1 Organizar e Planejar Atividades:
Embora a maioria das pessoas seja avessa a parar, sentar-se e organizar seu trabalho, isto é algo do qual não se pode escapar. A utilização de um “Mapa Diário de Atividades” (ver nº 8) vai ajudar a todos na equipe a visualizar melhor seu trabalho, inclusive apontando prioridades. Faça como os japoneses: planeje calmamente, execute rapidamente.
2 Especificar funções:
Parece inacreditável, mas a maioria das empresas que tem equipes de vendedores comete dois erros básicos: ou não os separa por funções ou não lhes dá autonomia suficiente para tomar decisões rapidamente. Existem várias maneiras de dividir sua equipe: grandes, médios e pequenos clientes, vendas internas ou externas, por produtos, novas contas e manutenção de clientes, etc. Quanto à autonomia, muitas empresas beneficiam-se extraordinariamente ao dar mais autonomia aos vendedores (num processo que os americanos chamam de “empowerment”). Por exemplo, um vendedor pode ficar responsável por todo o processo de Vendas, desde tirar o pedido até entregar o material na casa ou empresa do cliente. Crie a divisão que mais se adequa à sua empresa – e faça-a funcionar! Não adianta fazer uma reunião e depois achar que tudo vai funcionar num passe de mágica. A responsabilidade é sua. E lembre-se: se você está fazendo alguma coisa que sua equipe deveria estar fazendo, a sua empresa precisa urgentemente redefinir funções.
3 Estabelecer padrões:
Mais de 90% das vendas efetuadas por uma empresa podem ser consideradas “normais” ou “padrão”. Por isto, padronize ao máximo as rotinas, para otimizar ao máximo o uso do tempo.
4 Treinamento:
O treinamento é essencial para melhorar gradativamente a qualidade de toda a equipe, além de relembrar alguns quesitos básicos na área de Vendas que geralmente nos esquecemos com o passar do tempo. Se você não tiver grandes equipes (dez ou mais vendedores), inscreva-os nos cursos regularmente oferecidos pelo SENAC ou SEBRAE. Caso tenha uma equipe própria numerosa, promova treinamentos “in-house”, ou seja, dentro da própria empresa.
5 Remunerar adequadamente:
Nada pior do que ganhar mal para desmotivar alguém. Profissionais remunerados adequadamente geralmente “acham” seu próprio tempo para trabalhar mais – porque realmente sabem que vão ganhar mais. Crie a melhor forma de compensação que puder, usando incentivos como comissões e bônus de maneira ampla. Quando organizar um concurso de vendas, dê sempre ao vencedor a chance de contar a todos o que ele fez, assim todos terão a chance de melhorar e ganhar ainda mais
6 Análise de mercado e previsão de vendas:
A maioria dos produtos tem um “ciclo de compra”. Por exemplo, as pessoas podem comprar um determinado produto todo mês, todo ano, a cada 5 ou 7 anos, etc. Com essas informações no computador, uma empresa pode facilmente prever novas compras de clientes e antecipar-se a elas. Quando você sabe que o estoque de um cliente já está acabando, basta um telefonema para fechar o pedido. Isto obviamente economiza tempo, sem falar na satisfação dos seus clientes.
7 Análise dos resultados:
“Quem não aprende com os erros do passado está fadado a repeti-los no futuro”. Esta frase já diz tudo – uma vez por mês, reúna a equipe e analise resultados. A partir das informações recebidas, estabeleça novos padrões, num processo continuo de aprendizagem e melhoria.
8 Use um “Mapa Diário de Atividades”:
O “Mapa Diário de Atividades” não é nada mais do que uma folha de papel com as divisões das atividades de cada um naquele dia, hora por hora. Por exemplo:
08:00 às 09:00 – Retornar ligações de ontem, resolver pequenos problemas
09:00 às 10:00 – Planejar novas ligações, estudar informações
10:00 às 11:00 – Ligar para novos clientes
11:00 às 12:00 – Ligar para novos clientes
14:00 às 15:00 – Visitar cliente 1
15:00 às 16:00 – Visitar cliente 2
16:00 às 17:00 – Voltar para o escritório, efetuar pedidos, retornar ligações
17:00 às 18:00 – Preencher relatórios, agendar reuniões e apresentações para amanhã
Este tipo de gráfico ajuda a visualizar a duração das tarefas e permite fazer ajustes para otimizar a utilização pessoal do tempo. Todos os dias, antes de sair, faça uma lista das 6 coisas mais importantes para fazer no dia seguinte, em ordem de importância. Isto facilita muito o andamento das tarefas, evita esquecimentos e, principalmente, evita que você pule ou tente se desviar de situações potencialmente desagradáveis.
9 Identificar bons e maus hábitos:
Você já notou que a maioria das pessoas tem a tendência de “procrastinar”, empurrando com a barriga problemas e coisas desagradáveis, deixando tudo para depois? Não deixe isto acontecer, pois este é o maior “tomador” de tempo que você pode imaginar. Separe uma hora do dia só para resolver problemas ou, melhor ainda, resolva-os imediatamente. Um cliente ligou reclamando? Ligue de volta e resolva imediatamente o problema. Um cliente não pagou? Ligue imediatamente e resolva o problema. Embora seja difícil, tente evitar que estas interrupções atrapalhem o andamento normal das suas tarefas, influenciando de maneira negativa a sua produtividade. E nunca se esqueça: tudo o que você fizer vai estabelecer um padrão de referência para a sua equipe – transforme-se num modelo de bons hábitos e exija o mesmo deles.
10 Distribuição e pós-venda:
Se a sua empresa não tem um bom sistema de distribuição ou um atendimento eficiente pós-venda, é bem provável que seus vendedores estejam resolvendo todos os “pepinos”. Não deixe isto acontecer. Contrate alguém para fazer o atendimento pós-venda e canalize os esforços dos vendedores para o que eles realmente sabem fazer – vender.
Use um “Mapa de Atividades”, que não é nada mais que uma folha de papel com as decisões das atividades de cada uma naquele dia, hora por hora.
