Escalando resultados: como identificar e corrigir gargalos usando um sistema de CRM

crm para corrigir gargalos em vendas

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Por Julio Paulilloย 

Se estรก cada vez mais difรญcil conquistar bons leads e levรก-los atรฉ o fechamento em razรฃo das instabilidades do mercado e da alta concorrรชncia, nรฃo รฉ novidade dizer que a produtividade e assertividade em vendas sรฃo fatores chave para o sucesso, certo? E, para que sejam alcanรงadas, conhecer bem os gargalos de produรงรฃo na รกrea comercial se tornou imperativo.

Por isso, neste artigo quero compartilhar algumas dicas para que vocรช possa identificรก-los usando um sistema de CRM e, assim, mitigar seus impactos de forma contรญnua.

Gargalos de produรงรฃo na รกrea comercial

Acredito que todos nรณs jรก conhecemos muito bem o conceito de gargalo como um impedimento para que um fluxo siga com toda sua forรงa. Entรฃo, podemos entender que em vendas um gargalo รฉ algo que compromete a eficiรชncia โ€“ ou seja, os resultados comerciais em diferentes etapas do funil.

E, se vocรช sofre com os gargalos da sua operaรงรฃo, saiba que todas as empresas vivem com isso, em maior ou menor grau. O mais importante รฉ monitorar continuamente esses impeditivos para evoluir e otimizar o que for necessรกrio.

Tambรฉm รฉ relevante falarmos que, geralmente, os gargalos estรฃo relacionados a pessoas. Comportamentos, falta de priorizaรงรฃo, sobrecarga de trabalhoโ€ฆ esses sรฃo alguns fatores que podem acabar se tornando um deles.

Para ilustrar um exemplo de gargalo, certamente vocรช jรก viu resultados de vendas serem represados porque o vendedor demorou a enviar uma proposta, porque o financeiro nรฃo faturou o pedido a tempo ou porque o jurรญdico nรฃo conseguiu finalizar o contrato. Acertei? Pois รฉ, aรญ estรฃo alguns gargalos.

Mas nรฃo sรฃo apenas os colaboradores da empresa os โ€œculpadosโ€ pela falta de eficiรชncia. Em muitos casos, o problema estรก nos processos, na oferta ou atรฉ mesmo nas tecnologias utilizadas (justamente elas, que deveriam eliminar esses problemas).

Resumindo, entรฃo, gargalos de produรงรฃo geralmente estรฃo associados a:

  • oferta;
  • processos;
  • recursos e tecnologia;
  • pessoas.

O papel do sistema de CRM para reduzir os gargalos de vendas

Para saber se os resultados da รกrea estรฃo sendo comprometidos por algum gargalo, nรฃo existe outro caminho alรฉm de medir, medir e medir. Somente assim serรก possรญvel identificar uma mudanรงa no desempenho โ€“ e qual a razรฃo para isso.

Nรฃo hรก dรบvidas de que um sistema de CRM seja essencial para conseguir monitorar os gargalos de produรงรฃo. Isso porque รฉ assim que vocรช vai ser capaz de acompanhar o pipeline de vendas e sua evoluรงรฃo a partir de cada mudanรงa na estratรฉgia, de cada campanha, etc.

ร‰ com uma plataforma de gestรฃo de relacionamento com o cliente que vocรช poderรก tambรฉm acompanhar toda a jornada, desde a primeira interaรงรฃo, atรฉ a fase de manutenรงรฃo dessa conta.

Ou seja, com um sistema de CRM, vocรช poderรก ter um raio-x completo da operaรงรฃo para saber o que realmente รฉ um gargalo.

Dicas para reconhecer gargalos o mais rรกpido possรญvel com o CRM

Aprofundando um pouco mais essa questรฃo da identificaรงรฃo dos gargalos de produรงรฃo, recomendo considerar em sua gestรฃo os dois fatores a seguir:

1. Ter clareza sobre os gatilhos para mudanรงa de etapa no funil

Olhando para o funil de vendas, um ponto muito importante รฉ deixar claro o que move um lead para uma nova etapa do funil e, diante disso, quais as prรณximas aรงรตes. Pode parecer algo รณbvio, mas se olharmos de perto, muitas vezes nรฃo รฉ tanto assim.

Por exemplo, digamos que um lead qualificado vire uma oportunidade no momento em que recebe uma proposta. E como fica esse intervalo entre o envio da proposta e o fechamento? Quanto tempo ele deve durar? Quem รฉ o responsรกvel?

Estabelecer todas as condiรงรตes de forma clara e atribuir tarefas no sistema de CRM aos responsรกveis permite perceber gargalos como falta de follow-up, por exemplo.

2. Olhar para o que ninguรฉm vรช

Poucas empresas medem produtividade alรฉm de dados como nรบmero de reuniรตes, nรบmero de propostas e nรบmero de vendas realizadas por vendedor.

Mas existem mais dados para analisar e olhar para o que ninguรฉm vรช pode ajudar a ter um pipeline de vendas com menos gargalos do que seus concorrentes.

