Análise estratégica na definição de compras

Quando se fala em uma negociação de vendas, você pensa em formas de ajudar o consumidor a comprar melhor? Estive analisando como todas as coisas têm no mínimo ?dois lados? e como, naturalmente, sobrevalorizamos um em detrimento do outro ou dos outros. Na gestão dos negócios, isso não é diferente, especialmente ao falarmos em negociação. O ato de vender implica necessariamente o de comprar. Isso é esquecido na maior parte do tempo. Portanto, duas coisas se fazem importantes a fim de um melhor desempenho no cenário global de negócios: para o comprador, comprar melhor, e para o vendedor, entender como seu cliente pode e deve comprar melhor.

Existem diversas ferramentas para que o profissional de vendas gerencie e avalie seu desempenho. Dentre elas, destaco a Curva ABC. Com ela, é possível enxergar os produtos ?mais essenciais? na categoria A (os de maior giro e com maior representatividade na composição total dos custos e/ou da receita), os médios na B e os inferiores na C. Fiz esse destaque porque essa ferramenta também é utilizada pelos profissionais de compra para definir os itens prioritários e que merecem uma atenção especial de sua parte. Acontece que essa ferramenta deixa de lado um aspecto: a importância estratégica de determinados itens.

Posso citar, como exemplo, os guardanapos de papel em um restaurante. Certamente, esse item tem um alto fluxo de saída, consequentemente também de entrada, e estará categorizado como A, considerando que terá uma razoável representatividade na composição do total dos custos com o insumo da empresa. Contudo, lanço o seguinte questionamento: sua importância estratégica para o negócio, é relevante? Provavelmente, não. O cliente espera ter um guardanapo adequado, isto é, que seja suficiente para limpar as sujeiras causadas pelo alimento. Portanto, é suficiente para a companhia não deixar que esse produto falte em seu estoque, cotando sempre ao mínimo com três possíveis fornecedores para que compre com um bom preço.

Por outro lado, avaliemos um papel fotográfico em uma loja de artigos eletrônicos e de tecnologia.Esse é um item que não tem um giro alto (por tanto, será classificado de acordo com a metodologia ABC, como um item de categoria B ou C), mas é de uma característica estratégica importante. Apesar de não ser um produto com volume de vendas elevado, porque as pessoas não têm o hábito de realizar impressões fotográficas em casa e também o custo de realizá-las é considerável, ele atrai um nicho de clientes habituados a adquirirem produtos tecnológicos. Então, tê-lo sempre a disposição dos consumidores fará com que a empresa fidelize os clientes desse nicho e possibilitará a realização de muitas outras vendas dos mais variados itens eletrônicos e de tecnologia.

O intuito dessa argumentação é propor aos profissionais de compras a utilização da ferramenta, chamada Quadro PART (que deve ser entendida como um meio para análise estratégica na definição de compras) e aos vendedores seu entendimento a fim de que possam se ?enxergar? melhor dentro do negócio do cliente e ter uma melhor argumentação de vendas.

Representatividade do custo total do produto em relação ao custo total com suprimentos da operação
Caso o produto esteja caracterizado no quadrante 1, sendo assim de alta importância estratégica, e tenha uma alta representatividade de seu custo em relação ao gasto total com suprimentos da operação, esse é um item a ser priorizado nas definições de compras. Por isso, as características das diferentes opções de fornecimento do item, como: qualidade, prazo de entrega, confiabilidade do fornecedor, prazo para pagamento, relacionamento com o fornecedor (pós-venda), proximidade do centro de distribuição de onde sai o produto, dentre outros, são de extrema relevância. Nesse caso, é também de bastante importância o custo de aquisição do produto, observando-se ainda a necessidade de ter um estoque razoável dele, aproveitando-se até o limite possível as oportunidades de compra, por exemplo: promoções, campanhas de venda, entre outros.

Se o produto estiver no quadrante 2, tem uma alta importância estratégica para a organização, sendo baixa a representatividade do seu custo em relação à despesa total com suprimentos da operação, por isso ele deve ser aprofundado. Quero dizer com isso que, por ter um alto impacto no posicionamento estratégico do negócio e possuir um custo relativamente baixo, o produto caracterizado precisa ter suas opções de fornecimento amplamente levadas em conta, ainda que, em alguns momentos, não seja o item de melhor custo dentre as opções disponíveis. Deve-se manter o nível de estoque desse produto alto o suficiente para que a exploração das opções de fornecimento seja a mais elaborada possível.

Se o produto estiver no quadrante 3, possui baixa importância estratégica e alta representatividade do seu custo em relação ao gasto total com suprimentos da operação, por isso é necessário que se racione este. Explico: é importante que tenha um rígido controle de seu uso, um estoque ótimo (o mais próximo possível do conceito de just in time) e que em toda compra o primeiro e principal critério seja o custo de aquisição desse item.

Por fim, se o produto estiver no quadrante 4, tem baixa importância estratégica e baixa representatividade do seu custo em relação à despesa total com suprimentos da operação, esse é um item a ser trocado ou extinto. Como ele é de relevância inferior, não tem muito impacto no nível geral de qualidade do negócio. Também contém uma baixa representatividade no custo total e é possível que seja pouco ou quase nada utilizado. Com isso, o ideal é que seja substituído por outro que possa ter uma maior importância ou ser mais usado, pode ser um novo item, um dentre OS que já são utilizados ou que o produto simplesmente não seja mais adquirido pela empresa.

Apesar de essa ferramenta ter algumas limitações de ordem prática (como o fato de ser bastante subjetivo e variável definir o que é ou não estrategicamente importante), é notório que poderá trazer mais celeridade, qualidade e produtividade na consecução de negócios tanto para quem vende como para quem compra!

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