Comparar-se com os vitoriosos pode ser uma experiência bastante proveitosa. Se o seu negócio não está no topo da lista dos melhores, decerto ainda há algo por fazer. Cada ponto no ranking pode significar um melhor percentual no resultado e, conseqüentemente, uma maior lucratividade.

As organizações atuais não podem deixar de desenvolver quatro princípios fundamentais: aprender, inovar, colocar em prática e melhorar continuamente. Isso não muda nos dias de hoje e nem tampouco daqui para a frente. O que realmente mudará e seguirá mudando é a velocidade e a forma como isso vai acontecer. E quanto mais rápido forem executadas pela empresa, melhor será para ela. Não só em função das necessidades de mercado, mas também para a sua indispensável sobrevivência e crescimento.

A gerência é o centro do sistema e deve incentivar a utilização de métodos, técnicas e ferramentas que permitam à organização aprender, inovar, implementar a inovação e melhorar sistematicamente. Dentre as várias tecnologias de gestão, o benchmarking torna possível a realização de comparações estratégicas como um modo de competir de forma contínua, onde a organização trilhará sempre um caminho que permitirá atingir seus objetivos de aprendizagem e inovação de maneira rápida e de forma acertada.

O benchmarking é um processo poderoso para a melhoria de qualidade e pode trazer resultados altamente positivos se bem aplicado. Constitui-se cm uma excelente oportunidade para gerar soluções potenciais na medida em que ele ajuda a determinar a eficácia de uma solução.

Por definição, benchmarking é um processo metodológico que compara o desempenho da organização com os melhores e, a partir daí, busca a superação por meio do desenvolvimento de ações dentro da corporação com este objetivo.

Simplificando: benchmarking é o processo de ( a ) descobrir o que comparar; ( b ) descobrir qual é o padrão de excelência; ( c ) determinar que métodos ou processos produzem esses resultados e ( d ) decidir fazer as mudanças ou melhorias da própria maneira de fazer negócios, a fim de igualar ou suplantar o padrão de referência de mercado, criando um novo padrão de excelência.

Benchmarking é libertar-se do passado e abraçar o futuro. Trata-se de um processo de aperfeiçoamento dotado de propósito, externamente focalizado, baseado em medidas, intensivo de informações, objetivo e, fundamentalmente, gerador de ações.

A Xerox do Brasil constitui-se num exemplo do uso bem-sucedido do processo de benchmarking e que fez escola, conforme pesquisa realizada em 1987 pela DataQuest: “O programa de benchmarking da Xerox merece parte do crédito pela virada que a empresa deu nos últimos anos. Uma maneira inteiramente nova de fazer negócios foi inaugurada com a implantação desse programa. Todos os grupos, produtos e sistemas foram analisados na proporção em que a Xerox buscava novos meios de se tornar mais competitiva. Embora essa discussão tenha se concentrado no sistema de desenvolvimento de produtos da Xerox, outras organizações e sistemas da empresa também foram drasticamente alterados. A recente reorganização da empresa teve como objetivo torná-la um padrão referencial em entrega de produtos e eficiência metodológica”, conforme citado em seu Guia de PRM Padrões Referenciais de Mercado, do Programa de Liderança através da Qualidade que a conduziu a ser a primeira vencedora do Prêmio Nacional de Qualidade.

Como pode ser notado, existe sempre valor a ganhar de uma nova perspectiva quando se compara o melhor e se descobrem idéias e práticas que podem nos ajudar. Benchmarking pode prover um enfoque externo para ajudar a identificar oportunidades de melhorias, e constitui-se numa excelente alternativa de gerência para melhoria do desempenho organizacional.

Quem de nós não teve a curiosidade de ler a revista Exame Melhores e Maiores e de alguma forma buscar um referencial em que pudéssemos nos enquadrar e dizermos orgulhosos: nisto estamos igual a eles? E os outros pontos… Frustrante, não? Achamos uma boa desculpa e seguimos adiante até o ano que vem, quando tudo se repete. Por que não tirar proveito disso e crescer mais um pouco como pessoas e como profissionais?

Benchmarking deve ser entendido como um processo sistemático para identificar e aprender com os outros e disso tirar proveito para buscar a superação.

Benchmarking é libertar-se do passado e abraçar o futuro.

