Home office – Este é o novo cenário que surge para equipes de vendas. Empresas brasileiras aderiram aos modelos de trabalho virtuais para aumentar a produtividade do departamento de vendas. Nos EUA, 9 milhões de empregados já fazem uso do teletrabalho e a tendência é que esse número chegue a 20 milhões muito em breve. Mas, afinal, quais as vantagens de se trabalhar em casa?

Incentivadas pelas mudanças no cenário econômico, onde agilidade é a palavra de ordem, e graças aos avanços tecnológicos, à Internet e aos novos sistemas de telefonia, algumas empresas iniciaram um processo decisivo que vai alterar o perfil de trabalho das forças de vendas no Brasil. O modelo de teletrabalho, já bem disseminado nos EUA e Europa, encontra agora no país um ancoradouro. Essa descentralização do escritório está ganhando cada vez mais adeptos em muitas organizações. Em pelo menos três grandes multinacionais brasileiras, Kodak, Shell e Siemens, a força de vendas aderiu ao sistema e não só se adaptou muito bem ao trabalho em casa, como os resultados superaram as expectativas.

Com a premissa de que lugar de vendedor é na rua, há cerca de cinco anos a Kodak brasileira dava os primeiros passos e tornava realidade o teletrabalho para a sua equipe de vendas e principais executivos da empresa. O que se pretendia era que o empregado planejasse suas visitas de sua “base” em casa e não do escritório da Kodak. Assim, evitaria perder tempo em ir até a empresa. Sem falar que a informatização eliminou muitos processos burocráticos.

“Ganhamos em produtividade e agilidade”, afirma a coordenadora de Recursos Humanos Maria Eugênia Pinto Lopes. Quem confirma esses e outros benefícios é o gerente nacional de Vendas da divisão de fotografia profissional tradicional Dante Agnone Filho: “Em produtividade, houve um ganho de pelo menos 40%. O nível de interrupções é quase zero, bem diferente da realidade da empresa.”

Ele conta que há 15 anos, quando participava de reuniões com executivos estrangeiros e se falava em trabalho em casa, considerava esse assunto um “verdadeiro absurdo”. Hoje o gerente defende o escritório doméstico até as últimas conseqüências, sendo adotado inclusive por todos os integrantes da sua equipe.

“Com os recursos dos quais dispomos em nossos home offices, a presença física é quase desnecessária na empresa”, garante Agnone Filho. Antes, para poder chegar na sede da Kodak em São Paulo, ele precisava acordar às cinco da manhã e nunca retornava do trabalho depois das 21 horas. Agora, consegue acordar às sete e quinze, “com a mente muito mais descansada”, e realiza o expediente tranqüila mente em casa até às nove da noite, com um intervalo para almoço de 30 minutos. Com esse sistema de trabalho, ele pode dedicar muito mais tempo aos negócios da empresa e às visitas aos clientes.

Para que desenvolvessem seu trabalho fora dois limites da empresa, a Kodak forneceu para cada vendedor um notebook com material para acesso remoto, um fax, uma impressora, um carro – o modelo varia de acordo com o nível do profissional -, e os custos da conta de telefone fixo e celular são ressarcidos pela empresa. O projeto levou mais de quatro anos para ser totalmente implantado e, somente na área de vendas, conta hoje com 120 pessoas envolvidas, entre vendedores, gerentes de vendas e representantes técnicos. Apesar do custo desse investimento ser elevado, US$3,5 milhões apenas na primeira fase de implantação, a Kodak está satisfeita com os resultados e vai estender o programa a outros departamentos. Atualmente quem está realizando a experiência é o diretor de RH, Milton Maretti. Um vez por semana ele desenvolve seus serviços do seu próprio home office.

Shell: ausência de escritórios

A agilidade na tomada e implantação de decisões também foram os motivos que levaram a Shell a adotar o sistema de teletrabalho, ainda em fase de implantação na empresa. Eles queriam ver seus times de vendas inteiramente dedicados ao negócio e ao cliente. Para isso, em fevereiro e março deste ano iniciaram a desativação de alguns escritórios no interior de São Paulo e no Nordeste, e hoje cerca de 300 funcionários com perfil de trabalho externo – não apenas profissionais da área de Vendas, mas também de Engenharia, Marketing e Novos Negócios – estão envolvidos no processo, que abrange unidades de todo Brasil.

“A atual desativação dos escritórios atende, muito mais do que a enxugamento de custos, à centralização e padronização das informações gerenciais e simplificação de processos”, justifica a coordenadora da implantação dos escritórios virtuais Elen Furtado Hartmann, que prevê até dezembro deste ano a finalização do processo que irá envolver todas as equipes de vendas da Shell Brasil. Com o projeto Escritório Virtual, a empresa substituiu suas amplas instalações por espaços menores, reduzindo custos; e com a automação da frente de vendas, as pessoas se habituaram a usar mais a tecnologia e ir menos ao escritório.

Segundo Hartmann, sem instâncias intermediárias (escritórios regionais), as informações fluem diretamente da força de vendas para as áreas de suporte da companhia, possibilitando respostas mais rápidas aos eventos do mercado. Sem contar que essa autonomia vai servir de “treinamento” para esses vendedores desenvolverem novas competências, como, por exemplo, maior disciplina e autoliderança. “Essas competências são básicas para a nova realidade, em que as oportunidades de negócios não estão restritas a um escritório, onde há um gerente que tem o domínio do conhecimento. As grandes chances e informações estão em qualquer lugar na rua, no cliente, na Internet, à disposição de um profissional muito mais independente, flexível e ousado”, sustenta a líder de projetos.

