Administração do tempo em vendas

Quer administrar melhor seu tempo? Leia o artigo de L. A. Costacurta Junqueir, que traz dicas essenciais para quem quer ?mais tempo?. Confira!

Nos últimos anos, identificamos um interesse cada vez maior de nossos clientes em treinar seu corpo de vendas para melhor administração do tempo. Este artigo retrata nossa preocupação em oferecer ao profissional de vendas (não ao executivo/gerente) uma série de sugestões para aumento de sua eficiência através da melhor utilização do seu tempo. Antes de enumerarmos as soluções, queremos dar-lhe maior consciência do problema e de sua extensão. Para isso, procure fazer a si mesmo as seguintes perguntas:

» Estou sempre envolvido em uma montanha de tarefas burocráticas?

» Passo mais tempo no escritório que com o cliente?

» Os critérios que uso para determinar os clientes a serem visitados têm mais relação com amizade pessoal, proximidade geográfica, entre outros, do que com o retorno real e potencial que eles podem trazer?

» Durante as visitas, estou unicamente preocupado com atividade de manutenção deles em vez de também me preocupar com a abertura de novas frentes e produtos com aquele cliente?

A resposta afirmativa a qualquer uma das questões anteriores é um seguro indicador de que você tem problemas na administração do seu tempo. Agora, vamos enumerar algumas sugestões para resolver esse problema.

» Elimine para sempre a ?visita inesperada? ? O visitante inesperado é um dos maiores transtornos para um executivo ou empresário. Você pode gerar má vontade nele se desejar vender-lhe alguma coisa. Uma alternativa para conquistar o cliente que se recusa a recebê-lo é marcar a visita com três ou quatro meses de antecedência, assim não há como ele não atendê-lo, pois ninguém no Brasil se programa com tanta antecedência.

» Confirme as visitas por telefone ? Uma ligação telefônica pode economizar uma viagem infrutífera, quando um motivo inesperado forçar a mudança de planos do seu cliente. Ao chegar, se você não puder ser atendido de imediato, dê à secretária uma idéia de quanto tempo poderá esperar em virtude de seus futuros compromissos. Esse tempo deve ser fixado por você, previamente, em função da prioridade do cliente e do assunto.

» Dê a seu cliente uma estimativa da duração da visita ? Mantenha-se atento à sua estimativa (início e término). Planeje sua apresentação cuidadosamente para ter certeza de que usará eficientemente seu limitado tempo.

» Aproveite bem seu tempo de viagem/deslocamento ? Os profissionais de venda gastam muito tempo se deslocando de um lugar para outro, tempo esse que não deve ser desperdiçado. Existe uma série de atividades que podem ser desenvolvidas durante a viagem de carro, trem ou avião. Enquanto espera, planeje seu dia seguinte, procure pensar nas possíveis contra-argumentações de seu próximo cliente, leia um bom livro técnico, reveja o planejamento da próxima semana, etc.

» Planeje seu tempo para quando o cliente desperdiçar o dele ? Nada é mais frustrante do que ?estar tocando o seu bonde? enquanto o cliente está preocupado com uma chamada, visita ou emergência. Você poderá evitar essa situação se colocar em prática as idéias anteriores ou tentar se encontrar com ele fora do seu local de trabalho ? onde as interrupções sejam as menores possíveis. Se elas ocorrerem, procure dispor de atividades que possam ser realizadas durante esse tempo, usando-o produtivamente, como rever apontamentos, rascunhar pequenas cartas, planejar a visita ao próximo cliente, etc. Se você notar que a interrupção será muito longa, talvez seja o caso de voltar em outra ocasião ou procurar falar com o substituto.

» Respeite o tempo do seu cliente ? Fazendo isso, ele o respeitará mais e, portanto, prestará mais atenção às suas propostas se você prepará-las convenientemente e não demorar demais na visita. Para seus clientes prioritários, procure determinar agendas prévias para reunião e datas e prazos para cumprimento de obrigações de ambas as partes.

