Por décadas, a reunião de vendas tem sido usada como um vínculo essencial entre a gerência da empresa e a equipe de vendas. Por décadas, a reunião de vendas tem sido usada como um vínculo essencial entre a gerência da empresa e a equipe de vendas. Esse encontro tradicionalmente tem a função de repassar aos vendedores novos conhecimentos técnicos, técnicas de venda, objetivos, cotas, direcionamento mercadológico, necessidades administrativas ou operacionais etc. Além disso, deveria servir também como uma oportunidade para encorajar, premiar e motivar.

Vamos encarar os fatos: um vendedor, em média, apanha bastante da concorrência e, muitas vezes, também de clientes insatisfeitos. Ele (ou ela) deveria antecipar com alegria a reunião periódica com o resto da equipe. Deveria haver um certo prazer e entusiasmo envolvidos no processo. Infelizmente, esse raramente é o caso. Para evitar que isso aconteça nas reuniões da sua empresa, Rick Phillips, presidente do PSSD ? Phillips Sales & Staff Development, recomenda algumas coisas que podem ser feitas:

1. Desenvolva uma pauta e atenha-se a ela ? Planeje tudo que será discutido e prepare fotocópias do material. Alguns gerentes distribuem a pauta com alguns dias de antecedência. Essa pauta é considerada uma ?lei? a ser respeitada, tanto sobre os assuntos a serem tratados quanto sobre quem falará sobre o quê. Isso ajuda as pessoas a se organizarem ? assim, não chegam despreparadas, podendo fazer melhores questionamentos e colocações sobre o assunto a ser discutido.

2. Anuncie os sucessos ? Nada funciona melhor como ?pontapé inicial? de uma reunião do que o reconhecimento dos sucessos da equipe. Separe os primeiros minutos do encontro para parabenizar e agradecer àquelas pessoas que contribuíram, atingiram suas metas e fecharem bons negócios.

3. Mantenha a equipe envolvida e sintonizada no ?canal da aprendizagem? fazendo perguntas não-ameaçadoras ? Não faça as pessoas sentirem-se mal ou incompetentes. Envolva todos os membros da equipe organizando demonstrações ou dicas de vendas dos melhores vendedores. A pessoa que for fazer a apresentação deve ter tempo suficiente para preparar-se para a ocasião. Essa chance de falar na frente da equipe deveria ser vista como uma forma de recompensa, de reconhecimento. Faça com que discutam e apresentem informações ou idéias que ajudem os outros vendedores a ganharem mais dinheiro.

4. Pelo menos uma ?história de guerra? deveria fazer parte de cada reunião ? Mais uma vez, envolva os membros da equipe. A história não precisa ser um épico, do tipo Davi versus Golias, para ser informativa e educacional. O gerente pode ajudar nesse caso, ajudando o vendedor a escolher a história, bem como organizá-la de maneira a transmitir de forma eficiente os conhecimentos adquiridos. Por exemplo:

? Conte-nos, como você fez o primeiro contato?

? Diga-nos, qual era a situação? (concorrência, o que fizeram de errado, e o que fizeram certo?)

? Que você fez de certo e o que acha que poderia ter feito melhor?

? Quem mais o ajudou na venda? (outros vendedores, telefonista, telemarketing, financeiro, etc.)

5. Dê-lhe cinco minutos para contar sua história ? A coisa mais fácil do mundo é transformar essas histórias de guerra em enrolações sem fim. Além disso, se o vendedor fala demais nas reuniões, pode ter certeza que ele está falando demais na frente do cliente também. Faça com que a coisa seja breve e direto ao ponto ? afinal, isso é trabalho, e não um chopinho no bar da esquina.

Sugestões e diretrizes gerais de Rick Phillips para suas reuniões:

Nunca estoure o tempo estabelecido para a reunião sem avisar a todos com antecedência

Afinal, todo bom vendedor tem clientes agendados para contatar. Além disso, mostra um respeito pelo tempo, o bem mais escasso que existe.

Recompense as pessoas que chegam cedo, ao invés de castigar as que se atrasam

Uma maneira de fazer isso é promovendo uma competição sobre os assuntos discutidos na reunião. Aqueles que tiverem os melhores resultados podem ganhar um almoço pago pela empresa, ou ingressos para o cinema. Obviamente, quem chegar atrasado não vai saber responder algumas coisas discutidas no começo. (Um detalhe para reflexão: se as pessoas realmente quisessem estar na reunião, raramente se atrasariam)

Fale sobre novos prospects

Cada vendedor deveria falar sobre seus principais novos contatos em todas as reuniões. Isso pressiona sutilmente alguns vendedores e dá a outros a chance de mostrar orgulhosamente seu trabalho. Essa ?pressão social? é muito importante para estimular uma maior atividade em vendas. Falar sobre prospecção também dá a todos a chance de solucionar dúvidas, trocar informações, pedir ajuda ou novas idéias etc. ? e todos podem participar. Fale sobre as expectativas da empresa

A reunião deve servir como um fórum de debates. Fale sobre como a equipe e a empresa estão indo. De preferência, faça com que o assunto seja discutido de maneira positiva e motivadora.

Faça com que a coisa toda seja divertida (mas com bom gosto)

Se você não é muito criativo nessa área, passe o bastão para alguns membros da sua equipe que sejam. Aproveite a criatividade dos seus vendedores. Deixe que seus ?diretores da alegria? tenham cinco minutos no fim da reunião. Isso vai criar um clima ?para cima?, fazendo com que todos saiam da reunião motivados.

Não deixe visitantes tomarem conta das reuniões

Se alguém de fora vem para falar sobre um novo lançamento, ou qualquer outra informação desse tipo, organize uma reunião técnica. Se algum chefão ou personalidade especial quiser falar com sua equipe, sensacional! Mostre a agenda da reunião e pergunte onde ele (ou ela) pode se encaixar ? ou se será preciso uma reunião especial para o evento. A maioria vai apreciar sua organização (além do fato de saberem exatamente quanto tempo e sobre o que devem falar).

10 maneiras de garantir que sua reunião de vendas seja um desastre:

1. Repreenda publicamente um vendedor.

2. Deixe que alguém de fora humilhe um de seus vendedores.

3. Concentre-se na burocracia.

4. Não tenha uma pauta ? discuta qualquer assunto que surja no momento.

5. Imponha uma regra: nas reuniões é proibido se divertir. O assunto é sério.

6. Não deixe seus vendedores falarem ou participarem.

7. Convide alguém de outro departamento para dar uma bronca no pessoal.

8. Deixe um vendedor ou vendedora dominar a reunião ? o sabichão.

9. Faça reuniões bem demoradas ? uma reunião só é produtiva se todos saírem exaustos.

10. Deixe a reunião virar uma chiadeira, com todo mundo reclamando sobre a desgraça que é ser vendedor, que a vida é uma droga, o mercado isso, os clientes aquilo… (já deu para entender).

As pessoas deveriam aguardar ansiosamente pelas suas reuniões de vendas. Se isso não estiver acontecendo, está na hora de rever seu formato.