Um dos maiores empecilhos para aumentar os resultados dos vendedores é a “falta de tempo” para procurar novos clientes ou aqueles que são tão focados em prospecção, que não têm tempo para cuidar dos clientes que já possuem.

Por isso, muitas pessoas vivem buscando novas formas de administrar o tempo, pois parece que nunca conseguem realizar tudo o que realmente queriam fazer – ou que são cobrados. Ted Tate, renomado consultor em vendas norte-americano, sentia-se da mesma forma e pensou que se conseguisse administrar melhor seu tempo, retomaria o controle da sua vida, podendo voltar a fazer tudo o que queria.

A grande surpresa é que ele descobriu ser impossível encontrar mais tempo. Então, por dedução lógica, só temos uma solução: tomar decisões conscientes de como queremos investi-lo.

Embora pareça relativamente simples, não é, pois as coisas que normalmente evitamos ou deixamos para depois são geralmente fundamentais para o desenrolar do nosso futuro, por exemplo: João tem duas propostas importantes para fazer. Os dois clientes estão esperando que ele as envie para poderem decidir pela compra. Dada a importância do assunto, João decide deixá-lo para o dia seguinte, pois “terá mais tempo” para se dedicar a essa tarefa.

No dia seguinte, João passa a manhã fazendo tarefas triviais – vai ao banco, lê a correspondência e o jornal, retorna algumas ligações, participa de uma reunião na empresa sem muita importância e resolve outros probleminhas que aparecem.

Opa! Agora já é a hora do almoço, então João vai ao restaurante da esquina, que está mais lotado que o normal, e acaba demorando um pouco mais do que queria. Lá pelas duas da tarde, quando está ficando com sono e sem energia, ele finalmente começa a trabalhar nas propostas, acelerando o processo, pois quer sair antes das 18h para não pegar aquele trânsito infernal.

Agora, imagine que durante o dia um dos clientes ligue cobrando a proposta. Será que ele pode dizer: “Eu não tive tempo suficiente” ou “Estava tão ocupado que não consegui terminar seu orçamento”? Note que essas afirmações são verdadeiras, não é mesmo?

Será que existe outra verdade aqui, invisível? Será que João realmente decidiu conscientemente como usar seu tempo ou deixou, talvez inconscientemente, que os eventos comuns do seu dia-a-dia o afastassem da tarefa fundamental?

Estabeleça objetivos e prioridades

A boa administração do tempo dos vendedores (na verdade, de qualquer pessoa) começa com o foco nos objetivos: o que o vendedor realmente tem de atingir. Isso significa colocá-los no papel, porque os que ficam na sua cabeça são somente sonhos ou ideais.

Quebre os objetivos maiores e mais complexos que você venha a pedir da sua equipe em uma série de passos menores. Faça uma lista escrita do que cada um tem de fazer em cada passo. Uma das razões pelas quais a maioria dos vendedores “enrola” na hora de resolver grandes tarefas é a sensação de incapacidade em enfrentar coisas grandes. Realizar um grande objetivo com uma série de etapas menores faz com que seja muito mais fácil começar.

A, B e C

Priorize a lista com seus vendedores. Você conhece alguém que passe o dia inteiro com pressa, correndo de uma coisa para outra, levemente confuso e perdido? Isso geralmente ocorre porque essas pessoas tratam todas as coisas que aparecem como igualmente importantes. Como não existem prioridades, não há foco sobre o que fazer. E se você, gerente, não der índices diferentes de importância, seus vendedores ficarão perdidos.

É preciso separar o que tem de ser feito (A) do que deveria ser feito (B) e do que seria bom fazer (C). Nem tudo que fazemos é igualmente importante, por exemplo: colocar gasolina no carro tem prioridade “B”, a não ser que o tanque já esteja na reserva – aí, ela se transforma em “A”.

Pagar o aluguel na data de vencimento é um “A”. Fazer isso com um mês de antecedência pode ser um “B” ou “C”, dependendo da situação pessoal.