» Fale com quem toma a decisão ? Se possível, procure marcar a visita com a pessoa que toma as decisões na empresa. Se fizer assim, você não perderá tempo esperando que uma terceira parte entre no circuito decisório. Resista à tentação de visitar clientes amigos em vez dos que podem aumentar suas vendas. Uns poucos minutos com um novo cliente podem lhe render mais que um encontro descontraído e relaxado com um cliente amigo. Lembre-se do Princípio de Pareto: ?20% de suas ações são responsáveis por 80% dos resultados que você ?produz??. Portanto, concentre suas visitas nos ?clientes 20%?.

» Desenvolva hábitos saudáveis de venda ? Escreva as frases abaixo num cartão e leve-o com você:

» Faça sempre uma relação de objetivos e atividades.
» Elabore, diariamente, um plano de ação, definindo as prioridades do dia.
» Estabeleça o que é mais importante em função dos resultados esperados de cada objetivo e/ou atividade.
» Trabalhe em prol dessas prioridades, iniciando o dia pelo assunto mais importante.
» Reveja todos os dias seu plano de ação (previsto x realizado).
» Faça tudo isso agora, não deixe para amanhã.

Se possível, procure fazer com que o cliente o visite. As vantagens são inúmeras. Você poupa tempo, pode mostrar a ele como funciona sua organização, fazer demonstrações de seus produtos, etc. Como foi você quem marcou a visita, sempre terá mais controle sobre seu início e término.

» Trate de um assunto pertinente a vários clientes, reunindo-os e falando com todos de uma só vez ? Se o mesmo assunto precisar ser divulgado a vários clientes, procure promover uma reunião, em vez de visitas individuais. Assim, haverá menos problemas de comunicação no que você divulgar, sinergia entre seus clientes, intercâmbio de informações, etc.

» Divulgue o material sobre administração do tempo ? Ao se encontrar com clientes e colegas, fale sobre o assunto administração do tempo. Dê a eles cópia do material que possui, mencione as soluções que você encontrou, enfatize os resultados que conseguiu e as dificuldades que superou.

» Identifique os melhores dias para contatos comerciais ? Respeitando a prioridade de cada assunto, procure identificar os melhores dias e horários para seus contatos comerciais. Sabemos que, em geral, as segundas e sextas-feiras são dias em que as pessoas estão mais ocupadas. As pesquisas mostram também que a parte da manhã é menos congestionada que a da tarde.

» Procure ajudar o cliente a programar melhor o tempo dele (e o seu) ? Veja como fazer isso:

» Defina previamente ambas as agendas e o tempo de duração da visita. Dessa forma, todos terão mais tempo para se preparar.

» Incentive-o a colocar por escrito tudo o que tem para tratar com você, utilizando para isso uma agenda ou similar. Isso evitará novas idas e vindas de sua parte.

» Sugira que ele ordene a análise dos assuntos ? do mais importante ao menos importante.

» Dê ao cliente uma idéia dos seus próximos compromissos, embora garantindo que ele terá o máximo possível do seu tempo. Isso poderá ajudar na otimização do período de contato.

» Caso precise desmarcar qualquer visita, faça-o com a maior antecedência possível. Assim, fará com que seu cliente proceda do mesmo modo com você.

» Defina com ele um horário em que você será mais facilmente encontrado no escritório. Peça-lhe para concentrar os contatos nesse período.

» No fim de cada contato, faça um resumo dos assuntos tratados e, principalmente, dos prazos combinados.

Sucesso gera sucesso. À medida que se conscientizar dos benefícios advindos do controle do tempo, você se tornará mais e mais convencido da necessidade de colocar em prática as técnicas de administração do tempo. Por quê? Porque elas funcionam!

Quando você começar a viver de acordo com o lema: ?Tempo é dinheiro?, nunca mais se satisfará com uma vida sem planejamento. Cada momento tem seu valor, quer financeiro ou não.

Lembre-se de que o tempo mal utilizado implica vários tipos de custos: de sua hora como profissional, diretamente proporcional ao seu salário; do que você deixou de fazer durante aquele período e custo psicológico, decorrente de não estar conseguindo desenvolver o que planejou.

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