocupado com uma chamada, visita ou emergĆŖncia. VocĆŖ poderĆ” evitar essa situaĆ§Ć£o se colocar em prĆ”tica as idĆ©ias anteriores ou tentar se encontrar com ele fora do seu local de trabalho ? onde as interrupƧƵes sejam as menores possĆveis. Se elas ocorrerem, procure dispor de atividades que possam ser realizadas durante esse tempo, usando-o produtivamente, como rever apontamentos, rascunhar pequenas cartas, planejar a visita ao prĆ³ximo cliente, etc. Se vocĆŖ notar que a interrupĆ§Ć£o serĆ” muito longa, talvez seja o caso de voltar em outra ocasiĆ£o ou procurar falar com o substituto.
Ā» Respeite o tempo do seu cliente ? Fazendo isso, ele o respeitarĆ” mais e, portanto, prestarĆ” mais atenĆ§Ć£o Ć s suas propostas se vocĆŖ preparĆ”-las convenientemente e nĆ£o demorar demais na visita. Para seus clientes prioritĆ”rios, procure determinar agendas prĆ©vias para reuniĆ£o e datas e prazos para cumprimento de obrigaƧƵes de ambas as partes.
Ā» Fale com quem toma a decisĆ£o ? Se possĆvel, procure marcar a visita com a pessoa que toma as decisƵes na empresa. Se fizer assim, vocĆŖ nĆ£o perderĆ” tempo esperando que uma terceira parte entre no circuito decisĆ³rio. Resista Ć tentaĆ§Ć£o de visitar clientes amigos em vez dos que podem aumentar suas vendas. Uns poucos minutos com um novo cliente podem lhe render mais que um encontro descontraĆdo e relaxado com um cliente amigo. Lembre-se do PrincĆpio de Pareto: ?20% de suas aƧƵes sĆ£o responsĆ”veis por 80% dos resultados que vocĆŖ ?produz??. Portanto, concentre suas visitas nos ?clientes 20%?.
Ā» Desenvolva hĆ”bitos saudĆ”veis de venda ? Escreva as frases abaixo num cartĆ£o e leve-o com vocĆŖ:
Ā» FaƧa sempre uma relaĆ§Ć£o de objetivos e atividades.
Ā» Elabore, diariamente, um plano de aĆ§Ć£o, definindo as prioridades do dia.
Ā» EstabeleƧa o que Ć© mais importante em funĆ§Ć£o dos resultados esperados de cada objetivo e/ou atividade.
Ā» Trabalhe em prol dessas prioridades, iniciando o dia pelo assunto mais importante.
Ā» Reveja todos os dias seu plano de aĆ§Ć£o (previsto x realizado).
Ā» FaƧa tudo isso agora, nĆ£o deixe para amanhĆ£.
Se possĆvel, procure fazer com que o cliente o visite. As vantagens sĆ£o inĆŗmeras. VocĆŖ poupa tempo, pode mostrar a ele como funciona sua organizaĆ§Ć£o, fazer demonstraƧƵes de seus produtos, etc. Como foi vocĆŖ quem marcou a visita, sempre terĆ” mais controle sobre seu inĆcio e tĆ©rmino.
Ā» Trate de um assunto pertinente a vĆ”rios clientes, reunindo-os e falando com todos de uma sĆ³ vez ? Se o mesmo assunto precisar ser divulgado a vĆ”rios clientes, procure promover uma reuniĆ£o, em vez de visitas individuais. Assim, haverĆ” menos problemas de comunicaĆ§Ć£o no que vocĆŖ divulgar, sinergia entre seus clientes, intercĆ¢mbio de informaƧƵes, etc.
Ā» Divulgue o material sobre administraĆ§Ć£o do tempo ? Ao se encontrar com clientes e colegas, fale sobre o assunto administraĆ§Ć£o do tempo. DĆŖ a eles cĆ³pia do material que possui, mencione as soluƧƵes que vocĆŖ encontrou, enfatize os resultados que conseguiu e as dificuldades que superou.
Ā» Identifique os melhores dias para contatos comerciais ? Respeitando a prioridade de cada assunto, procure identificar os melhores dias e horĆ”rios para seus contatos comerciais. Sabemos que, em geral, as segundas e sextas-feiras sĆ£o dias em que as pessoas estĆ£o mais ocupadas. As pesquisas mostram tambĆ©m que a parte da manhĆ£ Ć© menos congestionada que a da tarde.
Ā» Procure ajudar o cliente a programar melhor o tempo dele (e o seu) ? Veja como fazer isso:
Ā» Defina previamente ambas as agendas e o tempo de duraĆ§Ć£o da visita. Dessa forma, todos terĆ£o mais tempo para se preparar.
Ā» Incentive-o a colocar por escrito tudo o que tem para tratar com vocĆŖ, utilizando para isso uma agenda ou similar. Isso evitarĆ” novas idas e vindas de sua parte.
Ā» Sugira que ele ordene a anĆ”lise dos assuntos ? do mais importante ao menos importante.
Ā» DĆŖ ao cliente uma idĆ©ia dos seus prĆ³ximos compromissos, embora garantindo que ele terĆ” o mĆ”ximo possĆvel do seu tempo. Isso poderĆ” ajudar na otimizaĆ§Ć£o do perĆodo de contato.
Ā» Caso precise desmarcar qualquer visita, faƧa-o com a maior antecedĆŖncia possĆvel. Assim, farĆ” com que seu cliente proceda do mesmo modo com vocĆŖ.
Ā» Defina com ele um horĆ”rio em que vocĆŖ serĆ” mais facilmente encontrado no escritĆ³rio. PeƧa-lhe para concentrar os contatos nesse perĆodo.
Ā» No fim de cada contato, faƧa um resumo dos assuntos tratados e, principalmente, dos prazos combinados.
Sucesso gera sucesso. Ć medida que se conscientizar dos benefĆcios advindos do controle do tempo, vocĆŖ se tornarĆ” mais e mais convencido da necessidade de colocar em prĆ”tica as tĆ©cnicas de administraĆ§Ć£o do tempo. Por quĆŖ? Porque elas funcionam!
Quando vocĆŖ comeƧar a viver de acordo com o lema: ?Tempo Ć© dinheiro?, nunca mais se satisfarĆ” com uma vida sem planejamento. Cada momento tem seu valor, quer financeiro ou nĆ£o.
Lembre-se de que o tempo mal utilizado implica vĆ”rios tipos de custos: de sua hora como profissional, diretamente proporcional ao seu salĆ”rio; do que vocĆŖ deixou de fazer durante aquele perĆodo e custo psicolĆ³gico, decorrente de nĆ£o estar conseguindo desenvolver o que planejou.