Seus vendedores devem resolver primeiro a lista “A”, esquecendo o restante. Somente depois de completá-la é que você olhará para a “B”. Muitas pessoas evitam a lista “A” porque ela geralmente possui as atividades mais complexas e desagradáveis. Assim, cria-se um ciclo vicioso, as coisas ficam mais e mais atrasadas e quando não tem mais jeito, o vendedor acaba fazendo correndo – o que é quase sinônimo de “malfeito”.

Muitas vezes, os itens prioritários, aqueles mais importantes, são entediantes, difíceis e desagradáveis, por isso causam certa apreensão e muitos vendedores evitam. Preencher relatórios corretamente, visitar um cliente importante que mora longe, ler livros e revistas sobre vendas, fazer faculdade, prospectar clientes todos os dias, resolver reclamações dos clientes – tudo isso é muito importante, mas ninguém gosta de fazer.

Tenha um cuidado todo especial para evitar que eles caiam sempre na lista “C”, pois ela possui as tarefas mais fáceis e agradáveis. Aqui é que começam as dificuldades e onde você verá quem realmente tem disciplina. Quando temos objetivos escritos, fica muito mais fácil administrarmos o tempo.

Tarefas inacabadas

Aplique a cultura da “tarefa acabada”. Não deixe que nenhum vendedor comece algo antes de terminar o que estava fazendo. As tarefas inacabadas nos trazem dois grandes problemas: o primeiro é que aquilo fica no cérebro, ocupando espaço e nos deixando preocupados. O segundo é que cada vez que voltamos a fazer uma tarefa, precisamos rever todo o processo feito anteriormente. Muitas vezes, não nos lembramos de onde paramos, o que mais precisa ser feito… e aí, claro, gastamos muito mais tempo do que se tivéssemos resolvido tudo na primeira vez.

Realizar uma série de pequenas tarefas incompletas desperdiça desnecessariamente o tempo dos seus vendedores.

Trabalhar duro e obter resultados são duas coisas diferentes

Há alguns vendedores que acham que chegar às 7h30 e sair às 19h do escritório é suficiente para fazer um bom trabalho. E isso gera um desvio para o gerente que, muitas vezes, acaba valorizando o tempo disponibilizado pelo vendedor em vez dos resultados gerados. Conheci muitos vendedores que chegavam tarde, saíam mais cedo e vendiam muito mais que os outros. Não estou dizendo que cumprir o horário não é fundamental, e sim que mais importante são os resultados gerados.

A tirania do urgente

E aquelas interrupções que arruínam nosso cronograma? Parece que sempre existe alguma coisa clamando pela nossa atenção. Há sempre alguém interrompendo para pedir uma opinião ou telefonemas de clientes, amigos e parentes.

Embora existam milhares de pequenas interrupções que podem roubar o tempo dos nossos vendedores, nenhuma tem realmente esse poder – a não ser que eles deixem. Na maioria das vezes, a maior parte dos “ladrões de tempo” pode ser colocada de lado até que a equipe termine a tarefa que estava fazendo.

Quando você perceber que seus vendedores estão sobrecarregados de interrupções, sente rapidamente com eles para lembrá-los de focarem na lista “A” de prioridades. Também os lembre de que é possível dizer “não” para algumas coisas para que as tantas outras importantes sejam feitas corretamente.

Não é uma tarefa fácil ajudar os vendedores a administrarem melhor o tempo, mas também não é algo que o gerente pode assistir de longe. Muitas pessoas – e eu diria que a maioria dos vendedores – precisam desse acompanhamento constante e de uma ajuda extra na hora de priorizar tarefas. Os imprevistos sempre acontecem e outras coisas de pouca importância passam a ter prioridade durante o dia, enquanto as atividades previamente acordadas ficam de lado.

Lembre-se ainda de que você, como gerente, precisa entender o dia-a-dia do vendedor para poder estipular metas diárias possíveis de serem cumpridas. Também não adianta não deixar pelo menos um pouco de tempo sobrando para que eles possam resolver certas coisas que aparecerem durante o dia.

Na administração eficiente do tempo, é preciso ter prioridade com flexibilidade, mas principalmente disciplina. Só assim os resultados da sua equipe aumentarão de forma consistente todos os meses.