Um bom exemplo para isso รฉ acompanhar a minutagem de ligaรงรตes, por exemplo. Ou para o nรบmero de e-mails trocados durante uma negociaรงรฃo. Se o volume estiver acima da mรฉdia, algum gargalo pode existir aรญ. E todas essas informaรงรตes podem estar disponรญveis na seรงรฃo de relatรณrios de um bom sistema de CRM!

Superando gargalos nas vendas

Saber quais sรฃo os gargalos รฉ o primeiro passo para tomar aรงรตes concretas para reduzir seus impactos para a fluidez da operaรงรฃo de vendas.

E existem medidas que podem ser tomadas antes mesmo do lead chegar atรฉ o vendedor, desde que vocรช seja capaz de ter insights e tomar decisรตes a partir dos dados levantados com seu sistema de CRM.

1. Focar na qualidade, mais do que na quantidade de leads

Uma reclamaรงรฃo frequente do time de vendas para a equipe de Marketing รฉ o volume insuficiente de leads no topo de funil. Porรฉm, apenas aumentar a quantidade de contatos nรฃo รฉ o suficiente. Aliรกs, pode se tornar um problema ainda maior.

Voltamos sempre na velha discussรฃo sobre quantidade x qualidade. Mas nรฃo precisamos ser tรฃo dicotรดmicos nessa questรฃo. Justamente porque a quantidade maior de leads pode trazer um gargalo importante: o tempo investido na tentativa de contato e qualificaรงรฃo de leads invรกlidos ou com baixรญssimo potencial de fechamento.

A recomendaรงรฃo, portanto, รฉ sim abastecer o topo de funil com mais contatos. Entretanto, crescer mantendo um parรขmetro adequado de qualidade para eles. E como avaliar um fator tรฃo subjetivo? Uma anรกlise de canais e taxas de conversรฃo e desempenho de vendas na sua ferramenta de CRM pode ser um caminho!

2. Otimizar e automatizar processos

Se os gargalos geralmente estรฃo nas pessoas e na sobrecarga em relaรงรฃo a atividades e processos, o melhor caminho sem dรบvida รฉ otimizar e automatizar processos.

Otimizar para tornar a compra mais simples e rรกpida possรญvel. Automatizar para depender menos dos colaboradores em atividades operacionais ou que possam ser programadas โ€“ como e-mails de follow-up, por exemplo.

Em geral, as plataformas de CRM possuem muitos recursos com esta finalidade. Explore as possibilidades com a sua!

3. Capacitar a equipe com foco nos gargalos identificados

Treinamentos e capacitaรงรตes devem ser focados em melhorias contรญnuas nos comportamentos e atitudes que possam representar gargalos na produรงรฃo. Aprimorar gestรฃo de tempo, organizaรงรฃo e tรฉcnicas de negociaรงรฃo sรฃo apenas alguns exemplos do que pode tornar uma operaรงรฃo de vendas mais assertiva e eficiente.

Apenas lembre-se de que mudanรงas comportamentais nรฃo acontecem com treinamentos pontuais, mas com programas continuados de educaรงรฃo e desenvolvimento.

Nesse caso, aproveitar as informaรงรตes coletadas sobre cada vendedor no CRM pode ser uma รณtima estratรฉgia para formatar treinamentos individuais e recorrentes.

4. Monitorar a evoluรงรฃo dos resultados diariamente

Por fim, nรฃo hรก como acompanhar e reduzir os gargalos sem monitorar continuamente as mรฉtricas de vendas, comparando-as semana a semana, mรชs a mรชs.

E, para essa tarefa, ter um CRM intuitivo ร  mรฃo รฉ essencial. Afinal, manter relatรณrios atualizados em planilhas de Excel ou outros sistemas nรฃo automatizados pode ser trabalhoso e demandar um tempo precioso, tanto do gestor, quanto dos vendedores.

Uma operaรงรฃo de vendas muda o tempo todo (novas campanhas, novas soluรงรตes, novos membros no time). Se um gestor de vendas parar de olhar com frequรชncia para os dados produzidos a partir das atividades diรกrias, pode perder os indicativos de falhas que podem estar comprometendo significativamente os resultados.

Quรฃo bem vocรช domina seu funil de vendas?

Corrigir gargalos nada mais รฉ do que dominar seu funil de vendas โ€“ e nรฃo ser dominado por ele.

Hoje em dia, um bom gestor de vendas nรฃo รฉ mais aquele vendedor que convence qualquer prospect a fechar negรณcio. Mas sim aquele que รฉ capaz de olhar alรฉm dos nรบmeros e identificar o que pode ser aperfeiรงoado, liderando o time para fazer o mesmo e aproveitando a tecnologia para atuar a seu favor.

Vender estรก cada vez mais prรณximo da experimentaรงรฃo e menos da intuiรงรฃo. Vocรช jรก estรก pronto para esse novo momento?

Esse post foi escrito por Julio Paulillo, CRO do Agendor, uma plataforma de CRM e gestรฃo comercial, que funciona como um painel de controle e assistente pessoal para equipes de vendas e ajuda milhares de times a organizar e aumentar as vendas diariamente.

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