Além do aumento da eficiência de sua força de vendas, que Hartmann calcula algo em torno de 30%, essa modalidade de trabalho marcada pela ausência de escritórios compreende ainda rima efetiva mudança cultural dentro da empresa, seja em aspectos de liderança, seja no relacionamento supervisor-subordinado, ou ainda no comprometimento para com a equipe e a família. “Esta mudança resultará em uma empresa com estrutura mais leve, voltada ao cliente, sem pesos burocráticos e com pessoas treinadas e eficazes”, afirma. Também existe o fato da supervisão estar muito mais presente no campo agilizando a tomada de decisões.

Para o assessor de vendas, Cláudio Gonçalves, o escritório virtual criou uma excelente estrutura de conexão, comunicação e interação entre a sede e o campo. Especialmente em seu departamento, o Mercado Comercial, e em sua área de atuação, norte do Estado de São Paulo e parte de Minas Gerais, Gonçalves necessitava tratar negociações de grande porte, o que exigia diálogo continuo entre a frente de vendas e as áreas centrais de planejamento e marketing da Shell. Contar com esse suporte na sede ajudou o negócio a fluir e, agora, ele tem condições de utilizar facilmente o apoio através de notebook ou pelo telefone.

“O novo formato de trabalho proporciona visão mais global do mercado, dá uma dimensão maior de nossa atuação dentro da companhia. A adaptação cultural é o principal ponto de atenção. Você muda toda a sua rotina, tem de ter muita disciplina e cuidar para que sua família também se ajuste ao novo esquema”, afirma Gonçalves.

O gerente de Operações de Vendas do Varejo da Shell em São José do Rio Preto, Renato Rodrigues, anima-se para falar do projeto: “Estou adorando. Acordei em Ribeirão Preto, estive em Franca e daqui sigo para São José. Hoje fiz ótimas negociações, algumas até inesperadas, que só surgiram pela nossa presença constante no posto. Passo um dia e meio com cada assessor, com tudo) bem programado. O planejamento e a disciplina são indispensáveis ao sucesso desse estilo de trabalho.”

O grande diferencial entre um vendedor “virtualizado” e um profissional de vendas “tradicional” é que no dia-a-dia o primeiro) poderá se dedicar mais ao cliente na rua, com esse tempo que lhe “sobra”. O serviço de escritório acaba sendo repassado por e-mail mesmo. “A minha produtividade cresceu em 30%, pois estamos acessíveis 24 horas por dia”, afirma Alexandre Ziemer, assessor de Vendas da Shell no Rio de Janeiro e responsável por 12 postos na zona sul. Tendo começado há mais tempo nesse novo modelo de trabalho, há cerca de dois anos, ele teve rápida adaptação. “Se os clientes aceitaram a idéia? Eles ficaram surpresos, mas apoiaram bem o processo. Hoje, trocamos e-mails diretamente com vários deles, o que sem dúvida agiliza o processo.”

Siemens aprova o home work

Há sete anos, uma das modalidades do teletrabalho – mobile office (escritório móvel) – já fazia parte do cotidiano dos vendedores e do pessoal da assistência técnica da Siemens Ltda. Equipados com notebooks e fax mudem, o que lhes permitia acessar os bancos de dados da empresa, realizavam o fechamento das vendas sem a necessidade de estar fisicamente na empresa. Hoje, o grupo estuda planos de migração das vendas para a modalidade de home work (trabalho em casa), o que abrangeria outros departamentos, inclusive o chamado “pessoal de escritório”. “Este é o grande salto do teletrabalho”, afirma o consultor de desenvolvimento organizacional Tácito Lívio Maranhão, que desenvolve um projeto piloto na Siemens.

Segundo Maranhão, o mobile office é algo comum, utilizado normalmente por equipes de vendas. “Temos exemplos de motoristas de outras empresas, como Elma Chips e Souza Cruz, que realizam eles mesmos consultas de estoques e verificam a posição dos pedidos de clientes”, diz.

A Siemens deve optar por um sistema um pouco diferenciado – o teletrabalhador passará 80% do seu tempo fora da empresa e 20%, na empresa. Quando estiver na companhia, ele será treinado e continuará sentindo que pertence à equipe, recebendo tarefas e entregando seu trabalho realizado, explica o diretor. “Nós queríamos diminuir a área física da empresa, permitindo que trabalhos burocráticos fossem realizados em outros locais. Mas não poderíamos deixar de avaliar o comportamento das pessoas que começam a trabalhar em casa.”

Além disso, há preocupação com segurança, higiene, ergonomia. Por exemplo, se um funcionário da companhia pretende trabalhar em casa, ele precisa ter uma mesa adequada, uma cadeira confortável e um local de trabalho ventilado e iluminado e todas essas instalações adequadas têm de ser oferecidas pela empresa. Por isso, na opinião tio consultor, é possível dizer que a empresa sempre terá um ganho de produtividade, mas não é possível ter, na ponta do lápis, quanto se ganha e quanto se gasta com esse processo.

A verdade é que esse sistema de relação de trabalho ainda é visto com reservas. Não se pode antever todos os seus benefícios nem as naturais dificuldades ao processo. Os investimentos também não são pequenos. Mas uma coisa é certa: na era dos filhos de Bill Gates, a competência poderá ser desenvolvida em qualquer local; a empresa é apenas uma das possibilidades.

Leia mais sobre o assunto: 1- Teletrabalho (telework): Trabalho em Qualquer Lugar e a Qualquer Hora, de Álvaro Mello – Editora Qualitymark. Atendimento ao Leitor: 0800-263311. 2- Fazendo do Teletrabalho uma Realidade, de Jack M. Nilles – Editora Futura. Atendimento ao Leitor: 0800-550556