Um processo de benchmarking deve ser desenvolvido de maneira estruturada, porém isso não descarta outras possibilidades de comparação. Estamos fazendo isso a toda hora, só que o conhecimento cresce e nada fazemos baseado nesse conhecimento adquirido. Por que não usar desse benefício?

Descrevemos, a seguir, um processo de benchmarking, em sete passos, que pode contribuir para um melhor entendimento:

1 CONCEPÇÃO
Benchmarking é o resultado de uma preparação cuidadosa. É importante prestar atenção para entender e levar adiante, de forma convergente, os elementos do benchmarking, decidir pelo projeto apropriado, envolver as pessoas certas e formar um time de benchmarking capacitado.

2 PLANEJAMENTO
Benchmarkng, como acontece com qualquer outro projeto, deve ter um escopo de projeto definido, como também uma linha de tempo predeterminada para conclusão. Para começar a fase de planejamento, o time de benchmarking tem de entender por que e como o projeto foi concebido, e o que o programa deseja alcançar. O projeto de benchmarking deve definir o plano e fixar, por escrito, todos os detalhes para assegurar a aceitação da alta administração.

3 LEVANTAMENTO PRELIMINAR
O time de benchmarking coleta dados do desempenho do ramo relativo ao objetivo do programa e processo definidos para identificar empresas co)m programas de classe mundial para estudo. Nessa fase, desenvolve ainda tarefas de suporte, que devem incluir: desenvolvimento de critério para selecionar as empresas-alvo, determinação das técnicas de coleta e fontes de pesquisa e forma de abordagem do parceiro para realização do benchmarking.

4 SELEÇÃO DE DADOS
Neste passo, o time de benchmarking seleciona as empresas com processos de classe mundial e desenvolve a seleção de dados a serem utilizados. Se o time determinar que visitar as escolhidas é o melhor método de busca de informações, a equipe escolhe as empresas que se encontram dentro dos critérios estabelecidos e organizam visitas de benchmarking nessas organizações.

5 ANÁLISE
Usando os dados levantados, o time de benchmarking compara os processos e seus resultados para identificar potenciais áreas de melhorias. E tem condição, a partir daí, de identificar os elementos essenciais para o planejamento de implementação. O time avalia, então, os “gaps” entre o modelo e os processos existentes para priorizar as atividades de implementação.

6 IMPLEMENTAÇÃO
Quando o estudo de benchmarking é completado e as recomendações para melhoria comunicadas a todas as partes afetadas, os responsáveis pela implementação estabelecem metas operacionais, planos e estratégias de mudança. A organização assegura que há apoio necessário para a realização da mudança e garante que os achados no benchmarking realizado sejam comunicados a todas as pessoas envolvidas nos processos-alvo. Nessa fase é importante divulgar os resultados de todo o trabalho a fim de gerar confiança e entusiasmo a todas as partes envolvidas.

7 AJUSTES
Como em todos os programas para a melhoria contínua, o time de benchmarking avalia e ajusta as mudanças realizadas no processo-alvo, bem como no próprio programa de desenvolvimento do benchmarking. E determina a freqüência necessária e seus prazos para a continuidade do processo.

Nesse etapa é muito importante achar os parceiros ideais para a realização do benchmarking. Aí vão algumas dicas, que, é claro, não se esgotam aqui:

Fontes incluem o seguinte:
? Diários de comércio e publicações de negócios
? Clientes internos e externos
? Consultas a peritos de indústria
? Networking por seminários e organizações de profissionais
? Câmaras comerciais e associações de classe.

Critérios importantes a considerar durante a procura:
– Avaliações de empresas de destaque em publicações de negócios
– Desempenho financeiro, tecnologia, margens básicas de vendas, inovação de produtos ou serviços, tamanho da organização, etc.
– Opinião de clientes, fornecedores, etc.

Estreitando as possibilidades:
> Desenvolva uma matriz de critérios importantes para estudo
> Lembre-se de que nenhuma organização é melhor em todas as áreas
> Selecione vários parceiros e os melhores elementos de cada um.

Antônio Andrade é mestre em Ciência da Informação – UFRJ, consultor em Gestão Estratégica e professor da PUC. E-mail: antonrj@terra.com.br