E-mail com simplicidade

Vendedores acostumados ao contato “olho no olho” com clientes têm percebido, cada vez mais, a migração das visitas e telefonemas para a comunicação via e-mail. A primeira vista, parece mais fácil para todo mundo: para o próprio consumidor, pois isso lhe poupa tempo e ainda favorece as respostas mais diretas, e para o vendedor, que pode ganhar em produtividade. Mas é claro que precisamos tomar alguns cuidados para não perder oportunidades ao cometermos deslizes básicos na troca de mensagens virtuais.

Primeiramente, é preciso “colocar na balança” a valia de substituir o contato pessoal pela troca de mensagens. Há algum tempo, escrevi aqui sobre a importância do resgate do contato físico com clientes, fornecedores e amigos, porque nos acostumamos a ficar atrás da tela do computador, em vez de nos aproximarmos, verdadeiramente, das pessoas.

Na época, escrevi que se fizermos um exame de consciência, vamos admitir que, muitas vezes, quando telefonamos para alguém, torcemos intimamente que a ligação caia na secretária eletrônica a fim de deixarmos rapidamente o recado sem precisarmos conversar. Meu conselho é: em vez de mandar um e-mail, tente telefonar; em vez de deixar recado, procure ligar novamente; em vez de telefonar, tente fazer uma visita.

Mas sabemos que isso nem sempre é possível, pois, na maioria das vezes, é o próprio cliente quem pede que o contato seja feito eletronicamente: “Manda o orçamento por e-mail e depois a gente conversa”. Quem é que nunca ouviu isso? Então, temos de fazer o possível para que o e-mail seja efetivo e traga os resultados que esperamos. Pensando nisso, separei algumas dicas que acredito que podem ajudar você a fazer com que a comunicação por e-mail realmente funcione:

• Linguagem – O e-mail, salvo em empresas muito formais, não precisa ter aquela velha linguagem das cartas comerciais: “Venho por meio desta…”. Ele deve ser visto como um veículo rápido de transmissão de mensagens, por isso a linguagem deve ser simples e coloquial. Quase como em um bilhete. Nos casos mais informais, é até admissível abreviar palavras e usar um pouco de “internetês”: “Vc esqueceu de assinar o dcto”.
• Credibilidade – Especialmente quando o contato for externo e com pessoas com quem não temos relação de amizade, é preciso cuidar para não forçar intimidade. Lembro de um jovem executivo que escrevia e-mails bastante formais, mas que, por costume, terminava as mensagens mandando beijos. O encerramento da mensagem é importante para conferir credibilidade ao remetente. Terminar com expressões, como: atenciosamente, saudações, grato(a) e até um abraço – quando houver uma aproximação maior entre os interlocutores – soa mais profissional.
• Mal-entendidos – Esse talvez seja o maior risco da comunicação por e-mail. Como a linguagem é coloquial e o tom, muitas vezes, informal, escrevemos como se estivéssemos conversando com o outro. Ótimo! Mas não podemos esquecer que a mensagem não vai acompanhada da entonação e, por isso, o interlocutor pode entender mal o que queríamos dizer.
• Língua portuguesa – A linguagem mais solta não pode justificar erros de português. Erros de digitação também ferem a seriedade da mensagem. A dica é reler o e-mail antes de clicar no botão enviar.

Em resumo, o e-mail é uma ferramenta que, se bem utilizada, pode nos ajudar a economizar tempo e facilitar a comunicação.